Die Zukunft ist digital – Diese Aussage haben wir mit Sicherheit alle schon einmal gehört. Aber was bedeutet das eigentlich? Und welche Rolle spielen in diesem Zusammenhang SaaS-Systeme? Die Digitalisierung stellt Unternehmen heutzutage vor große Herausforderungen und zwingt sie dazu, ihre Arbeitsabläufe und Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln. Nur auf diese Weise kann die Produktivität gesteigert werden. Das verschafft Ihnen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil, der Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichert. SaaS-Systeme übernehmen hierbei eine entscheidende Rolle, um Ihr Unternehmen für die digitale Zukunft zu wappnen.

In unserem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die Digitalisierung und verschiedene SaaS-Systeme nutzen können, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und so die Produktivität Ihres Unternehmens zu fördern.

Digitalisierung – ein Muss für Ihr Unternehmen

Zuerst möchten wir festhalten: Bei der Digitalisierung handelt es sich nicht um einen Trend oder um ein Projekt, das Sie von heute auf morgen realisieren können. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten. Der Begriff Digitalisierung ist mittlerweile zu einem Modewort geworden, das in ganz unterschiedlichen Kontexten genutzt wird. Doch wenn man sich genauer damit auseinandersetzt, wird klar, dass es letztlich darum geht, dass Produkte, Prozesse, etc. durch die Möglichkeiten der modernen IT grundlegend umgekrempelt werden. Es entstehen neue Geschäftsmodelle und Produkte, bestehende Produkte und Services werden neu gedacht. Unternehmen, die diesen Wandel versäumen oder gar ignorieren, werden im evolutionären Sinne aussterben.

Die Umsetzung der Digitalisierung besteht aus einem kontinuierlichen Prozess, der in regelmäßigen Abständen bewertet und weiterentwickelt werden muss. Einen entscheidenden Bestandteil dieses Prozesses bilden die sogenannten SaaS-Systeme. SaaS steht für Software-as-a-Service und bezeichnet damit eine Anwendungssoftware, die von einem externen Anbieter in einer Cloud bereitgestellt und bequem über das Internet verwendet wird.

Wer seine Wettbewerbsvorteile langfristig ausbauen will, muss sich der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen zeigen und sie in seinem Unternehmen umsetzen. Warum das so ist? Darauf gibt es eine einfache Antwort: Durch den geschickten Einsatz der richtigen Softwareprodukte ergeben sich zahlreiche positive Effekte, von denen Ihr Unternehmen nachhaltig profitieren kann.

#1 Kosten- und Zeitersparnis

SaaS-Systeme ermöglichen es, Ihre Abläufe effizienter zu gestalten und auf diese Weise Zeit bzw. Geld einzusparen. Die benötigte Software wird dabei nicht mehr wie früher lokal auf dem eigenen Rechner installiert, sondern als Service zur Verfügung gestellt. Damit entfallen für Sie die Anschaffungskosten für teure Hardware sowie die Wartungskosten. Doch mit einem SaaS-System allein ist es noch nicht getan: Entscheidend ist, dass sich das System nahtlos in Ihre bereits bestehende IT-Landschaft integriert und alle Funktionen optimal aufeinander abgestimmt sind.

#2 Flexibilität

Dank des Einsatzes von SaaS-Systemen können Sie Ihre Arbeitsabläufe digitalisieren und damit schneller sowie effizienter organisieren. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, wesentlich flexibler und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. Außerdem lassen sich solche Produkte im Vergleich zu OnPremise-Software einfacher und schneller austauschen. Daher bilden SaaS-Systeme einen wichtigen Bestandteil der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Darüber hinaus können Sie die Software-Abos individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und die neuesten Updates jederzeit bequem online downloaden.

#3 Remote Work

Durch den Einsatz einer cloudbasierten Lösung können Ihre Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeitsort auf Unternehmensdaten zugreifen und zusammenarbeiten. So wird nicht nur die Arbeitsproduktivität gesteigert, sondern gleichzeitig auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams gestärkt.

#4 Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit

Der Best-of-Breed Ansatz ermöglicht es Ihnen, den Time-to-Market Zyklus deutlich zu verkürzen und so neue Dienstleistungen und Produkte innerhalb kurzer Zeit auf dem Markt zu etablieren. Zusätzlich sind Sie dadurch in der Lage, Ihre Angebote zielgerichteter auf die Kundenwünsche abzustimmen und damit Ihre Wettbewerbsvorteile auszubauen. So können Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Doch damit nicht genug: Die Entwicklung neuer Geschäftsfelder und die Umsetzung von innovativen Geschäftsideen sind von der Digitalisierung geprägt.

#5 Hohe Skalierbarkeit

Je nach Bedarf können Cloudbasierte Lösungen einfach und flexibel erweitert oder eingeschränkt werde. Auf diese Weise können Sie unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens technologische Innovationen umsetzen und diese jederzeit den eigenen Anforderungen anpassen.

Die genannten Vorteile zeigen, dass Digitalisierung einen wesentlichen Baustein für die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens bildet. Dabei spielen SaaS-Systeme eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Abläufe zu vereinfachen, Zeit und Geld einzusparen sowie gleichzeitig neue Geschäftsbereiche zu bedienen.

An dieser Stelle möchten wir noch einmal besonders betonen, dass es sich bei der Digitalisierung nicht um eine einmalige Maßnahme handelt. Die Umsetzung stellt einen kontinuierlichen Prozess dar. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen seine Abläufe regelmäßig analysieren und gegebenenfalls optimieren muss, um den Marktanforderungen auch zukünftig standzuhalten.

Außerdem empfiehlt es sich, die Anwendung von SaaS-Systemen immer wieder neu zu bewerten. Nur so können Sie sicherstellen, dass diese den betrieblichen Anforderungen entsprechen und möglichst effizient eingesetzt werden.

Neben allen Vorteilen, die die Digitalisierung und der Einsatz von SaaS-Systemen mit sich bringen, dürfen Unternehmen jedoch den Faktor Mensch nicht außer Acht lassen! Eine übermäßige Orientierung an der Technologie kann zur Folge haben, dass Mitarbeiterbedürfnisse und -kompetenzen vernachlässigt werden. Achten Sie deshalb immer darauf, Ihre Beschäftigten umfassend am Digitalisierungsprozess teilhaben zu lassen. Gleichzeitig ist es wichtig, ihnen das erforderliche Know-how für die Anwendung der neuen Technologien an die Hand zu geben. Wie es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter für die Digitalisierung zu begeistern und sie erfolgreich in diesen Veränderungsprozess einzubinden, haben wir bereits für Sie festgehalten.

Wichtig: Wer die Digitalisierung verschläft, riskiert, vom Markt abgehängt zu werden und in Vergessenheit zu geraten. Denn wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

Wie SaaS-Systeme die Produktivität Ihres Unternehmens erhöhen

Unter dem Begriff Produktivität versteht man die effiziente und effektive Nutzung von Ressourcen, die durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen in Unternehmen erreicht wird. Da die Digitalisierung unsere Arbeitswelt in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert hat, spielen die richtigen Softwareprodukte (SaaS-Systeme) eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Produktivität. Bei der Vielzahl an möglichen Systemen ist es jedoch nicht immer einfach, die optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Damit Sie vor lauter SaaS-Anbietern den Überblick nicht verlieren, haben wir Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien für SaaS-Systeme zusammengefasst.

SaaS-Lösungen bieten zahlreiche Tools und Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe effizienter und zeitsparender zu gestalten. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Auswahl an SaaS-Systemen vorstellen, die unseren Arbeitsalltag erheblich bereichern:

#1 Online-Terminbuchungssystem

Als Dienstleister ist es wichtig, das eigene Geschäft so effizient wie möglich zu organisieren und gleichzeitig Terminausfälle auf ein Minimum zu reduzieren. Lösungen wie unsere innovative Online-Terminbuchungssoftware cituro ermöglichen es Ihnen, Termine einfach und bequem rund um die Uhr zu vergeben. Durch weniger Telefongespräche entlasten Sie sich sowie Ihre Mitarbeiter und gewinnen wertvolle Zeit, die Sie ganz Ihren Kunden widmen können.

#2 Cloud-Speicher

Anbieter von Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive bieten eine sichere Möglichkeit zur Aufbewahrung von Daten. So werden alle Daten und Informationen an einem zentralen Ort gespeichert, auf den jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Das spart wertvolle Zeit, da die lästige Suche nach Informationen in unterschiedlichen Systemen entfällt und so die Teamarbeit enorm vereinfacht wird. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten, da der Zugriff auf die Daten rund um die Uhr und von überall aus möglich ist.

#3 Projektmanagement-Tool

Mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Trello können Projekte über verschiedene Boards effizienter organisiert und gemanagt werden. Die Boards bieten somit einen zentralen Ort für die Kommunikation im Team. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff und erhält einen Überblick über alle laufenden sowie anstehenden Projekte. So können Teammitglieder untereinander Aufgaben delegieren, den Projektfortschritt verfolgen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Meetings können verkürzt werden oder sogar ganz entfallen, da das Tool zur Übersicht oft ausreicht.

#4 E-Mail-Marketing-Tool

Tools wie Mailchimp, rapidmail, GetResponse oder Brevo (ehemals Sendinblue) helfen Ihnen dabei, Ihre Aktivitäten im E-Mail-Marketing effizienter und damit zeitsparender zu gestalten. E-Mails werden automatisiert versendet, sodass kein manuelles Eingreifen erforderlich ist und können für jeden Anlass personalisiert werden. Außerdem bieten diese Tools die Möglichkeit, Zielgruppen zu segmentieren, wodurch Streuverluste vermieden werden. Darüber hinaus verfügen sie über Features wie A/B-Tests und Analysefunktionen, um den Erfolg von E-Mail-Kampagnen zu messen.

#5 CRM-Tool

CRM steht für Customer-Relationship-Management und bezeichnet Tools wie Hubspot CRM, Pipedrive oder Salesforce CRM, mit denen Sie Ihre Kundenbeziehungen effizienter managen können. CRM-Tools bieten einen Ort für die zentrale Speicherung und Verwaltung von Kundendaten, auf den jeder Mitarbeiter einfach zugreifen kann. Dies spart kostbare Zeit bei der Suche nach Informationen und ermöglicht gleichzeitig eine schnellere sowie effizientere Kommunikation mit Kunden. Gleichzeitig können Routineaufgaben automatisiert werden. Mithilfe umfangreicher Analyse- und Reportingfunktionen kann der Erfolg von Vertriebs- und Marketingaktivitäten gemessen werden.

#6 Buchhaltungs-Software

Sie möchten Ihre Finanzen digital und effizient managen? Dann helfen Ihnen Buchhaltungssysteme wie DATEV, lexoffice, sevDesk oder Xero: Sie bieten unter anderem Funktionen zur Erstellung von Rechnungen, Verwaltung von Ausgaben und Erstellung von Auswertungen. Damit werden Routineaufgaben automatisiert, die früher manuell erledigt werden mussten. Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware hat zudem den Vorteil, dass menschliche Fehler minimiert werden und die Genauigkeit der Buchhaltung verbessert wird. Außerdem können Dokumente und Informationen einfach freigegeben werden, was die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten wesentlich erleichtert.

#7 HR-Software

HR steht für Human Resources und bezieht sich auf Softwarelösungen wie Personio oder SAGE HR. Diese Systeme unterstützen Sie bei der Verwaltung sämtlicher Personalangelegenheiten. Dabei werden Vorgänge wie die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung von Mitarbeiter- oder Bewerberdaten digitalisiert. HR-Prozesse können dadurch automatisiert und optimiert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Das ermöglicht es den HR-Mitarbeitern, sich auf strategische Aufgaben und die Mitarbeiterentwicklung zu konzentrieren.

#8 Office-Tools

Ebenso wie das Betriebssystem sind auch Office-Tools ein wesentlicher Bestandteil Ihres Computers. Dabei handelt es sich um Anwendungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace, die speziell zur Steigerung der Produktivität und Effizienz im Büro- bzw. Arbeitsumfeld entwickelt wurden. Tools wie Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationen und Präsentationssoftware verbessern die Effizienz bei der Erstellung von Dokumenten, der Zusammenarbeit im Team, der Datenanalyse und der Dokumentenverwaltung. Durch den Einsatz dieser Programme können die Mitarbeiter ihre Arbeitsprozesse optimieren und so wertvolle Arbeitszeit einsparen.

Wie Sie sehen, haben SaaS-Systeme viele Gesichter und bieten daher eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können erheblich von der Verwendung von SaaS-Systemen profitieren. KMU verfügen oft nicht über die notwendigen Mittel, um eine eigene IT-Abteilung zu beschäftigen oder kostspielige Softwarelösungen zu finanzieren. SaaS-Systeme stellen eine preiswerte Lösung dar, um betriebliche Abläufe dennoch zu digitalisieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Ihnen sollte allerdings im Vorhinein klar sein, dass die Implementierung natürlich auch mit Herausforderungen verbunden sein kann. Häufig ist eine Anpassung der Geschäftsprozesse und eine entsprechende Mitarbeiterschulung notwendig. Darüber hinaus sollten Sie immer sicherstellen, dass die eingesetzten SaaS-Systeme sowohl zuverlässig als auch vertrauenswürdig sind.

Fazit

Die Digitalisierung ist ein wichtiger Teil Ihrer Strategie, um Ihr Unternehmen auf zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen vorzubereiten. Durch den digitalen Wandel ergeben sich neue Geschäftsmodelle und Produkte. Bestehende Produkte und Services müssen hinterfragt und weiterentwickelt werden. Diese Entwicklung führt zu einer zunehmenden Automatisierung in Unternehmen und damit zu Effizienzsteigerungen. SaaS-Systeme bieten hierbei die Möglichkeit, betriebliche Abläufe und Prozesse zu optimieren und so Zeit bzw. Geld zu sparen. Durch die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität können Sie schneller auf Marktveränderungen reagieren und neue Geschäftsbereiche ausbauen. SaaS-Systeme sind daher ein Gewinn für die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Diese sollten jedoch zu Beginn immer gründlich geprüft werden, um sicherzustellen, dass Sie es mit einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen System zu tun haben.