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Zapier Anbindung

Zapier ist ein Cloud Dienst, mit dem Sie automatisierte Aktionen zwischen verschiedenen cloudbasierten Web-Apps verbinden können.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Integrationsplattform Zapier Verbindungen zwischen cituro und über 4.400 weiteren Anwendungen herstellen können.
Damit können Daten synchronisiert und übergreifende Prozesse abgebildet werden

Um diesen Prozess zu ermöglichen, brauchen Sie einen cituro Account, ein Zapier Konto und eine weitere cloudbasierte Web-App (im Optimalfall bereits in der App-Liste vorhanden).

Wenn Sie sich einen cituro Account anlegen möchten, können Sie sich hier für die kostenlose 30-tägige Testphase registrieren. Falls Sie noch keinen Zapier Account haben, müssen Sie sich zuvor ein Zapier Konto anlegen.

Wichtiger Hinweis:
Um die Integration mit Zapier nutzen zu können, ist ein kostenpflichtiger cituro Account notwendig.

Schritt-für-Schritt Anleitung
  1. Grundlagen
  2. Einen „Zap“ erstellen
  3. Ansicht in der Ziel-App
  4. Zap verwalten

1. Grundlagen

Bei Zapier handelt es sich um ein cloudbasiertes Online-Tool, welches die Verbindung verschiedener cloudbasierter Webanwendungen ermöglicht. Mit Zapier können wiederkehrende Prozesse automatisiert von einer Anwendung zur anderen übermittelt werden. Dieser automatisierte Workflow nennt sich bei Zapier „Zap“.
Ein Zap setzt sich aus zwei Elementen zusammen: Einem Trigger (Auslöser) und einer oder mehreren darauffolgenden automatisierten Aktionen.

Vorab bietet es sich an, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu analysieren, um die bestmöglichen Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Mit cituro haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, Daten aus der Terminbuchung automatisiert mit externen Anwendungen zu verknüpfen.

Wichtige Definitionen für Zapier:
Zap: Ein Zap ist der automatisierte Prozess zwischen den verschiedenen Web-Apps, bestehend aus einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen (Action).
Auslöser (Trigger): Ein Ereignis innerhalb der Quell-App/Anwendung, welches dafür sorgt, dass ein Zap gestartet wird. Nachdem der Zap eingeleitet wurde, werden Daten an Zapier übermittelt.
Aktion (Action): Action ist die Aktion/Funktion, die in der Ziel-App ausgeführt werden soll.

1.1 Trigger bei cituro

Der Trigger löst als erstes Ereignis den Zap aus, sodass die ausgewählte Aktion gestartet wird. Der Vorteil bei dieser Art der Verknüpfung zwischen zwei oder mehreren Anwendungen ist, dass Sie vollkommen ohne Programmierkenntnisse zwei- oder mehrstufige Zaps intuitiv einrichten können.

Folgende Tabelle zeigt die möglichen Trigger von cituro:

Trigger Beschreibung
New Customer Neuer Kunde wurde der Kundendatenbank hinzugefügt.
New Booking Neue Buchung. Dieses Event wird erzeugt, wenn eine neue Buchung über die Onlinebuchung, den Kalender oder die API erstellt wird. Sowohl bei Buchungen von Einzel-, als auch Gruppenterminen. Die Nachricht enthält Buchungsdaten, inklusive der Daten des Kunden und Basisinformationen über den, mit Buchung verbundenen, Termin. Hinweis: Bei Serienterminen wird nur die Buchung des ersten Termins geliefert.

1.2 Actions bei cituro

Die Actions werden gestartet, sobald ein Trigger den Zap auslöst.
Löst also ein Trigger einer andere Web-App den Zap aus, sind die unten genannten Actions die Ereignisse, welche in cituro passieren.

Folgende Tabelle zeigt die möglichen Actions in cituro:

Actions Beschreibung
Create Customer Neuer Kunde wird der cituro-Kundendatenbank hinzugefügt.
Delete Customer Kunde wird aus der cituro-Kundendatenbank gelöscht.
Update Customer Daten eines bestehenden Kunden in der cituro-Kundendatenbank werden aktualisiert.
Find Customer by Last Name Mit dieser Action kann für weitere Aktionen ein Kunde mit Hilfe des Nachnamens ermittelt werden.
Find Customer by Email Mit dieser Action kann für weitere Aktionen ein Kunde mit Hilfe einer Emailadresse ermittelt werden.
Find Customer by ID Mit dieser Action kann für weitere Aktionen ein Kunde mit Hilfe einer eindeutigen ID ermittelt werden.

2. Einen „Zap“ erstellen

Um eine Verbindung zwischen cituro und einer weiteren Anwendung herstellen zu können, muss ein „Zap“ erstellt werden. Gehen Sie hierfür auf Zapier.com und loggen sich ein. Wenn Sie sich auf der Startseite befinden, klicken Sie links auf „create Zap“. Als Beispielumsetzung wird für das Einrichten des Zaps cituro als Start-App und Hubspot als Ziel-App verwendet.
Ansicht der Startseite von zapier.

2.1 Trigger auswählen

Als erstes müssen Sie unter App Event auswählen, auf welche App und auf welchen Auslöser (Trigger) in diesem Zap reagiert werden soll. Suchen Sie im Suchfeld nach cituro und wählen die cituro-App aus, wenn Sie, wie in diesem Beispiel, cituro als Start-App für den Auslöser (Trigger) verwenden möchten.
Zapier Start-App auswählen.
Nachdem Sie cituro ausgewählt haben, zeigt Ihnen Zapier unter Trigger Event die Auswahl der verfügbaren Auslöser. Wählen Sie ein Trigger Event aus und klicken Sie auf Continue.
Zapier trigger Event auswählen.

Hinweis:
Aktuell können die Trigger „New Customer“ und „New Booking“ ausgewählt werden. Weitere Trigger folgen.

2.2 cituro Account verbinden

Im nächsten Schritt verknüpfen Sie Zapier mit Ihrem gewünschten cituro Account. Dafür müssen Sie parallel in Ihren cituro Manager gehen und den entsprechenden API Key erstellen.
Nachdem Sie den API Key aus Ihrem cituro Manager kopiert haben, fügen Sie diesen in das neu geöffnete Fenster von Zapier ein. Klicken Sie anschließend auf Yes, Continue.
Zapier cituro Account verbinden.

2.3 Test trigger

Wenn Sie Ihren cituro Account erfolgreich verbunden haben, muss der Auslöser (Trigger) getestet werden. Klicken Sie hierfür auf Test trigger. Zapier führt eine kurze Überprüfung im Hintergrund durch, lädt einen bereits in der Vergangenheit angelegte Kunden aus Ihrem cituro Konto und stellt Ihnen diese als Testdaten für die Zap-Erstellung zur Verfügung.
Zapier trigger testen.
Um diesen Test durchzuführen, klicken Sie einfach auf „Test trigger“.
Zapier neuer Kunde.
Wenn der Test abgeschlossen wurde, werden Ihnen reale Daten aus Ihrem cituro Account angezeigt.
In diesem Beispiel wählen Sie einen Kunden aus, kontrollieren die Angaben und klicken Sie auf „Continue“.

2.4 Ziel-App hinzufügen

Wählen Sie nun eine Ziel-App aus, die auf den Auslöser (Trigger) reagieren sollen.
Zapier Ziel-App auswählen.

2.5 Action Event auswählen

Als nächstes wird das Action Event in der gewählten App festgelegt, welches ausgeführt werden soll. Wählen Sie hierbei eine passende Aktion, welche sich auch mit dem zuvor gewählten Trigger kombinieren lässt.
Zapier Action auswählen.

Hinweis:
In diesem Beispiel wird „Create Contact“ ausgewählt. cituro übergibt mit dem vorab ausgewählten Trigger die Kontaktdaten eines Neukunden, somit können diese Kontaktdaten zu HubSpot übertragen und als Kunde angelegt werden.

2.6 Ziel-App Account mit Zapier verknüpfen

Nachdem Sie ein Action Event ausgewählt haben, müssen Sie sich entsprechend bei der Ziel-App authentifizieren. Klicken Sie hierfür auf „Sign in to..“ um sich in der Ziel-App anzumelden.
Hubspot anmelden
Nach der Anmeldung wählen Sie Ihren Account aus und können diesen mit Zapier verknüpfen. Abschließend klicken Sie auf Continue.
Zapier Hubspot Account wählen.

2.7 Eventdaten auswählen

Wählen Sie hier die Daten aus, die zur Ziel-App übertragen werden sollen. Die Daten aus allen vorhergehenden Auslösern und Aktionen stehen Ihnen hierfür zur Verfügung.
Anschließend können Sie die Übertragung der Daten von Zapier zu Ihrer Ziel-App (In unserem Beispiel HubSpot) testen. Klicken Sie hierfür auf „Test & Continue“.
Zapier Eventdaten wählen.
Wenn Sie den Test erfolgreich durchgeführt haben und die Daten korrekt übermittelt wurden, kann der Zap aktiviert werden. Klicken Sie hierfür auf Turn on Zap.
Zapier Zap erfolgreich getestet.

3. Ansicht in der Ziel-App

Abschließend können Sie die übertragenen Testdaten in Ihrer Ziel-App überprüfen.
Hubspot Dashboard Kontakte Übersicht.

Hinweis:
Auch hier wurde das Beispiel mit der Ziel-App HubSpot fortgeführt.

4. Zaps verwalten

Ihre eingerichteten Zaps können ganz einfach direkt in Zapier verwaltet werden.
Zaps verwalten
Unter dem Menüpunkt „Zaps“ finden Sie Ihre eingerichteten Zaps und können diese entsprechend bearbeiten.
Rechts an der Seite Ihres Zaps finden Sie die Möglichkeit den Zap ein – oder auszuschalten.

Zap history

In der Zap history können Sie Ihre Zaps und Tasks nachverfolgen. Hierbei können Sie nach Datum, Zaps, Apps und Ordnern filtern, um so genau nachzuvollziehen, welche Daten von cituro an Ihre Ziel-App übertragen wurden.

Zap history

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