Es ist Sonntagabend und einer Ihrer Kunden möchte einen Termin vereinbaren. Anrufen? Keine Chance. Eine E-Mail schreiben und bis zum nächsten Tag auf eine Antwort warten? Zu umständlich.
Mit einer Online-Terminbuchung kann er hingegen direkt sehen, welche Termine verfügbar sind, einen passenden auswählen und die Buchung innerhalb weniger Minuten abschließen. Davon profitieren übrigens nicht nur Ihre Kunden: Auch Ihr Team muss weniger Zeit mit Telefonaten, E-Mails und der manuellen Terminkoordination verbringen.
Doch wie richtet man eine Online-Terminbuchung eigentlich ein und worauf muss man achten? In diesem Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt von der Registrierung bis zur fertigen Buchungsseite.
- Wie richte ich eine Online-Terminbuchung ein?
- Online-Terminbuchung mit cituro einrichten: So einfach geht’s
- Fazit
- FAQ
Wie richte ich eine Online-Terminbuchung ein?
Damit Ihre Kunden Termine künftig selbstständig online buchen können, müssen Sie zunächst die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Neben der technischen Einrichtung der Buchungsseite ist es wichtig, dass Sie auch alle Rahmenbedingungen festlegen: Welche Leistungen möchten Sie in der Online-Buchung anbieten? Wann sind Termine verfügbar? Welche Mitarbeiter und Ressourcen werden für die jeweiligen Leistungen benötigt? Welche Informationen möchten Sie bei der Buchung von Ihren Kunden abfragen?
Um all diese Aspekte in Ihrer Online-Terminbuchung zu berücksichtigen, sollten Sie am besten Schritt für Schritt vorgehen:
- Passendes Online-Terminbuchungssystem auswählen
- Konto erstellen und Unternehmensprofil anlegen
- Verfügbarkeiten und Öffnungszeiten hinterlegen
- Leistungen und Termineinstellungen festlegen
- Mitarbeiter und Ressourcen hinzufügen
- Kalender synchronisieren
- Buchungsseite individuell anpassen
- Automatische Benachrichtigungen einrichten
- Testbuchung aus Kundensicht durchführen
- Online-Terminbuchung auf Website, Google & Co. einbinden
1. Passendes Online-Terminbuchungssystem auswählen
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen können, benötigen Sie ein Online-Terminbuchungssystem, das zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passt. Überlegen Sie sich deshalb vorab, welche Funktionen Sie benötigen und welche Abläufe Sie damit abbilden möchten. Anschließend können Sie verschiedene Anbieter gezielt miteinander vergleichen.
Dabei sollten Sie unter anderem auf folgende Kriterien achten:
- Benutzerfreundlichkeit: Lässt sich das System intuitiv bedienen und ohne großen Aufwand einrichten?
- Design und Anpassbarkeit: Können Sie die Buchungsseite an Ihr Corporate Design und Ihre individuellen Anforderungen anpassen?
- Mobile Optimierung: Funktioniert die Terminbuchung auch auf Smartphones und Tablets problemlos?
- Funktionsumfang: Bietet das System alle Funktionen, die Sie für Ihre Terminorganisation benötigen?
- Integrationen und Schnittstellen: Lässt sich die Software beispielsweise mit Ihren Kalendern und anderen bestehenden Systemen verbinden?
- Kundenservice: Erhalten Sie bei Fragen kompetente Unterstützung?
- Barrierefreiheit: Ist die Buchungsseite auch für Menschen mit Einschränkungen möglichst einfach zugänglich und nutzbar?
- Datenschutz: Werden personenbezogene Daten sicher und DSGVO-konform verarbeitet?
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Stehen die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zu den enthaltenen Funktionen und Leistungen?
Viele Anbieter stellen Ihnen eine kostenlose Testphase zur Verfügung. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um das System selbst auszuprobieren und zu prüfen, ob es Ihre Anforderungen erfüllt. Erst dann sollten Sie sich endgültig entscheiden.
2. Konto erstellen und Unternehmensprofil anlegen
Nachdem Sie sich für ein Online-Terminbuchungssystem entschieden haben, können Sie mit der eigentlichen Einrichtung beginnen. Dazu müssen Sie sich zunächst beim Anbieter Ihrer Wahl registrieren und ein Konto erstellen. In der Regel werden dafür nur wenige grundlegende Angaben wie Name, E-Mail-Adresse und Passwort benötigt.
Anschließend können Sie Ihr Unternehmensprofil anlegen und die wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen hinterlegen. Dazu gehören unter anderem Unternehmensname, Kontaktinformationen, Anschrift und Branche. Wenn Sie Termine an mehreren Standorten anbieten, können Sie außerdem Ihre verschiedenen Niederlassungen bzw. Geschäftsstellen hinterlegen.
Achten Sie darauf, alle Angaben vollständig und korrekt einzutragen. Je nach System werden Teile dieser Informationen später auch auf Ihrer Buchungsseite angezeigt und sind somit für Ihre Kunden sichtbar.
3. Verfügbarkeiten und Öffnungszeiten hinterlegen
Legen Sie im nächsten Schritt fest, zu welchen Zeiten grundsätzlich Termine in Ihrem Unternehmen stattfinden können. Hinterlegen Sie dazu zunächst Ihre regulären Öffnungs- bzw. Geschäftszeiten für die einzelnen Wochentage.
Diese müssen jedoch nicht mit den Zeiten übereinstimmen, zu denen Kunden Termine online buchen können. Wenn Sie beispielsweise bestimmte Zeiträume ausschließlich für interne Aufgaben freihalten oder nur an ausgewählten Tagen Termine anbieten möchten, können Sie die buchbaren Zeiten entsprechend einschränken.
Berücksichtigen Sie außerdem abweichende Öffnungszeiten, Feiertage oder Betriebsurlaub. So stellen Sie sicher, dass Ihren Kunden später nur Termine angezeigt werden, die auch tatsächlich stattfinden können.
4. Leistungen und Termineinstellungen festlegen
Nachdem Sie die grundsätzlichen Verfügbarkeiten festgelegt haben, erstellen Sie die Leistungen, die Ihre Kunden später online buchen können. Vergeben Sie dafür jeweils einen eindeutigen Namen, hinterlegen Sie eine kurze Beschreibung und fügen Sie bei Bedarf ein passendes Bild hinzu, damit Ihre Kunden direkt erkennen können, welche Leistung für ihr Anliegen die richtige ist. Anschließend legen Sie die jeweiligen Termineinstellungen fest.
Dazu gehören unter anderem:
- Dauer: Wie viel Zeit soll für die jeweilige Leistung standardmäßig eingeplant werden?
- Vor- und Nachbereitungszeiten: Benötigen Sie zusätzliche Zeit vor oder nach einem Termin? Auch unabhängig davon können Pufferzeiten sehr sinnvoll sein, um unvorhergesehene Verzögerungen abzufedern.
- Preis: Was kostet die Leistung und wie viel Mehrwertsteuer wird berechnet?
- Ressourcen und Mitarbeiter: Welche Ressourcen und Mitarbeiter werden für die Leistung benötigt?
- Verfügbarkeit: An welchen Tagen und in welchen Zeiträumen ist die Leistung verfügbar?
- Minimale und maximale Teilnehmerzahl: Handelt es sich um einen Einzeltermin oder um eine Veranstaltung, für die sich mehrere Personen anmelden können?
- Hinweise und Zusatzinformationen: Gibt es wichtige Informationen, die Sie Ihren Kunden vor der Buchung noch mitteilen möchten? Sollen sie beispielsweise bestimmte Unterlagen mitbringen, damit der Termin möglichst effektiv genutzt werden kann?
Nehmen Sie sich für diese Einstellungen ausreichend Zeit. Eine sorgfältige Konfiguration sorgt dafür, dass Ihre Leistungen später korrekt zur Buchung angeboten werden und die Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.
5. Mitarbeiter und Ressourcen hinzufügen
Im nächsten Schritt hinterlegen Sie alle Mitarbeiter, die Termine durchführen sollen, und weisen ihnen die entsprechenden Leistungen zu. Erfassen Sie dabei auch die individuellen Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten der einzelnen Personen. Wenn Ihre Mitarbeiter in unterschiedlichen Geschäftsstellen arbeiten, können Sie außerdem festlegen, wer an welchem Standort tätig ist.
Neben Ihren Mitarbeitern sollten Sie auch alle weiteren Ressourcen erfassen, die für die Durchführung der Termine benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise Behandlungsräume, Beratungsplätze, Geräte oder Fahrzeuge. Legen Sie zudem für jede Ressource fest, wann sie verfügbar ist.
Auf diese Weise berücksichtigt das System bei der Terminvergabe neben der Verfügbarkeit des Mitarbeiters auch die benötigten Ressourcen. Ein Termin kann somit nur dann gebucht werden, wenn sowohl der zuständige Mitarbeiter als auch alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind.
6. Kalender synchronisieren
Um Doppelbuchungen oder Terminkollisionen zu vermeiden, sollten Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter mit dem Terminbuchungssystem verknüpfen. Wenn Sie für bestimmte Ressourcen eigene externe Kalender verwenden, sollten Sie auch diese synchronisieren. Viele Lösungen bieten dafür direkte Schnittstellen zu gängigen Kalenderdiensten wie Google Kalender oder Outlook.
Durch die Synchronisation werden bereits vorhandene Termine automatisch berücksichtigt und die entsprechenden Zeiträume für die Online-Buchung blockiert. Gleichzeitig werden neue Termine direkt in die verbundenen Kalender übertragen.
Achten Sie darauf, dass die Synchronisation in beide Richtungen und in Echtzeit erfolgt. So müssen Ihre Mitarbeiter ihre Termine nicht parallel in mehreren Systemen pflegen und Ihre Kunden sehen jederzeit nur die tatsächlich verfügbaren Zeiten.
7. Buchungsseite individuell anpassen
Nachdem Sie alle grundlegenden Informationen hinterlegt haben, können Sie Ihre Buchungsseite an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Legen Sie dabei fest, welche Informationen Sie von Ihren Kunden benötigen, wie der Buchungsprozess ablaufen und wie die Buchungsseite aussehen soll.
Achten Sie dabei insbesondere auf folgende Bereiche:
- Buchungseinstellungen: Legen Sie unter anderem fest, in welchen Intervallen und wie weit im Voraus Termine gebucht werden können. Bestimmen Sie außerdem, ob und bis wann Kunden ihre Termine selbstständig absagen oder verschieben dürfen.
- Buchungsformular: Entscheiden Sie, welche Informationen Sie für die Durchführung des Termins benötigen und fragen Sie diese direkt bei der Buchung ab. Neben den Kontaktdaten können dies beispielsweise das konkrete Anliegen, besondere Wünsche oder weitere relevante Angaben sein. Beschränken Sie sich dabei auf die Informationen, die Sie tatsächlich benötigen.
- Design: Passen Sie Farben, Logo, Schriften und weitere Elemente ganz individuell an Ihr Corporate Design an. So fügt sich die Buchungsseite optisch in Ihren bestehenden Auftritt ein und ist für Ihre Kunden direkt als Teil Ihres Unternehmens erkennbar.
8. Automatische Benachrichtigungen einrichten
Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden nach der Buchung jederzeit über ihren Termin informiert sind, sollten Sie automatische Benachrichtigungen einrichten. Dazu gehört zunächst eine Terminbestätigung, die direkt nach der erfolgreichen Buchung versendet wird. Diese sollte alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und die gebuchte Leistung enthalten.
Zusätzlich können Sie automatische Terminerinnerungen einrichten und festlegen, wie lange vor dem Termin diese verschickt werden sollen. So müssen Ihre Mitarbeiter die Kunden nicht manuell an bevorstehende Termine erinnern, und Sie können gleichzeitig das Risiko von vergessenen Terminen und No-Shows um bis zu 75 % reduzieren.
Je nach System können außerdem weitere Nachrichten automatisiert versendet werden, beispielsweise bei Terminverschiebungen oder -absagen sowie Bewertungsanfragen nach dem Termin.
9. Testbuchung aus Kundensicht durchführen
Bevor Sie Ihre Online-Terminbuchung veröffentlichen, sollten Sie den gesamten Buchungsprozess einmal aus Kundensicht durchlaufen. Rufen Sie dazu Ihre Buchungsseite auf, wählen Sie eine Leistung und einen verfügbaren Termin aus, füllen Sie das Buchungsformular aus und schließen Sie die Buchung vollständig ab.
Prüfen Sie dabei nicht nur, ob alle Einstellungen korrekt übernommen wurden, sondern auch, ob der Buchungsprozess verständlich und möglichst einfach gestaltet ist: Werden die richtigen Leistungen und verfügbaren Termine angezeigt? Entspricht die Buchungsseite dem gewünschten Design und werden Logo, Farben und Schriften korrekt dargestellt? Funktioniert die Terminbuchung auch auf Mobilgeräten reibungslos? Sind alle Texte und Informationen verständlich? Werden nur die tatsächlich benötigten Angaben abgefragt? Wird die Buchungsbestätigung anschließend korrekt versendet?
Testen Sie außerdem, ob der gebuchte Termin wie vorgesehen in den entsprechenden Kalendern erscheint und die eingerichteten Automatisierungen ausgelöst werden. Falls Ihnen dabei Fehler oder unnötige Hürden auffallen, können Sie diese noch korrigieren, bevor Ihre Kunden die Buchungsseite nutzen.
10. Online-Terminbuchung auf Website, Google & Co. einbinden
Wenn bei Ihrer Testbuchung alles wie gewünscht funktioniert, können Sie Ihre Online-Terminbuchung veröffentlichen und für Ihre Kunden zugänglich machen. Platzieren Sie den Buchungslink dazu überall dort, wo potenzielle Kunden mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommen und einen Termin vereinbaren möchten.
Auf Ihrer Website können Sie beispielsweise einen gut sichtbaren „Termin buchen“-Button integrieren. Je nach System können Sie die Online-Terminbuchung zusätzlich mit der Google Terminbuchung in Ihrem Google Unternehmensprofil verknüpfen. Dann können Interessenten direkt über die Google-Suche oder Google Maps einen Termin bei Ihnen vereinbaren.
Auch weitere Kontaktpunkte wie Ihre Social-Media-Kanäle, E-Mail-Signaturen, Newsletter oder QR-Codes auf Flyern und anderen Printmaterialien eignen sich hervorragend, um auf Ihre Online-Terminbuchung aufmerksam zu machen. Je einfacher Ihre Buchungsseite zu finden und je unkomplizierter der Buchungsprozess ist, desto geringer ist die Hürde für Ihre Kunden, auch tatsächlich einen Termin zu buchen.
Online-Terminbuchung mit cituro einrichten: So einfach geht’s
Sie möchten eine Online-Terminbuchung einrichten, wissen aber nicht so recht, wie Sie anfangen sollen? Keine Sorge, mit cituro müssen Sie sich nicht allein durch sämtliche Einstellungen arbeiten. Unser integrierter Onboarding-Assistent unterstützt Sie direkt nach der Registrierung dabei, Ihr Konto Schritt für Schritt einzurichten.
Zu Beginn beantworten Sie lediglich zwei bis vier kurze Fragen zu Ihrer Branche und Ihrem Anwendungsfall. Auf Basis Ihrer Antworten bereitet cituro Ihr Konto automatisch vor und schlägt Ihnen passende Einstellungen und Terminarten vor. So müssen Sie nicht bei null anfangen und sparen wertvolle Zeit bei der Einrichtung.
Anschließend werden Sie durch die wichtigsten Bereiche der Software geführt. So lernen Sie die verschiedenen Funktionen des cituro Managers kennen und können sich schnell selbst zurechtfinden.
Fazit
Eine Online-Terminbuchung einzurichten, muss weder kompliziert noch zeitaufwendig sein. Mit dem passenden System und einer sorgfältigen Konfiguration können Sie schon in wenigen Schritten Ihre eigene Buchungsseite erstellen und Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, rund um die Uhr selbstständig Termine zu vereinbaren.
Wichtig ist, dass Sie sich vorab Gedanken über Ihre Leistungen, Verfügbarkeiten und internen Abläufe machen. Denn je besser Ihre Online-Terminbuchung auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist, desto reibungsloser funktioniert später auch die Terminvergabe.
Sie möchten direkt loslegen? Dann testen Sie cituro jetzt 14 Tage lang kostenlos und richten Sie ganz einfach Ihre eigene Online-Terminbuchung ein!
FAQ
Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen:
1. Wie richte ich eine Online-Terminbuchung ein?
Um eine Online-Terminbuchung einzurichten, benötigen Sie zunächst ein geeignetes System. Nach der Registrierung legen Sie Ihr Unternehmensprofil an, hinterlegen Ihre Öffnungszeiten und Verfügbarkeiten und erstellen die gewünschten Leistungen. Im nächsten Schritt fügen Sie Ihre Mitarbeiter und Ressourcen hinzu, synchronisieren die Kalender und passen Ihre Buchungsseite an Ihre individuellen Anforderungen an. Richten Sie außerdem automatische Benachrichtigungen ein und führen Sie eine Testbuchung durch. Wenn alles wie gewünscht funktioniert, können Sie Ihre Online-Terminbuchung veröffentlichen und beispielsweise auf Ihrer Website oder in Ihrem Google Unternehmensprofil einbinden.
2. Wie lange dauert es, eine Online-Terminbuchung einzurichten?
Die Dauer der Einrichtung hängt vom gewählten System sowie von Ihren individuellen Anforderungen ab. Eine einfache Buchungsseite mit wenigen Leistungen und Mitarbeitern kann in der Regel schnell eingerichtet werden. Komplexere Buchungsprozesse mit mehreren Standorten, Mitarbeitern und Ressourcen benötigen entsprechend etwas mehr Zeit.
3. Kann ich eine Online-Terminbuchung auch ohne Programmierkenntnisse einrichten?
Ja, die meisten modernen Online-Terminbuchungssysteme sind so konzipiert, dass Sie Ihre eigene Buchungsseite auch ohne Programmierkenntnisse einrichten können. Die notwendigen Einstellungen lassen sich in der Regel direkt über eine benutzerfreundliche Oberfläche vornehmen. Bei cituro unterstützt Sie zusätzlich ein integrierter Onboarding-Assistent bei der Einrichtung.
4. Kann ich meine Online-Terminbuchung nachträglich anpassen?
Ja, Sie können Ihre Einstellungen auch nach der Veröffentlichung jederzeit aktualisieren. So können Sie beispielsweise Leistungen hinzufügen oder bearbeiten, Verfügbarkeiten ändern, neue Mitarbeiter hinterlegen oder das Design Ihrer Buchungsseite anpassen. Dadurch können Sie Ihre Online-Terminbuchung flexibel an die sich verändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
