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Warteliste

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Warteliste für Ihre Gruppenveranstaltungen einrichten. Mit der Wartelistenfunktion sehen Ihre Kunden auch bereits ausgebuchten Terminen und können sich auf die Warteliste setzen lassen.
Wird ein Platz in der Veranstaltung frei, haben Ihre Kunden auf der Warteliste die Möglichkeit automatisch nachgerückt zu werden, per E-Mail informiert zu werden und sich anschließend selbst einzubuchen oder von einem Mitarbeiter eingebucht zu werden.

Hinweis:
Für diese Funktion benötigen Sie das Addon Gruppenbuchung Plus oder Gruppenbuchung Premium
Sie können dieses Addon Ihrem Abonnement unter MenüVertrag hinzufügen.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Warteliste erstellen

MenüGruppenleistungenHinzufügen/Leistung bearbeitenBuchungWartelistengröße

Damit eine Warteliste eingerichtet werden kann, müssen Sie zuerst eine Größe definieren, wieviele Interessenten sich auf Ihre Warteliste eintragen dürfen. Wenn die Warteliste voll ist, kann sich keine Person mehr einbuchen. Wird ein Platz in der Warteliste wieder frei, kann wieder eingebucht werden.

Wartelistengröße definieren

Hinweis:
Die Warteliste eine maximale Anzahl von 100 Teilnehmern.

Nachrückmethoden

MenüGruppenleistungenHinzufügen/Leistung bearbeitenBuchungNachrückmethode

Mit den Nachrückmethoden können Sie einstellen, wie die frei gewordenen Plätze aufgefüllt werden sollen.

Automatisches Nachrücken in der Warteliste

Automatisches Nachrücken:
Freie Plätze werden automatisch aufgefüllt.
Der Wartende muss nicht aktiv werden.

Einbuchung durch Wartenden:
Die Personen auf der Warteliste werden über freie Plätze benachrichtigt und müssen sich aktiv einbuchen.

Manuell durch Mitarbeiter:
Plätze können ausschließlich durch einen Mitarbeiter aufgefüllt werden.

2. Warteliste in der Veranstaltung anpassen

MenüGruppenleistungenVeranstaltungVeranstaltung bearbeitenVeranstaltung bearbeiten

Wenn Sie für einzelne Termine einer Gruppenleistung unterschiedliche Wartelistengrößen oder Nachrückmethoden definieren möchten, können Sie das pro Termin individuell einstellen.

Warteliste für einzelne Termine bearbeiten

3. Warteliste verwalten

MenüGruppenleistungenVeranstaltung3 PunkteWarteliste anzeigen

Nachdem sich Teilnehmer bei einer ausgebuchten Veranstaltung auf die Warteliste eingetragen haben, oder Sie manuell jemanden auf die Warteliste setzen möchten, haben Sie die Möglichkeit die Warteliste direkt bei der Veranstaltung einzusehen und zu bearbeiten.

Warteliste anzeigen

Teilnehmer manuell auf die Warteliste setzen

MenüGruppenleistungenVeranstaltung3 PunkteWarteliste anzeigenHinzufügen

Um manuell einen Interessenten auf die Warteliste zu setzen, klicken Sie in der Warteliste auf Hinzufügen und fügen Sie einen Kunden mit der entsprechenden Teilnehmeranzahl hinzu.

Interessenten manuell zur Warteliste hinzufügen

Teilnehmer in der Warteliste bearbeiten

MenüGruppenleistungenVeranstaltung3 PunkteWarteliste anzeigen3 Punkte

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Personen auf der Warteliste zu bearbeiten. Sie können diese Person inklusive der angegebenen Teilnehmer direkt einbuchen, den Teilnehmer über einen freien Platz informieren, den Wartelisteneintrag bearbeiten oder den Eintrag entfernen.

Eintrag in der Warteliste bearbeiten

Hinweis:
Das Feld „Benachrichtigen“ steht nur dann zur Verfügung, wenn ein Platz in der Teilnehmerliste frei ist.

4. Warteliste in der Onlinebuchung

Wenn eine Veranstaltung ausgebucht ist, aber eine Warteliste zur Verfügung steht, sehe Ihre Kunden folgende Anzeige:

Kundenansicht in Warteliste eintragen

5. Benachrichtigungen

Sobald der Kunde die Buchung abgeschlossen hat, erhält der Kunde eine E-Mail mit der Information, dass dieser auf die Warteliste gesetzt wurde.

E-Mail an Kunde zum Wartelisteneintrag

Wurde die Nachrückmethode Einbuchung durch Wartenden gewählt oder die manuelle Benachrichtigung wurde ausgelöst, erhält der Kunde eine E-Mail zur Abschließung der Buchung von der Warteliste in die Teilnehmerliste. Diese Mitteilung sieht folgendermaßen aus:

E-Mail an Kunden zur Abschließung der Buchung

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