Sie denken darüber nach, eine Online-Terminbuchung in Ihrem Unternehmen einzuführen, befürchten aber, dass Ihre Kunden Termine weiterhin telefonisch buchen? Oder bieten Sie bereits eine Online-Terminvergabe an, aber Ihre Kunden vereinbaren ihre Termine trotzdem nicht online, sondern rufen immer noch überwiegend an oder senden Ihnen Terminanfragen per E-Mail?
Wenn Sie jetzt gedanklich mit Ja geantwortet haben, dann sind Sie damit nicht allein. Zahlreiche Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: Sie wollen eine erfolgreiche Online-Terminbuchung etablieren oder sie haben bereits eine, die aber (noch) zu wenig genutzt wird.
Es kann verschiedene Gründe dafür geben, dass Ihre Kunden die Online-Terminvereinbarung nicht wie erhofft annehmen und nutzen. Wenn Sie jedoch verstehen, was Ihre Kunden davon abhält, Termine online zu buchen, können Sie genau dort ansetzen. Deshalb möchten wir Ihnen zunächst die möglichen Ursachen für die geringe Nutzung aufzeigen. Ausgestattet mit diesem Wissen verraten wir Ihnen anschließend alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Online-Terminbuchungen zu steigern. Wir geben Ihnen dafür konkrete Maßnahmen und Handlungsempfehlungen an die Hand, die sich in der Praxis bereits bei Tausenden von Unternehmen bewährt haben!
Warum nehmen Kunden die Online-Terminbuchung nicht an?
Im digitalen Zeitalter ist die Online-Terminbuchung eine neue und sehr komfortable Möglichkeit der Terminvereinbarung. Die Vorteile der Online-Terminbuchung sind vielfältig – und dennoch zögern viele Kunden noch immer, ihre Termine über das Internet zu vereinbaren. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein, doch die häufigsten Ursachen für diese Zurückhaltung gegenüber der Online-Terminvergabe sind folgende:
Die Kunden wissen nichts von der Online-Terminbuchung
Möglicherweise haben sie die Einführung der Online-Terminvergabe nicht mitbekommen oder wurden nicht ausdrücklich darüber informiert. Diese Unwissenheit ist tatsächlich der häufigste Grund, warum Kunden die Online-Terminvereinbarung nicht in Anspruch nehmen. Daher ist es entscheidend, Kunden und Interessenten umfassend über die Möglichkeit der Online-Terminbuchung zu informieren.
Die Online-Terminbuchung ist schwer zu finden
Unter Umständen ist Ihre Online-Terminvergabe auf Ihren Kanälen, wie beispielsweise Ihrer Website oder Ihren Social Media Kanälen, nicht ausreichend sichtbar. Ihre Kunden und Interessenten können Termine nur dann selbstständig online buchen, wenn sie die Buchungsfunktion auch finden.
Ihre Online-Terminbuchungslösung ist nicht benutzerfreundlich
Wenn der Buchungsprozess zu umständlich oder zu zeitaufwändig ist, greifen Ihre Kunden am Ende doch lieber wieder zum Telefon oder schicken Ihnen eine Terminanfrage per E-Mail. Gleiches gilt auch, wenn der Buchungsprozess nicht für mobile Endgeräte optimiert ist.
Ihre Kunden haben Bedenken gegenüber neuer Technologie
Je nach Zielgruppe kann es sein, dass Ihre Kunden grundsätzlich Berührungsängste mit neuen Technologien haben. Viele Menschen haben Bedenken bezüglich Sicherheit, Datenschutz und manchmal sogar Angst, etwas kaputt zu machen oder betrogen zu werden.
Ihre Kunden kennen die vielen Vorteile der Online-Terminbuchung nicht
Manche Menschen tun sich schwer damit, ihre Gewohnheiten zu ändern. Sie haben schon immer zum Telefon gegriffen oder eine E-Mail geschrieben, um einen Termin zu vereinbaren. Vor allem dann, wenn Menschen die Vorteile der Online-Terminvergabe nicht kennen und dementsprechend keinen Mehrwert für sich sehen, wird sich daran auch nie etwas ändern.
Hürden bei der Online-Terminbuchung erkennen und überwinden
Die möglichen Hürden einer Online-Terminbuchung zu kennen, hilft Ihnen dabei, die tatsächlichen Barrieren im Buchungsprozess Ihres Unternehmens zu identifizieren. Vielleicht haben Sie an dieser Stelle schon erste Ideen, welche Gründe für Sie und Ihr Unternehmen zutreffend sein könnten. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre persönliche Situation zu betrachten. Ihr Ziel sollte es sein, die potenziellen Barrieren in Ihrem Unternehmen zu erkennen, um darauf aufbauend effektive Maßnahmen zur Steigerung der Online-Terminbuchungen zu ergreifen.
Sie bieten eine Online-Terminvereinbarung an, aber es läuft noch nicht wie gewünscht? Oft ist die Ursache offensichtlich, jedoch nicht immer. Unsere Experten für Online-Terminbuchungen helfen Ihnen gerne in einem unverbindlichen Termin bei der Analyse von möglichen Barrieren in Ihrem Buchungsprozess.
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Wie erhalte ich mehr Online-Terminbuchungen?
Eine objektive und systematische Analyse der eigenen Online-Terminbuchung zeigt in den meisten Fällen schon sehr schnell die bestehenden Probleme auf. Mit den folgenden effektiven und praxiserprobten Maßnahmen für eine erfolgreiche Online-Terminvereinbarung räumen Sie die Hürden aus dem Weg, die Ihre Kunden bisher davon abhalten, Termine über das Internet zu vereinbaren.
Indem Sie genau die Barrieren eliminieren, die in Ihrem individuellen Fall zutreffen, schaffen Sie es, dass Sie mehr Online-Terminbuchungen erhalten. Das Wichtigste ist aber, dass Sie Ihre Kunden über die Möglichkeit der Online-Terminvergabe informieren und diese für alle gut sichtbar platzieren. Denn nur, wenn Ihre Kunden auch tatsächlich von diesem kundenfreundlichen Service wissen, werden sie die Online-Terminvereinbarung häufiger nutzen. Doch dazu gleich mehr:
1. Mit einem prominenten Buchungsbutton auf der Website die Sichtbarkeit der Online-Terminbuchung erhöhen
Eine selbstständige Online-Terminbuchung ist nur dann möglich, wenn Ihre Kunden und Interessenten die Buchungsfunktion auch direkt finden. Um Ihre Kunden also dazu zu bringen, Termine online zu buchen, ist der erste und zugleich einer der wichtigsten Schritte eine gut sichtbare und prominente Platzierung des Buchungsbuttons auf Ihrer Website – am besten direkt auf der Startseite. Landet ein (potenzieller) Kunde auf Ihrer Website, sollte ihm sofort auffallen, dass er bei Ihnen Termine online vereinbaren kann. Wichtig ist, dass Sie die Online-Terminbuchung in Ihrem Design gestalten, damit Kunden und Interessenten Ihr Unternehmen auch im Buchungsprozess wiedererkennen. Zusätzlich empfehlen wir Ihnen die direkte Integration mit einem Overlay Widget auf Ihrer Website und keine externe Verlinkung, um Verwirrung bei Ihren Kunden zu vermeiden!
Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen und die Terminbuchungen über die Website steigern möchte, sollte auf allen wichtigen und häufig besuchten Unterseiten seiner Website einen auffälligen Hinweis inkl. Buchungsbutton platzieren. So kann die Online-Terminvereinbarung garantiert nicht mehr übersehen werden und es werden mehr Terminbuchungen über die Website generiert.
2. Die Online-Terminbuchung benutzerfreundlich gestalten und für mobile Endgeräte optimieren
Wird die Terminbuchung zu einer komplizierten und zeitaufwändigen Angelegenheit, verlieren viele Menschen schnell die Geduld und greifen schließlich doch zum Telefon oder schreiben Ihnen eine E-Mail. So weit muss es aber nicht kommen! Denn ein entscheidender Vorteil der Online-Terminbuchung ist, dass Ihre Kunden Termine von überall und jederzeit buchen können – egal ob vom Sofa, unterwegs in der Bahn oder bei der Arbeit. Wie das geht? Smartphones, Tablets & Co. machen es möglich: Bereits 95 % der Nutzer suchen mobil nach Produkten, Dienstleistungen und Unternehmen.
Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Website und besonders die Online-Terminbuchung auch für mobile Endgeräte optimieren und benutzerfreundlich gestalten. Außerdem sollte auch der Buchungsprozess schnell, einfach und mobil optimiert sein, um (potenzielle) Kunden vom Nutzen und Komfort der Online-Terminvereinbarung zu überzeugen und so zu verhindern, dass sie im schlimmsten Fall gar keinen Termin bei Ihnen buchen, sondern zur Konkurrenz wechseln.
3. Auf allen Kanälen buchbar werden
Die Möglichkeit der Online-Terminbuchung ist heute für viele Menschen ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Wahl eines Dienstleisters, da sie weder Zeit noch Lust auf umständliche und aufwändige Terminvereinbarungen per Telefon oder E-Mail haben! Je nachdem, welche Zielgruppe(n) Sie ansprechen möchten, können Sie verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, um auf diese moderne und wichtige Buchungsmöglichkeit aufmerksam zu machen. Erhöhen Sie Ihre Sichtbarkeit und Reichweite, indem Sie überall dort buchbar sind, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält und nach Ihrem Angebot sucht. So müssen Kunden und Interessenten nicht einmal die Plattform wechseln, um einen Termin zu vereinbaren, was eine Buchung deutlich wahrscheinlicher macht.
Die Online-Terminbuchung auf Ihrer Website einzubinden, ist bereits ein guter Anfang. Allerdings sollten Sie nicht vergessen, dass es noch viele weitere Kanäle gibt, über die Interessenten und Kunden auf Sie aufmerksam werden können. Dazu gehören vor allem Ihre Social Media Kanäle und auch Ihr Google-Unternehmensprofil mit der Funktion „Reserve with Google“. Für die Neukundengewinnung haben Instagram, Facebook, Google & Co. in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Vor allem die Terminvereinbarung über Google ist für Unternehmen relevant, da Termine sowohl direkt über die Google-Suche als auch über Google Maps bei Ihnen gebucht werden können. Mit einem Marktanteil von über 80 % ist Google die weltweit größte Suchmaschine, was sich auch auf das Nutzerverhalten auswirkt: Die meisten Menschen beginnen Ihre Suche nach einem Produkt oder einem Unternehmen fast immer bei Google – Sie “googlen” nach Angeboten. Wenn Sie also bereits hier die Aufmerksamkeit der Interessenten auf sich ziehen und zudem noch direkt buchbar sind, können Sie eine enorme Steigerung Ihrer Online-Terminbuchungen bewirken.
4. E-Mail-Marketing einsetzen
In den meisten Fällen nutzen Kunden die Online-Terminbuchung nicht, weil sie es nicht möchten, sondern weil sie es einfach nicht besser wissen. E-Mails sind eine sehr effektive und wertvolle Methode, um alle Ihre Kunden auf einmal zu erreichen. Versenden Sie Newsletter, in denen Sie auf die Online-Terminbuchung hinweisen und die Vorteile erklären. Mit einer interessanten Betreffzeile wie „Termine rund um die Uhr buchen“ animieren Sie Ihre Kunden dazu, die E-Mail zu öffnen. Wichtig ist, dass Sie den direkten Buchungslink nicht vergessen, damit Ihre Kunden mit nur einem Klick auf der richtigen Seite landen.
Tipp: Platzieren Sie den Buchungslink auch in Ihrer E-Mail-Signatur. So können Ihre Kunden und Geschäftspartner bei jeder E-Mail von Ihnen darauf zugreifen und direkt weitere Termine buchen.
5. Mit Marketingmaterial offline auf die Online-Terminbuchung aufmerksam machen
Nicht alle (potenziellen) Kunden suchen zuerst online nach Ihrem Angebot, sondern besuchen Sie beispielsweise aufgrund einer persönlichen Empfehlung direkt vor Ort. Umso wichtiger ist es, auch die Kunden in der Offline-Welt abzuholen, die möglicherweise noch nicht so viele Berührungspunkte mit der digitalen Welt und Ihrer Internetpräsenz haben. Hierfür eignen sich Marketingmaterialien bzw. Werbemittel hervorragend: Erstellen Sie beispielsweise einen Flyer, der die Terminvereinbarung einfach erklärt und den Sie an Ihre Kunden und Interessierte verteilen können. Darauf sollten Ihre Kunden neben Ihrer Telefonnummer, Website und E-Mail-Adresse auch einen Buchungslink oder QR-Code finden, der sie direkt zur Online-Terminbuchung auf Ihrer Website führt. Auch Aufkleber, Visitenkarten, Aufsteller, Plakate oder Ähnliches bieten sich an, um den QR-Code auffällig zu platzieren.
6. Die Vorteile der Online-Terminbuchung verdeutlichen
Auch wenn sich bereits viele Menschen eine Online-Terminbuchung wünschen, gibt es nach wie vor einige, die davon noch nicht überzeugt sind. Obwohl diese moderne Art der Terminvereinbarung allen Beteiligten viel Zeit erspart, fällt es manchen Menschen schwer, ihre Gewohnheiten zu ändern oder sie stehen neuen Technologien grundsätzlich eher skeptisch gegenüber. Um Ihren Kunden die Umstellung zu erleichtern, sollten Sie ihnen die Vorteile mitteilen und verdeutlichen, wie viel Zeit und Aufwand sie durch die Nutzung sparen. Kunden schätzen Komfort, Zeitersparnis und Flexibilität – überzeugen Sie sie also von den enormen Vorteilen der Online-Terminbuchung und machen Sie ihnen klar, warum es sich lohnt, diese zu nutzen.
7. Auf die Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten aufmerksam machen
Da die 24/7-Verfügbarkeit einer der größten Vorzüge der Online-Terminvereinbarung ist, soll dieser Vorteil hier besonders hervorgehoben werden. Denn ihre Kunden sind meist berufstätig und kommen oft nur außerhalb der üblichen Öffnungszeiten dazu, einen Termin zu vereinbaren. Wenn Sie also die permanente Verfügbarkeit Ihrer Terminvergabe deutlich machen, können Sie die Online-Terminbuchung für Ihre Kunden noch attraktiver machen. Hinterlassen Sie beispielsweise auf Ihrem Anrufbeantworter unbedingt einen Hinweis auf die Online-Terminvergabe. Sollte ein Kunde nach Geschäftsschluss anrufen oder Sie während Ihrer Öffnungszeiten nicht erreichen, bieten Sie ihm so direkt eine schnelle und einfache Lösung an. Auch auf Ihrer Website und Ihren anderen digitalen Kanälen sollten Sie neben den Öffnungszeiten ein Buchungswidget platzieren. So wissen Ihre Kunden stets, dass Ihr Angebot rund um die Uhr buchbar ist und Sie erhalten mehr Online-Terminbuchungen.
8. Die Online-Terminbuchung in die Customer Journey und Geschäftsprozesse einbinden
Die Customer Journey besteht aus einzelnen Phasen, die Kunden durchlaufen, bevor sie sich für ein Produkt oder eine Dienstleistung entscheiden. Sie können sich die Customer Journey wortwörtlich als eine Reise Ihrer Kunden vom ersten Kontakt mit Ihrem Unternehmen bis hin zum tatsächlichen Kauf und darüber hinaus vorstellen. Dabei spielen die sogenannten Touchpoints eine entscheidende Rolle: Gemeint sind die Stellen, an denen Kunden mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommen. Das können beispielsweise Ihre Social Media Kanäle, Ihre Website, Ihr Vertrieb oder auch Ihr Kundenservice sein. Sobald ein potenzieller Kunde also auf Ihr Unternehmen aufmerksam wird – egal an welchem Touchpoint –, sollte er auch direkt mit der Online-Terminbuchung in Berührung kommen. Ziel ist es, die Online-Terminbuchung genau an den richtigen Stellen der Customer Journey zu platzieren, damit der Terminbuchungsprozess über Ihre digitalen Kanäle für Ihre Kunden zu einer Selbstverständlichkeit wird.
9. Die Online-Terminbuchung durch Prämien attraktiv machen
Die vielen Vorteile sind bereits ein starkes Argument für die Nutzung der Online-Terminbuchung. Sollten Ihre Kunden trotzdem noch nicht vollständig überzeugt sein, können Sie auf jeden Fall mit einem Preisvorteil für Online-Bucher punkten. Damit schaffen Sie einen exklusiven Anreiz und steigern effektiv die Attraktivität der Online-Terminbuchung. Mit speziellen Rabatten oder anderen Vorteilen können Sie Ihre Kunden zum Ausprobieren ermutigen. Wie genau Sie diese Anreize gestalten, können Sie ganz individuell festlegen. Bieten Sie beispielsweise allen Online-Buchern einen Rabatt von 10 % an: Promoten Sie diese Aktion offline, auf Ihrer Website und auf allen anderen digitalen Kanälen, um die Aufmerksamkeit von Interessenten und Kunden online und auch vor Ort zu wecken.
10. Die Online-Terminbuchung in Blogbeiträgen platzieren
Auch Blogbeiträge sind eine gute Möglichkeit, um auf Ihre Online-Terminbuchung aufmerksam zu machen. Mit einem Unternehmensblog können Sie sich als Experte positionieren und Interessenten anziehen, die vielleicht nicht explizit nach Ihrem Unternehmen, sondern nach einem bestimmten Thema aus Ihrem Tätigkeitsbereich gesucht haben. Wenn sie dann auf Ihrem Blog landen und den aufgerufenen Beitrag als relevant und hilfreich empfinden, besteht eine gute Chance, dass sie auch einen Termin bei Ihnen vereinbaren. Bauen Sie dazu einfach in jeden Blogbeitrag klare Handlungsaufforderungen (sogenannte Call-to-Actions = CTAs) ein, die den Leser gezielt zur Buchung animieren. Wenn Sie diesen CTA dann noch mit einem gut platzierten Buchungslink kombinieren, gelangen Ihre Leser nahtlos von Ihrem Blog direkt zur Online-Terminbuchung.
11. Kunden im persönlichen Gespräch aktiv auf die Online-Terminbuchung aufmerksam machen
Unterschätzen Sie nie die Macht des persönlichen Kontakts: Sprechen Sie mit Ihren Kunden! Doch es nützt nichts, wenn Sie Ihre Kunden nur unmittelbar nach der Einführung über die Online-Terminbuchung informieren. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die meisten es entweder gar nicht mitbekommen oder nach dem Gespräch schnell wieder vergessen und bei der nächsten Terminvereinbarung einfach nicht mehr daran denken. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um auf die Online-Terminvergabe aufmerksam zu machen und die damit verbundenen Vorteile zu verdeutlichen – sei es bei der telefonischen Terminabsprache, im Beratungsgespräch oder an der Kasse. Am besten geben Sie Ihren Kunden auch gleich noch Ihre Visitenkarte oder einen Flyer mit, denn doppelt hält eben besser! Eine aktive Kundenansprache und ein vertrauensvoller Dialog können dazu beitragen, die Bedenken Ihrer Kunden aus dem Weg zu räumen und so die Akzeptanz der Online-Terminbuchung zu erhöhen.
12. Mehr Online-Terminbuchungen durch Social Proof
Ein weiteres effektives Instrument zur Steigerung der Online-Terminbuchungen ist der Social Proof. Der Begriff Social Proof beschreibt grundsätzlich ein psychologisches und soziales Phänomen, bei dem Menschen dazu neigen, sich in ihrem eigenen Handeln am Verhalten und den Entscheidungen anderer zu orientieren. Dieses Phänomen können Sie gezielt nutzen, um das Vertrauen in Ihr Unternehmen durch gute Erfahrungen und Bewertungen zu stärken. Potenzielle Kunden werden dadurch auf Sie aufmerksam und Sie wecken das Interesse an Ihrem Unternehmen. Auf diese Weise steigern Sie mit Social Proof Ihre Conversions und erzielen effektiv mehr Online-Terminbuchungen! Social Proof trägt also maßgeblich dazu bei, nachhaltig mehr Terminbuchungen zu generieren.
Fazit
Die Online-Terminvergabe ist für Ihr Unternehmen ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft, denn die vollautomatisierte Terminbuchung über das Internet bringt viele Vorteile mit sich – für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden. Doch obwohl die zahlreichen Vorteile auf der Hand liegen, gibt es einige Hürden, die es bei der erfolgreichen Einführung einer Online-Terminbuchung zu überwinden gilt. Diese Hürden zu kennen, ist entscheidend, um Barrieren bereits im Vorfeld aus dem Weg zu räumen und mit entsprechenden Maßnahmen dafür zu sorgen, dass Ihre Online-Terminvergabe zum Erfolg wird. Wenn Sie unsere praxiserprobten Maßnahmen für mehr Online-Terminbuchungen beherzigen, werden Sie sehr schnell spüren, wie Ihre Kunden Termine immer häufiger online buchen, Ihre Prozesse effizienter und Ihre Mitarbeiter entlastet werden.
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