Make (ehemals Integromat) Anbindung

Make ist ein Cloud Dienst, mit dem Sie automatisierte Aktionen zwischen verschiedenen cloudbasierten Web-Apps verbinden können.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Integrationsplattform Make Verbindungen zwischen cituro und vielen weiteren Anwendungen herstellen können.
Damit können Daten synchronisiert und übergreifende Prozesse abgebildet werden.

Um die Integration mit Make zu ermöglichen, brauchen Sie einen cituro Account, ein Make Konto und eine weitere cloudbasierte Web-App (im Optimalfall bereits in der App-Liste vorhanden).

Wenn Sie sich einen cituro Account anlegen möchten, können Sie sich hier für die kostenlose 30-tägige Testphase registrieren. Falls Sie noch keinen Make Account haben, müssen Sie sich zuvor ein Make Konto anlegen.

Wichtiger Hinweis:
Um die Integration mit Make nutzen zu können, ist ein kostenpflichtiger cituro Account notwendig.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Grundlagen
Ein Scenario erstellen
Gesamt-Scenario testen
Scenario verwalten
Templates

1. Grundlagen

Bei Make (ehemals Integromat) handelt es sich um ein cloudbasiertes Online-Tool, welches die Verbindung verschiedener cloudbasierter Webanwendungen ermöglicht. Mit Make können wiederkehrende Prozesse automatisiert von einer Anwendung zur anderen übermittelt werden. Dieser automatisierte Workflow nennt sich bei Make „Scenario“.
Ein Scenario besteht aus einer Reihe von Modulen, welche angeben, wie Daten zwischen den Apps/Diensten übertragen und transformiert werden sollen. Dabei können Module als Trigger (Auslöser) oder als darauffolgende automatisierte Aktionen behandelt werden.

Mit cituro haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten, Daten aus der Terminbuchung automatisiert mit externen Anwendungen zu verknüpfen.

Wichtige Definitionen für Make:
Scenario: Ein Scenario ist der automatisierte Prozess zwischen den verschiedenen Web-Apps, bestehend aus einem oder mehreren Modulen.
Modul: Module in Make repräsentieren einzelne Schritte in Ihrem automatisierten Prozess. Es gibt mehrere Typen von Modulen: Auslöser (Trigger), Aktionen (Action), Suche, Aggregatoren und Iteratoren.
Auslöser (Trigger): Ein Ereignis innerhalb der Quell-App/Anwendung, welches dafür sorgt, dass ein Scenario gestartet wird. Nachdem das Scenario eingeleitet wurde, werden Daten an Make übermittelt.
Aktion (Action): Action ist die Aktion/Funktion, die in der Ziel-App ausgeführt werden soll.
Suche: Ein Suchmodul gibt null, ein oder mehrere Bundle zurück, die dann zur Verarbeitung an das nächste Modul weitergeleitet werden.
Bundle: Ein Bundle ist eine Einheit, die von Modulen zurückgegeben oder empfangen wird. Ein Bundle besteht aus Items.
Aggregatoren: Ein Aggregator, ermöglicht es Ihnen, mehrere Bundles zu einem einzigen Bundle zusammenfassen.
Iteratoren: Ein Iterator, ermöglicht Ihnen ein Datenbundle in mehrere separate Bundles aufzuteilen.

1.1 cituro Trigger

Der Trigger löst als erstes Ereignis das Scenario aus, sodass die ausgewählte Aktion gestartet wird. Der Vorteil bei dieser Art der Verknüpfung zwischen zwei oder mehreren Anwendungen ist, dass Sie vollkommen ohne Programmierkenntnisse zwei- oder mehrstufige Scenarios intuitiv einrichten können.

Folgende Tabelle zeigt die möglichen Trigger von cituro:

Trigger	Beschreibung
Watch New Customer	Dieses Event wird erzeugt, wenn ein neuer Kunde über die Onlinebuchung, die Kundenverwaltung oder die API erstellt wird. Die Nachricht enthält Kundendaten, wie z.B Vorname, Nachname und E-Mailadresse.
Watch New Booking	Dieses Event wird erzeugt, wenn eine neue Buchung über die Onlinebuchung, den Kalender oder die API erstellt wird. Sowohl bei Buchungen von Einzel-, als auch Gruppenterminen. Die Nachricht enthält Buchungsdaten, inklusive der Daten des Kunden und Basisinformationen über den, mit Buchung verbundenen, Termin. Hinweis: Bei Serienterminen wird nur die Buchung des ersten Termins geliefert.

1.2 cituro Actions

Die Actions werden gestartet, sobald ein Trigger das Scenario auslöst.
Löst also ein Trigger einer andere Web-App das Scenario aus, sind die unten genannten Actions die Ereignisse, welche in cituro passieren.

Folgende Tabelle zeigt die möglichen Actions in cituro:

Actions	Beschreibung
Create a Customer	Mit dieser Action wird ein neuer Kunde der cituro-Kundendatenbank hinzugefügt.
Delete Customer	Mit dieser Action wird ein Kunde aus der cituro-Kundendatenbank gelöscht.
Update Customer	Mit dieser Action werden Daten eines bestehenden Kunden in der cituro-Kundendatenbank aktualisiert.
Make an API Call	Mit dieser Action wird ein beliebig autorisierter API-Aufruf ausgeführt.
Get Customer by ID	Mit dieser Action kann für weitere Aktionen ein Kunde mit Hilfe der eindeutigen cituro customers ID ermittelt werden.

1.3 cituro Search

Eine Suche ruft die Daten ab, die den von Ihnen angegebenen Parametern entsprechen. Suchvorgänge können mehrere Ergebnisse zurückgeben.

Folgende Tabelle zeigt die Suchfunktionen in cituro:

Suche	Beschreibung
Find Customer By Email	Gibt Ihre Kundenliste, die nach einer bestimmten E-Mail-Adresse gefiltert wurde, aus.
Find Customer By Last name	Gibt Ihre Kundenliste, die nach einem bestimmten Nachnamen gefiltert wurde, aus.
Search Customer	Dieses Event löst die Suche nach einem Kunden aus. Ohne Suchkriterien wird die ungefilterte Kundenliste als Ergebnis ausgespielt. Limitiert auf 10 Einträge (nach Erstellungsdatum absteigend sortiert).

2. Ein Scenario erstellen

Um eine Verbindung zwischen cituro und einer weiteren Anwendung herstellen zu können, muss ein „Scenario“ erstellt werden. Gehen Sie hierfür auf make.com und loggen sich ein. Wenn Sie sich auf der Startseite befinden, klicken Sie rechts auf „create a new Scenario“. Für dieses Scenario wird cituro als Start-App und Hubspot als Ziel-App verwendet.

2.1 Trigger auswählen

Wenn sich der scenario-Editor öffnet, sehen Sie in der Mitte eine große Schaltfläche mit einem Plus, klicken Sie diese an und wählen Sie Ihre Start-App aus. Durch das Anklicken erscheint eine Auswahl der möglichen Apps. Suchen Sie unten in der Suchleiste nach cituro und wählen die cituro-App aus, wenn Sie, wie in diesem Beispiel, cituro als Start-App für den Auslöser (Trigger) verwenden möchten.

Nachdem Sie cituro ausgewählt haben, zeigt Ihnen make eine Auswahl der verfügbaren Trigger, Actions und Suchmöglichkeiten. Diese sind im cituro Modul nach Objekten sortiert. Um wie im folgenden Beispiel einen neu angelegten Kunden an eine Ziel-App weitergeben zu können, wählen Sie unter Customer „Watch New Customer“ aus.

Hinweis:
Aktuell können die Trigger „Watch New Customer“ und „Watch New Booking“ ausgewählt werden. Weitere Trigger folgen.

2.2 Webhook anlegen

Damit ein Trigger verwendet werden kann, muss erst ein Webhook angelegt werden. Klicken Sie für das Erstellen eines neuen Webhooks auf „Add“.

Wenn Sie auf „Add“ geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster zur Erstellung eines Webhooks. Bei „Webhook name“ können Sie einen Namen für Ihren Webhook angeben. Unter „Connection“ wählen Sie Ihren verknüpften cituro Account. Wenn Sie noch keinen cituro Account hinterlegt haben, klicken Sie bitte auf „Add“.

Um nun eine Verbindung zu Ihrem cituro Account zu erstellen, müssen Sie Ihren API Key in das angezeigte Fenster eintragen. Stellen Sie sicher, dass Ihr API Key niemals öffentlich sichtbar ist. Wie Sie Ihren cituro API Key aus Ihrem cituro Manager bekommen, zeigen wir Ihnen in unserer Anleitung API Key erstellen.

2.3 cituro Account verbinden

Im nächsten Schritt verknüpfen Sie make mit Ihrem gewünschten cituro Account. Dafür müssen Sie parallel in Ihren cituro Manager gehen und den entsprechenden API Key erstellen.

Nachdem Sie den API Key aus Ihrem cituro Manager kopiert haben, fügen Sie diesen in das leere Feld bei Create a connection → API Key ein. Klicken Sie anschließend auf „Save“.

Hiermit haben Sie Ihren ersten Webhook und somit das cituro Modul angelegt. Um sicherzugehen, dass dieser auch funktioniert, wird im nächsten Schritt die Verbindung getestet.

2.4 Trigger testen

Wenn Sie Ihren cituro Account erfolgreich verbunden haben, kann das angelegte Modul getestet werden. Um dies einmal zu testen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Klicken Sie auf „Run once“. Make wartet nun auf das Auslösen des eben angelegten Webhooks.

2. Um das Modul „Watch New Customer“ auszulösen, legen Sie bitte parallel in cituro einen neuen Kunden in der Kundenverwaltung an.

Navigation: cituro Manager → Menü → Kunden → Kunde hinzufügen

Weitere Informationen finden Sie in unserer Anleitung zur Kundenverwaltung.

3. Sobald der Kunde angelegt und die Kundendaten erfolgreich an Make übermittelt wurden, wird dies bei einer erfolgreichen Verbindung folgendermaßen dargestellt:

Kundendaten wurden erfolgreich übermittelt

2.5 Ziel-App hinzufügen

Wählen Sie nun mit der kleinen Schaltfläche rechts neben Ihrem cituro Modul eine Ziel-App aus, die auf den Auslöser (Trigger) reagieren sollen.

2.6 Action auswählen

Wählen Sie eine Action aus, das zum zuvor ausgewählten Trigger passt.

Hinweis:
In diesem Beispiel wird „Create/Update a Contact“ ausgewählt. cituro übergibt mit dem vorab ausgewählten Trigger die Kontaktdaten eines Neukunden, somit können diese Kontaktdaten zu HubSpot übertragen und als Kunde angelegt oder aktualisiert werden.

2.7 Ziel-App Account mit Make verknüpfen

Nachdem Sie eine Action ausgewählt haben, müssen Sie sich entsprechend bei der Ziel-App authentifizieren. Klicken Sie hierfür auf „Add“ und anschließen auf „Save“, um sich in der Ziel-App anzumelden.

Melden Sie sich mit Ihren Hubspot Daten an und wählen Sie Ihr Konto aus.

2.8 Properties auswählen

Wählen Sie hier die Daten aus, die zur Ziel-App übertragen werden sollen. Wählen Sie aus den „Property Groups“ die entsprechende Gruppe, die zum zuvor ausgewählten Trigger passt. Klicken Sie anschließend auf „OK“.

Nachdem Sie eine „Property Group“ ausgewählt haben, erweitert sich das Feld um die möglichen „Properties“. Dies sind die möglichen Kontaktinformationen, welche in Hubspot übertragen werden können.
Wenn Sie auf ein leeres Feld klicken, werden Ihnen die Daten aus dem vorherigen Test als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung gestellt. Wählen Sie die passenden Kundeneigenschaften aus und klicken Sie auf „OK“.

Es wurde nun erfolgreich Hubspot als Actionmodul angelegt. Im nächsten Schritt kann die Verbindung getestet werden.

3. Gesamt-Scenario testen

Wenn Sie Ihre Module erfolgreich verbunden haben, kann das gesamte Scenario getestet werden. Hierfür sind folgende Schritte notwendig:

1. Klicken Sie auf Run once. Make wartet nun auf das Auslösen des eben angelegten Webhooks.

2. Um das Modul „Watch New Customer“ auszulösen, legen Sie bitte parallel in cituro einen neuen Kunden in der Kundenverwaltung an.

Navigation: cituro Manager → Menü → Kunden → Kunde hinzufügen

Weitere Informationen finden Sie unter Kundenverwaltung.

3. Wenn Sie den Test erfolgreich durchgeführt haben und die Daten korrekt übermittelt wurden, werden die Daten wie folgt im Hubspotmodul angezeigt:

Abschließend können Sie die übertragenen Testdaten in Ihrer Ziel-App überprüfen.

4. Scenarios verwalten

Ihre eingerichteten Scenarios können ganz einfach direkt in Make verwaltet werden.

Unter dem Menüpunkt „Scenarios“ finden Sie Ihre eingerichteten Scenarios und können diese entsprechend bearbeiten. Rechts an der Seite Ihres Scenarios finden Sie die Möglichkeit das Scenario ein – oder auszuschalten.
Klicken Sie auf Ihr Scenario, um sich detailliertere Daten anzeigen zu lassen.

5. Templates

Mit Templates kann bereits mit vorgefertigten Scenarios gearbeitet werden. Welche Workflows zur Verfügung stehen, finden Sie auf der cituro Seite bei Make.com

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