Software as a Service (SaaS) bietet Ihnen im Rahmen der Digitalisierung die Möglichkeit, Ihre betrieblichen Prozesse zu optimieren und dabei die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Auf diese Weise tragen Sie zur Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens bei. Allerdings müssen Sie bei der Auswahl von Software as a Service einige wesentliche Aspekte berücksichtigen, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die sieben wichtigsten Kriterien vorstellen, die es bei der Entscheidung für ein geeignetes Software as a Service-System zu beachten gilt.
Die Top 7 Auswahlkriterien für Software as a Service
Bevor Sie mit der Auswahl eines Software as a Service-Anbieters beginnen, müssen Sie grundsätzlich zunächst eine detaillierte interne Analyse Ihrer Bedürfnisse und Anforderungen durchführen. Das beinhaltet, dass Sie die Anwendungsfälle für Software as a Service in Ihrem Unternehmen identifizieren. Legen Sie fest, auf welche funktionalen und nicht-funktionalen Leistungsmerkmale Sie besonderen Wert legen und diese dementsprechend von einer Software bzw. einem Service erwarten. Im Idealfall erstellen Sie sogar einen Anforderungskatalog mit Must-have- und Nice-to-have-Kriterien, anhand derer Sie die infrage kommenden Systeme vergleichen und bewerten. Im Folgenden haben wir die für uns wichtigsten Auswahlkriterien für Sie zusammengefasst:
1. Funktionsumfang
Wenn Sie Software as a Service für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, sollten Sie darauf achten, dass es Ihnen alle für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen bietet. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Ihnen zunächst klar wird, auf welche Funktionen Sie großen Wert legen. Dabei sind nicht nur die aktuellen, sondern auch die potenziellen zukünftigen Anforderungen zu berücksichtigen. Treffen Sie daher eine vorausschauende Auswahl. Anschließend sollten Sie Angebote von unterschiedlichen Anbietern einholen und vergleichen. Nur so können Sie das optimale System für Ihr Unternehmen finden.
2. Benutzerfreundlichkeit
Bei der Auswahl von Software as a Service sollten Sie sich für ein System entscheiden, das sowohl einfach zu bedienen ist als auch über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügt. Die Verwendung eines komplizierten Systems führt unter Umständen nur zu Frustration bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass das gewählte System nicht optimal genutzt werden kann und daher unnötig Ressourcen beansprucht. Bei den meisten Software as a Service-Anbietern gibt es die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase: In dieser Zeit können Sie die Benutzerfreundlichkeit überprüfen und sicherstellen, dass das Tool für Ihr Unternehmen geeignet ist.
3. Datenschutz
Da es sich um vertrauliche Unternehmensdaten handelt, die über Software as a Service verwaltet werden, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihr gewähltes System sicher und vertrauenswürdig ist. Um Ihre Daten zu schützen, muss das System mit einer starken Verschlüsselungstechnologie ausgerüstet sein. Sie sollten außerdem regelmäßige Datensicherungen vornehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie bei Systemausfällen oder Hackerangriffen keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten haben.
4. Skalierbarkeit
Unternehmen sind sehr dynamische Organisationen, die sich mit der Zeit immer wieder verändern und weiterentwickeln. Deshalb sollte Software as a Service jederzeit mit dem Wachstum und den Anforderungen Ihres Unternehmens mithalten können. Überprüfen Sie daher in jedem Fall die Flexibilität des Systems: Ist es bei einer Unternehmenserweiterung möglich, zusätzliche Anwender oder Funktionen zu integrieren?
5. Implementierung
Stellen Sie sicher, dass sich das ausgewählte System nahtlos in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur einbinden lässt. Wichtig ist, dass das System Programmierschnittstellen (sogenannte APIs) enthält und zu anderen Anwendungen wie beispielsweise einem CRM-System oder einer Buchhaltungssoftware kompatibel ist.
6. Kundenservice
Nichts ärgert einen bei einem Problem mit Software as a Service mehr als ein unzuverlässiger und inkompetenter Kundenservice. Damit Sie sich dennoch auf schnelle Hilfe im Notfall verlassen können, sollten Sie im Vorhinein bereits überprüfen, ob der Anbieter über eine Hotline oder einen Live-Chat-Service verfügt. Außerdem sollten Sie sich vergewissern, dass der Kundensupport schnell auf Anfragen eingeht und in der Lage ist, Lösungen für Ihre Probleme zu finden.
7. Budget
Bevor Sie sich über Software as a Service informieren, sollten Sie zunächst das dafür vorgesehene Budget festlegen. Das heißt, Sie sollten sich bewusst damit auseinandersetzen, wie viel Geld Sie in das Projekt investieren wollen bzw. können. Wenn es Ihre finanziellen Mittel zulassen, sollten Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf einen festgelegten Betrag fixieren, sondern einen gewissen Spielraum einräumen. Denn das Budget allein sollte nie der ausschlaggebende Faktor für eine Entscheidung sein! Schließlich hat auch Qualität ihren Preis. Wenn das System also all Ihren Vorstellungen entspricht, jedoch etwas oberhalb Ihres Budgets liegt, müssen Sie die Vor- und Nachteile abwägen.
Für den Ernstfall vorbereitet: Backup-Lösungen zur Sicherung Ihrer betrieblichen Prozesse
Neben den oben genannten Aspekten möchten wir Ihnen noch einen Tipp an die Hand geben: Erstellen Sie für den Fall eines Systemausfalls oder Cyberangriffs unbedingt einen Notfallplan – den sogenannten Disaster Recovery-Plan. Nur so wissen Ihre Mitarbeiter im Notfall genau, was zu tun ist. In solchen Situationen sind regelmäßige Datensicherungen und eine Backup-Lösung entscheidend, um die betrieblichen Prozesse am Laufen zu halten. Diese Alternative zu Software as a Service muss weder voll- noch teilautomatisiert sein und kann auch mit einem höheren manuellen Aufwand einhergehen. Wichtig ist nur, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeit fortsetzen können, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Fazit
Software as a Service wird Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, sofern Sie das richtige System für Ihre Bedürfnisse auswählen. Dadurch wird nicht nur die Arbeitsproduktivität gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessert. Wichtig ist, dass Sie das SaaS-System auf Herz und Nieren testen, bevor Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Sie sollten Ihre Bedürfnisse klar definieren und immer darauf achten, dass das von Ihnen gewählte System Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das Tool effizient nutzen und die eingesetzten Ressourcen eine sinnvolle Investition darstellen.
