Apple Kalender Synchronisierung

Sie können cituro mit Ihrem Apple Kalender verbinden, um die Termine zwischen cituro und Ihrem Standardkalender zu synchronisieren. Sie können zwischen einer 1-Wege-Synchronisierung (Export oder Import) und einer 2-Wege-Synchronisierung (Export und Import) wählen, sowie die Synchronisierung an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie Ihren gewohnten Kalender weiter nutzen und es kommt nicht zu Doppelbelegungen.

Unterstützt wird der Apple Kalender über ein iCloud Konto. Für die Verbindung benötigen Sie Ihren Apple-Account und ein anwendungsspezifisches Passwort, das Sie in wenigen Schritten selbst erzeugen.

Der Apple Kalender wird über das CalDAV Protokoll angebunden, und CalDAV kennt keine Pushbenachrichtigungen. Apple meldet Änderungen also nicht von sich aus an cituro. Deshalb ruft cituro Ihren Kalender alle 5 Minuten ab. Der Export von cituro in Ihren Apple Kalender erfolgt dagegen in Echtzeit.

Wie Sie die Synchronisierung einrichten, zeigen wir im folgenden Artikel.

1. Anwendungsspezifisches Passwort bei Apple erzeugen
2. Verbindung mit dem Apple Kalender herstellen
3. Initiale Synchronisierung
4. Import und Export von Terminen
5.Unterstützte Konstellationen bei der Kalendersynchronisierung
6. Verbindung trennen

Hier finden Sie die Integration mit Ihrem externen Kalender:
Menü → Mitarbeiter/Ressourcen → Mitarbeiter/Ressource bearbeiten → Tab Ext. Kalender

1. Anwendungsspezifisches Passwort bei Apple erzeugen

Für den Zugriff auf Ihren Kalender benötigt cituro Ihren Apple-Account und ein anwendungsspezifisches Passwort. Das ist ein eigenes Passwort, das ausschließlich für cituro gilt und das Sie jederzeit wieder entziehen können, ohne Ihr Apple-Passwort zu ändern. Ihr eigentliches Apple-Passwort geben Sie dabei zu keinem Zeitpunkt in cituro ein.

1. Öffnen Sie die Apple-Kontoverwaltung und melden Sie sich mit Ihrem Apple-Account an.
2. Wählen Sie im Bereich Anmelden und Sicherheit den Punkt Anwendungsspezifische Passwörter.
3. Erstellen Sie ein neues Passwort und vergeben Sie einen Namen, an dem Sie den Zugang später wiedererkennen, z.B. cituro.
4. Kopieren Sie das angezeigte Passwort. Es besteht aus vier Blöcken zu je vier Zeichen.

Hinweis: Anwendungsspezifische Passwörter setzen voraus, dass für Ihren Apple-Account die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist. Apple zeigt das Passwort außerdem nur ein einziges Mal an. Schließen Sie das Fenster erst, wenn Sie das Passwort in cituro eingetragen haben.

2. Verbindung mit dem Apple Kalender herstellen

Im Tab Ext. Kalender können Sie den Anbieter Ihres externen Kalenders wählen. Klicken Sie beim Apple Kalender auf Jetzt verbinden oder auf Einladung per E-Mail, wenn die Zugangsdaten von dem entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt werden müssen. (Wichtig: Sie müssen zuvor eine E-Mail Adresse beim Mitarbeiter hinterlegen.)

Tragen Sie im Fenster Apple Kalender verbinden Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie anschließend auf Verbinden.

Apple-Account: Die E-Mail Adresse Ihres Apple-Accounts.

Anwendungsspezifisches Passwort: Das Passwort aus Schritt 1 – nicht Ihr reguläres Apple-Passwort.

Hinweis: Der Zugriff wird jeweils für den Mitarbeiter/die Ressource erteilt, der/die aktuell bearbeitet wird. Falls Sie mehrere cituro Kalender (Mitarbeiter/Ressourcen) verwalten, müssen Sie die Zugangsdaten für jeden Kalender einzeln hinterlegen.

3. Initiale Synchronisierung

Nachdem Sie die Verbindung hergestellt haben, können Sie Ihre erste/initiale Synchronisierung konfigurieren. Hier können Sie unter anderem festlegen, ob Sie einen Export der cituro Termine und einen Import Ihrer Apple Kalender (2-Wege-Synchronisierung) wünschen oder nur eine Synchronisierung in eine Richtung (1-Weg-Synchronisierung) benötigen. Sie können die Konfiguration später jederzeit anpassen. Eine ausführliche Erklärung der einzelnen Optionen finden Sie in den beiden Abschnitten Import und Export.

Hinweis: Bei einem Export der cituro Termine werden alle Termine des vergangenen Monats und zukünftige Termine synchronisiert. Termine vor diesem Zeitpunkt werden nicht in Ihren externen Kalender übertragen. Für den Import werden alle Termine der letzten Woche und zukünftige Termine berücksichtigt. Je nach Anzahl der vorhandenen Termine, kann die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen.

Hinweis: Bei einem Export der cituro Termine werden alle Termine des vergangenen Monats und zukünftige Termine synchronisiert. Termine vor diesem Zeitpunkt werden nicht in Ihren externen Kalender übertragen. Für den Import werden alle Termine der letzten Woche und zukünftige Termine berücksichtigt.
Je nach Anzahl der vorhandenen Termine, kann die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen.

4. Import und Export von Terminen

Sobald die initiale Synchronisierung abgeschlossen ist, erhalten Sie folgende Ansicht:

Je nach Konfiguration erfolgt eine 1-Weg- oder 2-Wege Synchronisierung zwischen cituro und dem Apple Kalender, bei der Sie sowohl Termine von cituro in den Apple Kalender (Export) als auch aus Ihrem Apple Kalender nach cituro (Import) übertragen können.

Wann Änderungen übertragen werden

Die beiden Richtungen unterscheiden sich in der Geschwindigkeit:

• Export (cituro → Apple Kalender):Änderungen werden in Echtzeit übertragen, in der Regel innerhalb weniger Sekunden.
• Import (Apple Kalender → cituro):cituro fragt Ihren Kalender alle 5 Minuten ab. Bis ein neuer oder verschobener Termin aus Ihrem Apple Kalender in cituro sichtbar ist, können deshalb bis zu 5 Minuten vergehen.

Der Grund dafür liegt im Protokoll: CalDAV sieht keine Pushbenachrichtigungen vor. Apple kann cituro eine Änderung also nicht aktiv melden, cituro muss regelmäßig nachfragen.

Hinweis: Planen Sie diese 5 Minuten ein, wenn Sie eine Zeit kurzfristig in Ihrem Apple Kalender blockieren. Bis der Blocker in cituro angekommen ist, kann derselbe Zeitraum theoretisch noch online gebucht werden. Tragen Sie kurzfristige Sperrzeiten deshalb besser direkt in cituro ein.

Import von Terminen aus dem Apple Kalender

Unter Verfügbare Kalender sehen Sie alle Kalender Ihres Apple Kontos. Aktivieren Sie die Kalender, deren Termine Sie in cituro übernehmen möchten.

Importierte Termine blockieren den cituro Kalender. Die entsprechende Ressource steht dann für Termine über die Onlinebuchung nicht mehr zur Verfügung. So verhindern Sie, dass ein privater Termin oder eine Besprechung von einer Onlinebuchung überlagert wird.

Importmodus

Beim Importmodus können Sie entscheiden, wie Termine aus dem Apple Kalender übertragen werden sollen. Hierfür gibt es zwei Optionen:

• Vollständig übertragen: Es werden sowohl die Zeiten als auch Details wie Titel und Beschreibung des Termins übernommen
• Nur Zeit übertragen: Es wird lediglich die Zeit übernommen

Importmodus für private Termine

Für den Import privater Termine können Sie entscheiden, wie Termine behandelt werden sollen, die im Apple Kalender als Privat gekennzeichnet sind. Dabei können Sie zwischen drei Optionen wählen:

• Vollständig übertragen: Es werden sowohl die Zeiten als auch Details wie Titel und Beschreibung des Termins übernommen
• Nur Zeit übertragen: Es wird lediglich die Zeit übernommen
• Nicht übertragen: Termine werden nicht übertragen und bei der Synchronisierung ignoriert

Um den Import eines einzelnen Kalenders zu stoppen, müssen Sie lediglich den Schalter des entsprechendes Kalenders deaktivieren. Dabei werden alle synchronisierten Termine dieses Kalenders aus cituro entfernt und anschließend keine weiteren Termine übertragen.

Hinweis: Synchronisierte Termine, die aus Ihrem Apple Kalender stammen, können in cituro nicht geändert oder gelöscht werden (read-only). Änderungen dieser Termine können Sie deshalb nur im Apple Kalender vornehmen.

Export von Terminen aus dem cituro Kalender

Sie können Termine aus cituro in Ihren Apple Kalender übertragen. Wählen Sie dazu einen Zielkalender aus Ihrem iCloud Konto. Alle Termine aus cituro werden in diesen Kalender eingetragen. Wenn Sie einen zusätzlichen Kalender für die Synchronisierung nutzen möchten, legen Sie einfach einen neuen Kalender in Ihrem Apple Kalender an und aktualisieren Sie mit dem Button Kalender aktualisieren.

Für den Export haben Sie verschiedene Optionen, die Synchronisierung an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie erscheinen, sobald Sie einen Zielkalender ausgewählt haben:

Kunde als Teilnehmer hinzufügen: Der Kunde wird mit seiner E-Mail Adresse als Teilnehmer im Termin eingetragen. So verknüpfen Sie Ihre Termine mit Ihren bestehenden Kontakten. Gilt nur für Einzeltermine.

Standarderinnerung: Geben Sie den Zeitpunkt an, an dem Sie Ihr Apple Kalender an den Termin erinnern soll. Wählen Sie „Automatisch“, um die Standardeinstellung Ihres Apple Kalenders zu verwenden.

Termintitel: Wählen Sie welche Information als Titel des Termins dargestellt werden soll.

Termininhalt: Wählen Sie welche Information als Beschreibung des Termins dargestellt werden soll.

Um den Export zu stoppen, müssen Sie lediglich den Schalter des cituro Kalenders deaktivieren.

5. Unterstützte Konstellationen bei der Kalendersynchronisierung

Dieser Abschnitt gilt für jede Form der Kalendersynchronisierung.

Offiziell unterstützen wir genau eine Konstellation: Ein Mitarbeiter bzw. eine Ressource ist genau einem externen Kalenderkonto zugeordnet und nutzt dieses exklusiv. Jeder cituro Kalender bekommt also sein eigenes externes Konto, und dieses Konto wird von keinem anderen cituro Kalender verwendet.

Folgende Konstellationen können wir nicht zusichern:

• Dasselbe externe Konto wird für mehrere Mitarbeiter verwendet.
• Dasselbe externe Konto wird über mehrere cituro Accounts hinweg verwendet.
• Mehrere Mitarbeiter exportieren ihre Termine in denselben Zielkalender.
• Ein Mitarbeiter importiert den Kalender, in den ein anderer Mitarbeiter seine Termine exportiert.

Achtung: In diesen Konstellationen kann es zu ungewünschten Nebeneffekten kommen, etwa zu doppelten Terminen, zu Terminen, die sich gegenseitig blockieren, oder zu Terminen, die bei einer Änderung unerwartet entfernt werden. Richten Sie im Zweifel lieber je Mitarbeiter ein eigenes Konto und einen eigenen Zielkalender ein.

6. Verbindung trennen

Um die Synchronisation zu beenden, klicken Sie unten auf Verbindung trennen.

Achtung: Wenn Sie die Verbindung trennen, wird der erstellte cituro Kalender (für den Export) aus Ihrem Apple Kalender entfernt und alle enthaltenen Termine gelöscht. Alle aus dem Apple Kalender importierten Termine werden aus Ihrem cituro Kalender gelöscht.
Das anwendungsspezifische Passwort bleibt bei Apple bestehen, bis Sie es selbst entziehen. Sie finden es in der Apple-Kontoverwaltung im Bereich Anmelden und Sicherheit → Anwendungsspezifische Passwörter.

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