Die Zukunft ist digital – diese Aussage haben wir mit Sicherheit alle schon einmal gehört. Aber was bedeutet das eigentlich? Und welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang SaaS? Die Digitalisierung stellt Unternehmen heutzutage vor große Herausforderungen und zwingt sie dazu, ihre Arbeitsabläufe und Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln. Nur auf diese Weise kann die Produktivität gesteigert werden. Das verschafft Ihnen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil, der Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichert. SaaS übernimmt hierbei eine entscheidende Rolle, um Ihr Unternehmen für die digitale Zukunft zu wappnen.
In unserem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die Digitalisierung und verschiedene SaaS-Systeme nutzen können, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und so die Produktivität Ihres Unternehmens zu fördern.
Digitalisierung und SaaS – viele Vorteile für Ihr Unternehmen
Zuerst möchten wir festhalten: Bei der Digitalisierung handelt es sich nicht um einen Trend oder um ein Projekt, das Sie von heute auf morgen realisieren können. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten. Der Begriff Digitalisierung ist mittlerweile zu einem Modewort geworden, das in ganz unterschiedlichen Kontexten genutzt wird. Doch wenn man sich genauer damit auseinandersetzt, wird klar, dass es letztlich darum geht, dass Produkte, Prozesse & Co. durch die Möglichkeiten der modernen IT von Grund auf umgekrempelt werden. Es entstehen neue Geschäftsmodelle und Produkte, bestehende Produkte und Services werden neu gedacht. Unternehmen, die diesen Wandel versäumen oder gar ignorieren, werden über kurz oder lang unweigerlich aussterben.
Die Umsetzung der Digitalisierung besteht aus einem kontinuierlichen Prozess, der in regelmäßigen Abständen bewertet und weiterentwickelt werden muss. Einen entscheidenden Bestandteil dieses Prozesses bilden die sogenannten SaaS-Systeme. SaaS steht für Software as a Service und bezeichnet damit eine Anwendungssoftware, die von einem externen Anbieter in einer Cloud bereitgestellt und bequem über das Internet verwendet wird.
Wer seine Wettbewerbsvorteile langfristig ausbauen will, muss sich der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen zeigen und sie in seinem Unternehmen umsetzen. Warum das so ist? Darauf gibt es eine einfache Antwort: Durch den geschickten Einsatz von SaaS ergeben sich zahlreiche positive Effekte, von denen Ihr Unternehmen nachhaltig profitieren kann.
1. Kosten- und Zeitersparnis
SaaS ermöglicht es Ihnen, Ihre Abläufe effizienter zu gestalten und auf diese Weise Zeit bzw. Kosten einzusparen. Die benötigte Software wird dabei nicht mehr wie früher lokal auf dem eigenen Rechner installiert, sondern als Service zur Verfügung gestellt. Damit entfallen für Sie die Anschaffungskosten für teure Hardware sowie die Wartungskosten. Doch mit SaaS allein ist es noch nicht getan: Entscheidend ist, dass sich das gewählte System nahtlos in Ihre bereits bestehende IT-Landschaft integriert und alle Funktionen optimal aufeinander abgestimmt sind.
2. Flexibilität
Dank des Einsatzes von SaaS können Sie Ihre Arbeitsabläufe digitalisieren und damit schneller sowie effizienter organisieren. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, wesentlich flexibler und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. Außerdem lassen sich solche Produkte im Vergleich zu OnPremise-Software einfacher und schneller austauschen. Daher bildet SaaS einen wichtigen Bestandteil der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Darüber hinaus können Sie Ihre Software-Abos individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und die neuesten Updates jederzeit bequem online downloaden.
3. Remote Work
Durch den Einsatz einer cloudbasierten Lösung können Ihre Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeitsort auf Unternehmensdaten zugreifen und zusammenarbeiten. So wird nicht nur die Arbeitsproduktivität gesteigert, sondern gleichzeitig auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams gestärkt.
4. Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit
Der Best-of-Breed Ansatz ermöglicht es Ihnen, den Time-to-Market Zyklus deutlich zu verkürzen und mithilfe von SaaS neue Dienstleistungen und Produkte innerhalb kurzer Zeit auf dem Markt zu etablieren. Zusätzlich sind Sie dadurch in der Lage, Ihre Angebote zielgerichteter auf Kundenwünsche abzustimmen und damit Ihre Wettbewerbsvorteile auszubauen. So können Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Doch damit nicht genug: Die Entwicklung neuer Geschäftsfelder und die Umsetzung von innovativen Geschäftsideen sind von der Digitalisierung geprägt.
5. Hohe Skalierbarkeit
Je nach Bedarf können cloudbasierte Lösungen einfach und flexibel erweitert oder eingeschränkt werden. Auf diese Weise können Sie unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens technologische Innovationen umsetzen und diese jederzeit den eigenen Anforderungen anpassen.
Regelmäßige Analyse und kontinuierliche Optimierung
Die genannten Vorteile zeigen, dass die Digitalisierung ein wesentlicher Baustein für die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens ist. SaaS spielt dabei eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Abläufe zu vereinfachen, Zeit und Kosten einzusparen sowie gleichzeitig neue Geschäftsbereiche zu bedienen.
An dieser Stelle möchten wir noch einmal besonders betonen, dass die Digitalisierung keine einmalige Maßnahme ist. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen seine Abläufe regelmäßig analysieren und gegebenenfalls optimieren muss, um auch zukünftig den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Außerdem empfiehlt es sich, den Einsatz von SaaS immer wieder neu zu bewerten. Nur so können Sie sicherstellen, dass die gewählten Systeme den betrieblichen Anforderungen entsprechen und möglichst effizient eingesetzt werden.
Wichtig: Wer die Digitalisierung verschläft, läuft Gefahr, vom Markt abgehängt zu werden und in Vergessenheit zu geraten. Denn wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.
Faktor Mensch: Warum Sie Ihre Mitarbeiter vor lauter Digitalisierung nicht vernachlässigen dürfen
Bei allen Vorteilen, die die Digitalisierung und der Einsatz von SaaS mit sich bringen, dürfen Unternehmen jedoch den Faktor Mensch nicht außer Acht lassen! Eine übermäßige Orientierung an der Technologie kann dazu führen, dass Sie die Bedürfnisse und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter vernachlässigen. Achten Sie deshalb immer darauf, Ihre Beschäftigten umfassend in den Digitalisierungsprozess einzubeziehen. Gleichzeitig ist es wichtig, ihnen das erforderliche Know-how im Umgang mit den neuen Technologien an die Hand zu geben. Wie es Ihnen gelingt, Ihre Mitarbeiter für die Digitalisierung zu begeistern und sie erfolgreich in diesen Veränderungsprozess einzubinden, haben wir bereits für Sie zusammengestellt.
Wie SaaS die Produktivität Ihres Unternehmens erhöht
Unter dem Begriff Produktivität versteht man die effiziente und effektive Nutzung von Ressourcen, die durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen in Unternehmen erreicht wird. Da die Digitalisierung unsere Arbeitswelt in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert hat, spielen die richtigen Softwareprodukte (SaaS) eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Produktivität. Bei der Vielzahl an möglichen Systemen ist es jedoch nicht immer einfach, die optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Damit Sie vor lauter SaaS-Anbietern den Überblick nicht verlieren, haben wir für Sie die wichtigsten Auswahlkriterien für SaaS zusammengefasst.
SaaS bietet zahlreiche Tools und Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe effizienter und zeitsparender zu gestalten. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Auswahl an SaaS-Systemen vorstellen, die unseren Arbeitsalltag erheblich bereichern:
1. Online-Terminbuchungssystem
Als Dienstleister ist es wichtig, das eigene Geschäft so effizient wie möglich zu organisieren und gleichzeitig Terminausfälle auf ein Minimum zu reduzieren. SaaS-Lösungen wie unsere innovative Online-Terminbuchungssoftware cituro ermöglichen es Ihnen, Termine einfach und bequem rund um die Uhr zu vergeben. Durch weniger Telefongespräche entlasten Sie sich sowie Ihre Mitarbeiter und gewinnen wertvolle Zeit, die Sie ganz Ihren Kunden widmen können.
2. Cloud-Speicher
Anbieter von Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive bieten eine sichere Möglichkeit zur Aufbewahrung von Daten. So werden alle Daten und Informationen an einem zentralen Ort gespeichert, auf den jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Das spart wertvolle Zeit, da die lästige Suche nach Informationen in unterschiedlichen Systemen entfällt und so die Teamarbeit enorm vereinfacht wird. Außerdem können Sie Ihren Mitarbeitern mithilfe von SaaS mehr Flexibilität bieten, da der Zugriff auf die Daten rund um die Uhr und von überall aus möglich ist.
3. Projektmanagement-Tool
Mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Trello können Projekte über verschiedene Boards effizienter organisiert und gemanagt werden. Die Boards bieten somit einen zentralen Ort für die Kommunikation im Team. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff und kann sich einen Überblick über alle laufenden und anstehenden Projekte verschaffen. So können Teammitglieder untereinander Aufgaben delegieren, den Projektfortschritt verfolgen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Meetings können verkürzt werden oder sogar ganz entfallen, da das Tool oft zur Übersicht ausreicht.
4. E-Mail-Marketing-Tool
Tools wie Mailchimp, rapidmail, GetResponse, CleverReach oder Brevo (ehemals Sendinblue) helfen Ihnen dabei, Ihre Aktivitäten im E-Mail-Marketing effizienter und damit zeitsparender zu gestalten. E-Mails werden automatisiert versendet, sodass kein manuelles Eingreifen erforderlich ist und können für jeden Anlass personalisiert werden. Außerdem bieten Ihnen diese SaaS-Systeme die Möglichkeit, Zielgruppen zu segmentieren, wodurch Streuverluste vermieden werden. Darüber hinaus verfügen sie über Features wie A/B-Tests und Analysefunktionen, um den Erfolg von E-Mail-Kampagnen zu messen.
5. CRM-Tool
CRM steht für Customer-Relationship-Management und bezeichnet SaaS-Systeme wie Hubspot CRM, Pipedrive oder Salesforce CRM, mit denen Sie Ihre Kundenbeziehungen effizienter managen können. CRM-Tools bieten einen Ort für die zentrale Speicherung und Verwaltung von Kundendaten, auf den jeder Mitarbeiter einfach zugreifen kann. Dies spart kostbare Zeit bei der Suche nach Informationen und ermöglicht eine schnellere sowie effizientere Kommunikation mit Kunden. Gleichzeitig können Routineaufgaben automatisiert werden. Mithilfe umfangreicher Analyse- und Reportingfunktionen kann der Erfolg von Vertriebs- und Marketingaktivitäten gemessen werden.
6. Buchhaltungs-Software
Sie möchten Ihre Finanzen digital und effizient managen? Dann helfen Ihnen Buchhaltungssysteme wie DATEV, lexoffice, sevDesk oder Xero: Sie bieten unter anderem Funktionen zur Erstellung von Rechnungen oder Auswertungen und zur Verwaltung von Ausgaben. Damit werden Routineaufgaben automatisiert, die früher manuell erledigt werden mussten. Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware hat zudem den Vorteil, dass menschliche Fehler minimiert werden und die Genauigkeit der Buchhaltung verbessert wird. Außerdem können Dokumente und Informationen einfach freigegeben werden, was die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten wesentlich erleichtert.
7. HR-Software
HR steht für Human Resources und bezieht sich auf Softwarelösungen wie Personio oder SAGE HR. Diese SaaS-Systeme unterstützen Sie bei der Verwaltung sämtlicher Personalangelegenheiten. Dabei werden Vorgänge wie die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten digitalisiert. HR-Prozesse können dadurch automatisiert und optimiert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Das ermöglicht es Ihren HR-Mitarbeitern, sich auf strategische Aufgaben und die Mitarbeiterentwicklung zu konzentrieren.
8. Office-Tools
Ebenso wie das Betriebssystem sind auch Office-Tools ein wesentlicher Bestandteil Ihres Computers. Dabei handelt es sich um Anwendungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace, die speziell zur Steigerung der Produktivität und Effizienz im Büro- bzw. Arbeitsumfeld entwickelt wurden. SaaS-Tools wie Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationen und Präsentationssoftware verbessern die Effizienz bei der Erstellung von Dokumenten, der Zusammenarbeit im Team, der Datenanalyse und der Dokumentenverwaltung. Durch den Einsatz dieser Programme können die Mitarbeiter ihre Arbeitsprozesse optimieren und so wertvolle Arbeitszeit einsparen.
Digitalisierung leicht gemacht mit SaaS
Wie Sie sehen, hat SaaS viele Gesichter und bietet Ihnen daher eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können erheblich vom Einsatz von SaaS profitieren. KMU verfügen oft nicht über die notwendigen Mittel, um eine eigene IT-Abteilung zu beschäftigen oder kostspielige Softwarelösungen zu finanzieren. SaaS stellt eine preiswerte Lösung dar, um betriebliche Abläufe dennoch zu digitalisieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Wichtig: Ihnen sollte allerdings im Vorhinein klar sein, dass die Implementierung natürlich auch mit Herausforderungen verbunden sein kann. Häufig ist eine Anpassung der Geschäftsprozesse und eine entsprechende Mitarbeiterschulung notwendig. Darüber hinaus sollten Sie immer sicherstellen, dass die eingesetzten SaaS-Systeme zuverlässig und vertrauenswürdig sind.
Fazit
Die Digitalisierung ist ein wichtiger Teil Ihrer Strategie, um Ihr Unternehmen auf zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen vorzubereiten. Durch den digitalen Wandel ergeben sich neue Geschäftsmodelle und Produkte. Bestehende Produkte und Services müssen hinterfragt und weiterentwickelt werden. Diese Entwicklung führt zu einer zunehmenden Automatisierung in Unternehmen und damit zu Effizienzsteigerungen. SaaS bietet hierbei die Möglichkeit, betriebliche Abläufe und Prozesse zu optimieren und so Zeit bzw. Geld zu sparen. Durch die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität können Sie schneller auf Marktveränderungen reagieren und neue Geschäftsbereiche ausbauen. SaaS ist daher ein Gewinn für die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Die ausgewählten Systeme sollten jedoch zu Beginn immer gründlich geprüft werden, um sicherzustellen, dass Sie es mit einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen System zu tun haben.
