SaaS-Systeme bieten Ihnen im Rahmen der Digitalisierung die Möglichkeit, Ihre betrieblichen Prozesse zu optimieren und so die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Auf diese Weise tragen sie zur Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens bei. Allerdings müssen Sie bei der Auswahl eines SaaS-Systems einige wesentliche Aspekte berücksichtigen, um eine effiziente Verwendung sicherzustellen.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die sieben wichtigsten Kriterien vorstellen, die es bei der Auswahl eines geeigneten SaaS-Systems zu beachten gilt.

Die Top-7-Auswahlkriterien für SaaS-Systeme

Bevor Sie mit der Auswahl eines SaaS-Anbieters beginnen, müssen Sie grundsätzlich zunächst eine detaillierte interne Analyse Ihrer Bedürfnisse und Anforderungen durchführen. Das beinhaltet, dass Sie die Anwendungsfälle für SaaS-Anbieter in Ihrem Unternehmen identifizieren. Legen Sie fest, auf welche funktionalen und nicht-funktionalen Leistungsmerkmale Sie besonderen Wert legen und diese dementsprechend von einer Software bzw. einem Service erwarten. Im Idealfall erstellen Sie sogar einen Anforderungskatalog mit Must-have- und Nice-to-have-Kriterien, anhand derer Sie die infrage kommenden Systeme vergleichen und bewerten. Im Folgenden haben wir unsere wichtigsten Auswahlkriterien für Sie zusammengefasst:

#1 Funktionsumfang

Wenn Sie ein SaaS-System für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, sollten Sie darauf achten, dass es Ihnen alle für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen bietet. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Ihnen zunächst klar wird, auf welche Funktionen Sie großen Wert legen. Dabei sind nicht nur die aktuellen, sondern auch die potenziellen zukünftigen Anforderungen zu berücksichtigen. Treffen Sie daher eine vorausschauende Auswahl. Anschließend sollten Sie Angebote von unterschiedlichen Anbietern einholen und vergleichen. Nur so können Sie das optimale System für Ihr Unternehmen finden.

#2 Benutzerfreundlichkeit

Bei der Auswahl des SaaS-Systems sollten Sie sich für eines entscheiden, das sowohl einfach zu bedienen ist als auch über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügt. Die Verwendung eines komplizierten Systems führt unter Umständen nur zur Frustration bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass das gewählte System nicht optimal genutzt werden kann und daher unnötig Ressourcen beansprucht. Bei den meisten SaaS-Systemen gibt es daher die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase. In dieser Zeit können Sie die Benutzerfreundlichkeit überprüfen und sicherstellen, dass das Tool für Ihr Unternehmen geeignet ist.

#3 Datenschutz

Da es sich um vertrauliche Unternehmensdaten handelt, die in einem SaaS-System verwaltet werden, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihr gewähltes System sicher und vertrauenswürdig ist. Um diese Daten zu schützen, muss das System mit einer starken Verschlüsselungstechnologie ausgerüstet sein. Sie sollten außerdem regelmäßige Datensicherungen vornehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie bei Systemausfällen oder Hackerangriffen keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten haben.

#4 Skalierbarkeit

Unternehmen sind sehr dynamische Organisationen, die sich mit der Zeit immer wieder verändern und weiterentwickeln. Deshalb sollte ein SaaS-System jederzeit mit dem Wachstum und den Anforderungen Ihres Unternehmens mithalten können. Überprüfen Sie daher in jedem Fall die Flexibilität des Systems. Ist es bei einer Unternehmenserweiterung möglich, zusätzliche Anwender oder Funktionen zu integrieren?

#5 Implementierung

Stellen Sie sicher, dass sich das ausgewählte SaaS-System nahtlos in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur einbinden lässt. Wichtig ist, dass das System Programmierschnittstellen (sogenannte APIs) enthält und zu anderen Anwendungen wie beispielsweise einem CRM-System oder einer Buchhaltungssoftware kompatibel ist.

#6 Kundenservice

Nichts ärgert einen bei einem Problem mit dem SaaS-System mehr als ein unzuverlässiger und inkompetenter Kundenservice. Damit Sie sich dennoch auf schnelle Hilfe im Notfall verlassen können, sollten Sie im Vorhinein bereits überprüfen, ob der Anbieter über eine Hotline oder einen Live-Chat-Service verfügt. Außerdem sollten Sie sich vergewissern, dass der Kundensupport schnell auf Anfragen eingeht und in der Lage ist, Lösungen für Ihre Probleme zu finden.

#7 Budget

Bevor Sie Informationen über SaaS-Systeme einholen, sollten Sie zunächst das dafür vorgesehene Budget festlegen. Das heißt, Sie sollten sich bewusst damit auseinandersetzen, wie viel Geld Sie in das Projekt investieren wollen bzw. können. Wenn es Ihre finanziellen Mittel zulassen, sollten Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf den festgelegten Betrag fixieren, sondern einen gewissen Spielraum einräumen. Denn das Budget allein sollte nie der ausschlaggebende Faktor für eine Entscheidung sein! Schließlich hat auch Qualität ihren Preis. Wenn das System also all Ihren Vorstellungen entspricht, jedoch etwas oberhalb Ihres Budgets liegt, ist es schlussendlich an Ihnen, die Vor- und Nachteile abzuwägen.

Neben den oben genannten Aspekten möchten wir Ihnen noch einen Tipp an die Hand geben: Erstellen Sie für den Fall eines Systemausfalls oder Cyberangriffs unbedingt einen Notfallplan – den sogenannten Disaster Recovery-Plan. Nur so wissen Ihre Mitarbeiter im Notfall, was zu tun ist. In solchen Situationen sind regelmäßige Datensicherungen und eine Backup-Lösung entscheidend, um die betrieblichen Prozesse am Laufen zu halten. Diese Alternative muss weder voll- noch teilautomatisiert sein und kann auch mit einem höheren manuellen Aufwand einhergehen. Wichtig ist nur, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeit fortsetzen können, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Fazit

Ein SaaS-System wird Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, sofern Sie das richtige auswählen. Dadurch wird nicht nur die Arbeitsproduktivität gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessert. Wichtig ist, dass Sie das SaaS-System auf Herz und Nieren testen, bevor Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Sie sollten Ihre Bedürfnisse klar definieren und immer darauf achten, dass das von Ihnen gewählte System Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das Tool effizient nutzen und die eingesetzten Ressourcen eine sinnvolle Investition darstellen.