Nicht selten kommt es vor, dass Kunden ihre vereinbarten Termine vergessen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Mal geht ein Termin in der Hektik des Alltags unter, mal wird er schlichtweg übersehen, weil er nicht im Kalender eingetragen ist oder die klassische, schriftliche Terminbestätigung in Visitenkartengröße, die man kurz nach der Terminvereinbarung vor Ort erhält, geht verloren. Auch die zunehmende Informationsflut, der die Menschen täglich ausgesetzt sind, trägt dazu bei, dass wichtige Verpflichtungen aus dem Blickfeld geraten.
Mit der richtigen Formulierung Ihrer Terminerinnerung werden Ihre Kunden einen Termin bei Ihnen mit Sicherheit nicht mehr so schnell vergessen oder gar versäumen. Deshalb haben wir in diesem Blogbeitrag verschiedene Vorlagen für Ihre Terminerinnerung vorbereitet, die Sie gerne verwenden können!
- Was ist eine Terminerinnerung?
- Was macht eine gute Terminerinnerung aus?
- Textvorlagen für Ihre Terminerinnerung
- Kunden müssen rechtzeitig an ihre Termine erinnert werden
- Terminerinnerungen automatisieren
- Fazit
Was ist eine Terminerinnerung?
Eine Terminerinnerung ist eine freundliche Benachrichtigung an den Kunden, die kurz vor einem geplanten Termin versendet wird. Sie soll sicherstellen, dass der Kunde den Termin nicht vergisst, und bietet die Möglichkeit, letzte Details zu klären oder den Termin bei Bedarf umzubuchen. Ob automatisiert oder persönlich versendet, Terminerinnerungen erhöhen die Verlässlichkeit und minimieren Ausfälle, was sowohl dem Kunden als auch dem Unternehmen zugutekommt.
Was macht eine gute Terminerinnerung aus?
Wenn Sie bereits eine Vorstellung davon haben, wie Ihr Terminerinnerungstext aussehen könnte und es vorziehen, Ihre eigene Nachricht zu formulieren, haben wir nachfolgend ein paar Tipps für Sie – es gibt einige Punkte, die es zu beachten gilt. Schließlich ist eine gute Terminerinnerung mehr als nur eine einfache Nachricht an Ihre Kunden. Sie sollte klar, präzise und kundenorientiert gestaltet sein. Folgende Schlüsselfaktoren machen eine gute Terminerinnerung aus:
1. Klarheit und Präzision
Ihre Terminerinnerungsnachricht sollte nur so viele Informationen wie nötig und so wenige wie möglich enthalten, damit der Kunde auf einen Blick weiß, worum es geht:
- Datum: Der genaue Tag des Termins
- Uhrzeit: Die exakte Zeit des Termins
- Ort: Die genaue Adresse oder der virtuelle Treffpunkt, wenn der Termin online stattfindet
2. Freundlichkeit und professioneller Ton
- Höfliche Ausdrucksweise: Ihre Nachricht sollte in einem freundlichen und respektvollen Ton verfasst sein, der den professionellen Anspruch Ihres Unternehmens widerspiegelt.
- Positive Formulierungen: Durch positive und einladende Formulierungen fühlen sich Ihre Kunden bereits vor dem Termin willkommen und gut betreut.
3. Kundenspezifische Ansprache
- Anrede und Namensnennung: Eine personalisierte Anrede in Ihrer Terminerinnerung zeigt dem Kunden, dass die Nachricht speziell für ihn gedacht ist. Das schafft Vertrauen und fördert eine engere Kundenbindung.
- Relevante Informationen mitliefern: Bei Bedarf können persönliche Details wie der Grund des Termins oder spezifische Vorbereitungen erwähnt werden.
4. Erinnerung an wichtige Details
- Hinweis auf notwendige Vorbereitungen: Falls Ihre Kunden für den Termin etwas Spezielles mitbringen oder beachten müssen (z. B. bestimmte Unterlagen, eine eigene Yogamatte etc.), sollten Sie dies in der Erinnerungsnachricht erwähnen.
- Wegbeschreibung oder Parkhinweise: Wenn Ihre Räumlichkeiten nicht leicht zu finden sind oder der Termin nicht an Ihrem Unternehmensstandort stattfindet, sollten zusätzliche Informationen wie beispielsweise ein besonderer Hinweis oder eine detaillierte Wegbeschreibung beigefügt werden.
5. Kontaktinformationen und Möglichkeit zur Bestätigung oder Absage
Ihre Nachricht sollte klare Angaben darüber enthalten, wie Ihre Kunden Sie bei Fragen oder Änderungen erreichen können (z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Für den Fall, dass Ihre Kunden nach dem Erhalt der Erinnerung feststellen, dass sie den besagten Termin nicht wahrnehmen können, sollten Sie ihnen zusätzlich über einen direkten Link die Möglichkeit geben, den Termin rechtzeitig zu verschieben oder abzusagen.
6. Optische Gestaltung
- Übersichtliches Layout: Eine gut strukturierte und übersichtliche Darstellung der Termininformationen erleichtert es Ihren Kunden, die wichtigsten Termindetails schnell zu erfassen.
- Unternehmensbranding: Das Einfügen Ihres Logos, Ihrer Unternehmensfarben oder anderer Markenelemente sorgt für einen Wiedererkennungswert und stärkt Ihr Markenimage.
7. Timing der Terminerinnerung
Stellen Sie sicher, dass die Erinnerung an den bevorstehenden Termin rechtzeitig an Ihre Kunden versendet wird. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Terminerinnerungen 24 bis 48 Stunden vor dem Termin zu verschicken. Bei besonders wichtigen Terminen kann eine zusätzliche Erinnerungsnachricht am Tag des Termins sinnvoll sein, bei weit in der Zukunft liegenden Terminen, wie beispielsweise Routinetermine bei Fachärzten, ist eine zusätzliche erste Terminerinnerung ca. 4 Wochen im Voraus sinnvoll.
Textvorlagen für Ihre Terminerinnerung
Sind sie dennoch ratlos, wie Sie Ihren Terminerinnerungstext am besten formulieren können? Damit Ihre Terminerinnerung positiv bei Ihren Kunden ankommt und gleichzeitig den professionellen Anspruch Ihres Unternehmens unterstreicht, haben wir für Sie einige Muster zusammengestellt, die Sie entweder als Inspiration oder sogar direkt als Textvorlage nutzen können:
1. Die klassische Terminerinnerung
Betreff: Erinnerung: Ihr Termin bei [Unternehmensname] am [Datum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
wir möchten Sie freundlich an Ihren bevorstehenden Termin bei uns erinnern:
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Adresse]
Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir um rechtzeitige Mitteilung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
2. Die persönliche Terminerinnerung
Betreff: Ihr Termin am [Datum] bei [Unternehmensname]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname] oder Liebe/r [Vorname],
Ihr Termin bei [Unternehmensname] steht bevor:
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Adresse]
Wir freuen uns darauf, Sie persönlich bei uns vor Ort zu begrüßen und stehen Ihnen für Fragen vorab gerne zur Verfügung. Falls Sie den Termin verschieben müssen, informieren Sie uns bitte rechtzeitig.
Beste Grüße,
[Ihr Name]
3. Die freundliche Last-Minute-Erinnerung
Betreff: In 2 Stunden: Ihr Termin bei [Unternehmensname]
Hallo [Name],
nur eine kurze Erinnerung: Ihr Termin bei uns beginnt in zwei Stunden.
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Adresse]
Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
Bis gleich,
[Ihr Name]
4. Die Terminerinnerung mit Zusatzinformationen
Betreff: Erinnerung: Ihr Termin bei [Unternehmensname] am [Datum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
dies ist eine Erinnerung an Ihren Termin bei uns:
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Adresse]
Wir haben bereits alle notwendigen Vorbereitungen getroffen und freuen uns darauf, Sie bei uns begrüßen zu dürfen und Ihnen die bestmögliche Beratung zu bieten. Denken Sie daran, gegebenenfalls relevante Unterlagen mitzubringen. Sollten Sie den Termin verschieben müssen, teilen Sie uns dies bitte rechtzeitig mit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
5. Die kurze Terminerinnerung per SMS
Hallo [Name], das ist eine Erinnerung an Ihren Termin bei [Unternehmensname] am [Datum] um [Uhrzeit]. Falls Sie den Termin verschieben müssen, geben Sie uns bitte Bescheid. Wir freuen uns auf Sie! Beste Grüße, [Ihr Unternehmen]
Kunden müssen rechtzeitig an ihre Termine erinnert werden – am besten per Mail oder SMS
Für Unternehmen kann ein versäumter Termin nicht nur zu Leerlauf und Umsatzverlusten führen, sondern auch die Kundenbeziehung belasten. Verpasste Termine sind oft ein Zeichen mangelnder Organisation – sowohl auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Unternehmens. Daher ist es entscheidend, Kunden rechtzeitig an ihre bevorstehenden Termine zu erinnern – zum Beispiel mit der automatischen Terminerinnerung von cituro. In unserem intelligenten Online-Terminbuchungssystem können Sie eine individuelle Terminerinnerungsnachricht anlegen, die in einem von Ihnen definierten Zeitrahmen automatisiert an Ihre Kunden versendet wird. Alle für den Termin erforderlichen Daten und Informationen werden dabei automatisch mitgeliefert.
Terminerinnerungen automatisieren: Effizienz steigern und No-Shows reduzieren
Das manuelle Verschicken von Terminerinnerungen kann schnell zu einer zeitraubenden Aufgabe werden, besonders wenn viele Termine auf dem Plan stehen. Jeder Kunde muss rechtzeitig informiert werden, was nicht nur aufwendig ist, sondern auch leicht zu Fehlern führen kann – sei es, dass eine Erinnerung verspätet oder gar nicht verschickt wird. Dies kann lästige No-Shows zur Folge haben. Hier kann eine automatisierte Lösung entscheidend helfen.
Mit der Automatisierung von Terminerinnerungen – beispielsweise mit cituro – läuft alles ganz von allein: Ihre Kunden werden rechtzeitig informiert, ohne dass Sie sich um jedes einzelne Detail kümmern müssen. So bleibt Ihnen mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben im Tagesgeschäft, während Sie sicherstellen, dass kein Termin in Vergessenheit gerät. Das Ergebnis? Ein effizienterer Arbeitsalltag und zufriedene Kunden, die ihre Termine im Blick haben.
Fazit
Wahrgenommene Kundentermine und die rechtzeitige Erinnerung an diese sind entscheidend für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Eine gut gestaltete Terminerinnerung, wie z. B. eines unserer Beispiele, hilft Ihnen dabei, professionell und auf den Punkt zu kommunizieren. Die von cituro vorgestellten Vorlagen geben Ihnen eine erste Idee, wie Sie Ihre Terminerinnerung individuell und ansprechend gestalten können, damit sich Ihre Kunden gut betreut fühlen und pünktlich erscheinen.
Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen und die Terminerinnerung ganz an Ihren Unternehmensauftritt anpassen – unsere oben genannten Tipps könnten dabei sicherlich hilfreich sein!