Warteliste für Einzeltermine

Mit der Wartelistenfunktion können Sie frei gewordene Einzeltermine automatisch mit wartenden Kunden füllen und so Ihre Auslastung optimieren. Sobald ein Termin frei wird, können diese Kunden automatisch benachrichtigt oder von einem Mitarbeiter manuell zu dem verfügbaren Termin eingeladen werden. So optimieren Sie Ihre Auslastung und reduzieren Leerlaufzeiten in Ihrem Terminkalender.

Hier erfahren Sie:

1. Warteliste aktivieren und konfigurieren
2. Mit der Warteliste im Kalender arbeiten

1. Warteliste aktivieren und konfigurieren

Damit Ihre Kunden sich auf die Warteliste setzen können, müssen Sie die Wartelist für Einzeltermine in Ihrem cituro Manager aktivieren und mit den gewünschten Einstellungen konfigurieren.

Konfiguration

Menü → Onlinebuchung → Buchungseinstellungen → Warteliste Einzeltermine

Klicken Sie auf den Schalter, um die Warteliste für Einzeltermine zu aktivieren. Mit dieser Einstellung aktivieren Sie die Warteliste für die Online-Terminbuchung und auch für interne Terminbuchungen im Kalender.

Durch das Aktivieren des Schalters, erscheinen Felder, um die Warteliste zu konfigurieren.

Maximale Anzahl an Terminvorschlägen

Legen Sie fest, wie oft ein Kunde mit früherem Terminwunsch über freie Slots benachrichtigt werden soll, bevor dieser von der Warteliste gelöscht wird.

Wartelistenmodus

Der Wartelistenmodus legt fest, wie frei gewordene Termine mit Wartelisteneinträgen gefüllt werden.

• Manuell: Freie Termine werden manuell durch einen Mitarbeiter mit Einträgen aus der Warteliste gefüllt.
• Automatisch: Kunden mit Wartelisteneinträgen werden automatisch zu freien Terminen eingeladen.
• Anzahl Termineinladungen: Bei der Auswahl des automatischen Wartelistenmodus können Sie festlegen, wie viele Kunden der Warteliste benachrichtigt werden, sobald ein Termin frei wird.

Ansicht in der Onlinebuchung

Nach einer Online-Terminbuchung erscheint in der Buchungsbestätigungsseite die Option zur Auswahl einer Terminpräferenz.

Aktiviert der Kunde den Schalter, erscheint eine Zeitslot-Auswahl mit folgenden Optionen: Den ganzen Tag, Vormittags, Nachmittags und Individuelle Zeiten.

Mit diesen Optionen kann Ihr Kunden angeben, wann er Zeit für einen früheren Termin hat. Diese Auswahl wird anschließend bei der Terminvergabe in der Warteliste berücksichtigt.

Hinweis: Sie können auch in direkt im cituro Kalender in einen Termin eine Präferenz für die Warteliste angeben.

2. Mit der Warteliste im Kalender arbeiten

Sie finden die Warteliste direkt in Ihrem cituro Kalender oben rechts am Listensymbol.

Nachdem Kunden Terminwünsche angegeben haben und sich auf die Warteliste gesetzt haben, können Sie die Termine einsehen und wartende Kunden in freie gewordene Zeitslots verschieben, bzw. einladen.

Nach Wartelisteneinträgen filtern

Mit der Filterfunktion prüfen bzw. filtern Sie, ob es für einen bestimmten Zeitslot in Ihrem Kalender Wartelisteneinträge gibt. Filtern Sie nach Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter, um sich Terminwünsche wartender Kunden anzeigen zu lassen, die dieser Mitarbeiter in einem freien Slot erfüllen kann.

Die angezeigten Ergebnisse sind bereits gebuchten Termine, die für den gefilterten Zeitslot einen Terminwunsch angegeben haben.

Alternativ können Sie mit der Maus in den frei gewordenen Zeitslot klicken. Damit wird Ihnen direkt angezeigt, welche Termine und Kunden diesen Zeitslot in ihrer Präferenz ausgewählt haben.

Hinweis: Der Mitarbeiterfilter filtert nach dem Mitarbeiter, der in dem Zeitslot buchbar ist. Dieser Mitarbeiter ist nicht der Mitarbeiter, der im bereits gebuchten Termin ausgewählt wurde, außer es wurde explizit die Einstellung Mitarbeiterauswahl beibehalten ausgewählt.

Termin verschieben und Kunde benachrichtigen

Möchten Sie einen Termin aus der Warteliste direkt in den frei gewordenen Zeitslot verschieben, können Sie den Termin einfach mit Ihrer Maus per Drag & Drop in den entsprechenden Zeitslot verschieben. Alternativ können Sie den Termin über die 3 Punkte bearbeiten und den neuen Zeitslot angeben.

Wenn Sie einen Zeitslot ausgewählt haben und einen oder mehrere Kunden benachrichtigen möchten, dass ein Termin frei geworden ist, können Sie den Kunden über die angezeigten Kontaktdaten informieren, oder direkt über cituro benachrichtigen.

Klicken Sie über die 3 Punkte an der Seite auf Einladen, um nur diesen einen Kunden zu benachrichtigen.

Klicken Sie auf Alle einladen, um alle auf der Liste zu benachrichtigen.

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