Terminverschiebungen sind zwar lästig, gehören aber zum Alltag – sowohl im Berufs- als auch im Privatleben. Ob das Meeting mit einem Geschäftspartner oder der Termin mit Ihrem Kunden: Es gibt Situationen, in denen sich Terminänderungen nicht vermeiden lassen. Das müssen Sie aber auch gar nicht, denn manche Dinge sind einfach nicht vorhersehbar. Viel wichtiger ist die Art und Weise, wie Sie eine Terminverschiebung kommunizieren – eine respektvolle und professionelle Kommunikation macht hier nämlich den entscheidenden Unterschied.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf Sie bei einer Terminverschiebung achten sollten, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und die Kundenbeziehung zu stärken. Spoiler: Am Ende des Artikels stellen wir Ihnen praktische Muster für eine Terminverschiebung per Mail zur Verfügung, die Sie ganz einfach übernehmen und individuell an Ihr Unternehmen anpassen können.
- Häufige Gründe für eine Terminverschiebung
- Die beste Vorgehensweise bei Terminverschiebungen
- Die richtige Kommunikation ist entscheidend
- Tipps für die richtige Kommunikation bei Terminverschiebungen
- Dos and Don’ts bei einer Terminverschiebung
- Muster für professionelle Terminverschiebungen
- Mit diesen 7 Maßnahmen reduzieren Sie Terminverschiebungen
- So unterstützt Sie cituro bei Terminverschiebungen
- Fazit
Häufige Gründe für eine Terminverschiebung
Terminverschiebungen können aus den unterschiedlichsten Gründen notwendig werden. Im Folgenden haben wir die häufigsten Ursachen für Sie auf einen Blick zusammengefasst:
- Unvorhergesehene Ereignisse: Krankheit von Mitarbeitern, ein familiärer Notfall oder ein dringender betrieblicher Anlass können dazu führen, dass ein Termin nicht wie geplant stattfinden kann.
- Terminüberschneidungen: Manchmal kann es zu unbeabsichtigten Terminkollisionen kommen, sei es durch einen falschen Eintrag oder eine kurzfristige Änderung im Kalender.
- Änderung der Planung: Es kann vorkommen, dass sich Projekte verzögern oder Prioritäten ändern, sodass Termine entsprechend angepasst werden müssen.
- Äußere Einflüsse: Streiks, extreme Wetterbedingungen oder technische Probleme können ebenfalls dazu führen, dass ein Termin verschoben werden muss.
- Kundenwunsch: In manchen Fällen kann eine Terminverschiebung auch vom Kunden selbst ausgehen.
Wichtig ist, dass Terminverschiebungen offen und ehrlich kommuniziert werden, um Unannehmlichkeiten und den Aufwand für alle Beteiligten zu minimieren.
Die beste Vorgehensweise bei Terminverschiebungen
Wenn sich eine Terminverschiebung nicht vermeiden lässt, ist es entscheidend, dass Sie so professionell und transparent wie möglich damit umgehen. Nur so können Sie Missverständnisse vermeiden, um die Kundenbeziehung nicht zu belasten. Mit einer klaren und strukturierten Vorgehensweise stellen Sie sicher, dass die Verschiebung reibungslos abläuft und von Ihren Kunden gut angenommen wird:
1. Notwendigkeit abwägen
Bevor Sie einen Termin verschieben, prüfen Sie, ob das wirklich notwendig ist oder ob es eine alternative Lösung gibt. Lässt sich das Anliegen möglicherweise auch telefonisch oder per Video-Call klären? Kann ein Kollege oder eine Kollegin den Termin für Sie übernehmen? Eine Terminverschiebung sollte immer das letzte Mittel Ihrer Wahl sein, um die Unannehmlichkeiten für beide Seiten zu minimieren. Wägen Sie daher sorgfältig ab, ob der Grund wirklich schwerwiegend genug ist.
2. Kunden frühzeitig benachrichtigen
Je früher Sie Ihren Kunden über die Terminänderung informieren, desto besser. Idealerweise sollte Ihre Nachricht den Kunden einige Tage vor dem geplanten Termin per E-Mail oder telefonisch erreichen, damit er sich darauf einstellen und in Ruhe einen neuen Termin mit Ihnen vereinbaren kann. Kurzfristige Absagen wirken unprofessionell und können für Verärgerung sorgen.
3. Entschuldigen und Wertschätzung ausdrücken
Entschuldigen Sie sich für die entstandenen Umstände, zeigen Sie Verständnis für die Situation des Kunden und danken Sie ihm für sein Entgegenkommen. Eine aufrichtige Entschuldigung gibt Ihrem Kunden trotz der Unannehmlichkeiten das Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Damit vermitteln Sie ihm, dass Sie ihn und seine Zeit respektieren.
4. Grund transparent benennen
Ehrlichkeit schafft Vertrauen und eine starke Kundenbindung. Erklären Sie Ihrem Kunden deshalb kurz und transparent den Grund für die Terminverschiebung – jedoch ohne sich dabei zu rechtfertigen. Eine nachvollziehbare Begründung erhöht das Verständnis und sorgt für eine positive Reaktion.
5. Alternativtermine anbieten
Teilen Sie dem Kunden nicht nur das „Problem“ der Terminverschiebung mit, sondern bieten Sie ihm auch direkt eine Lösung in Form von zwei oder drei Alternativterminen an. Wenn Sie ein Online-Terminbuchungssystem verwenden, können Sie entweder direkt mit Ihrem Kunden einen neuen Termin vereinbaren oder ihm den Link zusenden, unter dem er selbst einen neuen Termin auswählen kann. Wenn Sie möchten, können Sie Ihren Kunden auch darauf hinweisen, dass er den neuen Termin selbst wieder verschieben oder absagen kann. So gestalten Sie die erneute Terminfindung so effizient wie möglich und zeigen, dass Sie sich aktiv um eine schnelle Lösung bemühen.
6. Flexibel reagieren
Kunden fühlen sich besonders wertgeschätzt, wenn sie merken, dass Unternehmen auf ihre individuellen Bedürfnisse eingehen. Seien Sie daher offen für die Terminwünsche und Verfügbarkeiten Ihres Kunden. Bieten Sie ihm flexible Möglichkeiten an, um eine für beide Seiten passende Lösung zu finden. So demonstrieren Sie Ihrem Kunden, dass Sie wirklich an einer gemeinsamen Lösung interessiert sind und vermeiden Unzufriedenheit.
7. Neuen Termin bestätigen
Sobald Sie einen neuen Termin vereinbart haben, schicken Sie Ihrem Kunden umgehend eine Terminbestätigung. Eine kurze Nachricht mit allen wichtigen Details hilft Ihnen dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Liegt der Termin weiter in der Zukunft, können Sie zusätzlich am Vortag eine Terminerinnerung verschicken.
Die richtige Kommunikation ist entscheidend
Wie Sie Ihren Kunden über eine Terminverschiebung informieren, ist entscheidend für Ihre zukünftige Geschäftsbeziehung. Mit einer klaren, freundlichen und präzisen Nachricht erreichen Sie, dass der Kunde Verständnis zeigt und die Terminverschiebung nicht als Zeichen fehlender Kompetenz wahrnimmt. Eine höfliche, respektvolle und professionelle Kommunikation sorgt dafür, dass Ihr Kunde weiterhin Vertrauen in Ihr Unternehmen hat und unnötige Konflikte vermieden werden.
Tipps für die richtige Kommunikation bei Terminverschiebungen
Eine Terminverschiebung mag im ersten Moment zwar unangenehm sein, aber die Art und Weise, wie Sie sie kommunizieren, hat einen großen Einfluss darauf, wie Ihr Kunde damit umgeht. Wenn Sie die Änderung respektvoll und transparent erklären, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Kunde Verständnis zeigt und die Kundenbeziehung keinen dauerhaften Schaden nimmt.
Die Bestandteile einer professionellen Terminverschiebung per Mail
Diese wesentlichen Bestandteile machen eine erfolgreiche und strukturierte Terminverschiebung per Mail aus:
- Betreffzeile: Schon in der Betreffzeile sollte explizit auf die Terminverschiebung hingewiesen werden. Beispiel: „Verschiebung unseres Termins am [Datum]“ oder „Neuer Termin für unser Meeting am [Datum]“.
- Personalisierte Anrede: Beginnen Sie Ihre Mitteilung mit einer personalisierten Kundenansprache. Das zeigt dem Kunden, dass es sich um eine individuelle Nachricht handelt und stärkt die Beziehung.
- Klarer und prägnanter Einstieg: Stellen Sie direkt zu Beginn klar, um welchen Termin es geht. Kommen Sie dabei gleich auf den Punkt und machen Sie deutlich, dass eine Verschiebung notwendig ist. Entschuldigen Sie sich auch direkt für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
- Grund der Terminverschiebung: Erklären Sie kurz und nachvollziehbar, warum der Termin verschoben werden muss. Dabei ist Transparenz sehr wichtig, denn eine ehrliche Begründung schafft Verständnis und stärkt das Vertrauen.
- Alternative Lösungen: Bieten Sie Ihrem Kunden direkt proaktiv Alternativtermine an und erkundigen Sie sich nach seinen Terminwünschen. Damit zeigen Sie, dass Sie sich um eine kundenorientierte Lösung bemühen.
- Abschluss und Unternehmensdaten: Beenden Sie Ihre Nachricht freundlich und bedanken Sie sich noch einmal für das Verständnis des Kunden. Geben Sie in Ihrer Signatur Ihre vollständigen Unternehmensdaten an, um Ihrem Kunden alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.
- In der Kürze liegt die Würze: Halten Sie Ihre E-Mail so kurz wie möglich und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen. Eine zu lange Nachricht kann dazu führen, dass wichtige Details überlesen werden oder der eigentliche Grund – die Terminverschiebung – untergeht.
Angemessene Sprache
Achten Sie darauf, dass Ihre Wortwahl immer freundlich und respektvoll bleibt. Versuchen Sie, die Situation aus der Perspektive Ihres Kunden zu sehen und formulieren Sie die Terminverschiebung taktvoll. Eine transparente und ehrliche Erklärung der Gründe fördert nicht nur das Verständnis, sondern stärkt auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen. Gleichzeitig sollten Sie sich aufrichtig für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen und Ihre Wertschätzung für das Entgegenkommen Ihres Kunden zum Ausdruck bringen. Dafür können Sie auf Formulierungen wie beispielweise „zu meinem Bedauern“ oder „ich entschuldige mich aufrichtig“ zurückgreifen, um Empathie zu zeigen und das Anliegen verständnisvoll zu kommunizieren. Mit einer freundlichen und einfühlsamen Wortwahl schaffen Sie eine positive Basis, auf der sich die Kundenbeziehung auch langfristig erfolgreich entwickeln kann.
Dos and Don’ts bei einer Terminverschiebung
Dos:
✅ Frühzeitige Information an den Kunden senden
✅ Direkte Lösung in Form eines Alternativtermins anbieten
✅ Empathie für die Situation des Kunden zeigen
✅ Wertschätzung für das Entgegenkommen des Kunden ausdrücken
✅ Den Grund für die Verschiebung klar und transparent kommunizieren
✅ Flexibel auf die Terminwünsche des Kunden eingehen
✅ Den neu vereinbarten Termin umgehend per Mail bestätigen
✅ Die Kommunikation mit dem Kunden stets freundlich und respektvoll gestalten
Don’ts:
❌ Zu kurzfristige Absagen
❌ Missverständliche Kommunikation
❌ Den Kunden über den Grund der Verschiebung im Unklaren lassen
❌ Dem Kunden keine Lösung anbieten
❌ Sich zu sehr rechtfertigen
❌ Nur schwammige Erklärungen abgeben
❌ Terminwünsche des Kunden ignorieren und auf eigenen Vorschlägen beharren
❌ Unfreundliche oder gar respektlose Kommunikation
Muster für professionelle Terminverschiebungen
Manchmal lassen sich Terminänderungen einfach nicht vermeiden. In diesem Abschnitt finden Sie daher verschiedene Vorlagen, die Ihnen dabei helfen, Terminverschiebungen freundlich, wertschätzend und respektvoll zu kommunizieren:
Die lockere Terminverschiebung
Betreff: Änderung unseres Termins am [Datum]
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht dir gut! Leider muss ich unseren geplanten Termin am [Datum] verschieben, da [Grund, z. B. ein unvorhergesehenes Ereignis] dazwischengekommen ist und ich mir wirklich Zeit für dein Anliegen nehmen möchte.
Wäre es möglich, unseren Termin auf [neues Datum und Uhrzeit] zu verlegen? Alternativ können wir auch gerne einen anderen Termin finden. Lass mich einfach wissen, wann es dir am besten passt.
Ich danke dir für dein Verständnis und wünsche dir eine erfolgreiche Arbeitswoche! 😊
Liebe Grüße,
[Ihr Name]
[Unternehmensname]
[Kontaktdaten]
Die höfliche Terminverschiebung
Betreff: Neuer Termin für unser Meeting am [Datum]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
zu meinem Bedauern muss ich Ihnen mitteilen, dass unser geplantes Meeting am [Datum] leider nicht wie vorgesehen stattfinden kann. Dies liegt daran, dass [Grund, z. B. ein unvorhergesehenes Ereignis] dazwischengekommen ist. Ich entschuldige mich aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die durch diese kurzfristige Änderung entstehen.
Gerne biete ich Ihnen folgende Alternativtermine an:
- Alternativtermin 1: [Datum und Uhrzeit]
- Alternativtermin 2: [Datum und Uhrzeit]
Bitte teilen Sie mir rechtzeitig mit, ob einer dieser Termine für Sie infrage kommt oder Sie einen anderen Terminwunsch haben. Ich danke Ihnen vielmals für Ihr Verständnis und wünsche Ihnen ein schönes Wochenende! 😊
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Unternehmensname]
[Kontaktdaten]
Die Terminverschiebung mit Verweis auf die Online-Terminbuchung
Betreff: Terminverschiebung: Unser Termin am [Datum]
Hallo Frau/Herr [Name],
leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich unseren Termin am [Datum] aufgrund von [Grund, z. B. ein unvorhergesehenes Ereignis] nicht wahrnehmen kann und daher gezwungenermaßen verschieben muss. Ich entschuldige mich vielmals für die Umstände und hoffe auf Ihr Verständnis.
Damit wir einen für Sie optimalen Alternativtermin finden, können Sie alle verfügbaren Termine über unser Online-Terminbuchungssystem einsehen und direkt buchen. Bitte folgen Sie diesem Link [Link zum Buchungssystem], um einen neuen Termin auszuwählen, der für Sie am besten passt.
Sollten Sie weitere Fragen haben oder einen anderen Terminvorschlag machen wollen, stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne jederzeit zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen! 😊
Beste Grüße,
[Ihr Name]
[Unternehmensname]
[Kontaktdaten]
Mit diesen 7 Maßnahmen reduzieren Sie Terminverschiebungen
Um Terminverschiebungen Ihrerseits auf ein Minimum zu reduzieren, sind eine vorausschauende Planung und gute Organisation entscheidend. Mit diesen sieben einfachen, aber wirkungsvollen Maßnahmen können Sie selbst aktiv dazu beitragen, kurzfristige Änderungen zu verringern:
- Durchdachte Terminplanung mit genügend Zeitpuffern: Planen Sie immer genügend Zeitpuffer zwischen Ihren Terminen, wichtigen Meetings und Aufgaben ein. So bleiben Sie auch bei plötzlichen Verzögerungen flexibel.
- Frühzeitige Terminabsprache und -bestätigung: Sprechen Sie Termine frühzeitig mit Ihren Kunden ab und bestätigen Sie diese auch gleich schriftlich. Das schafft Verbindlichkeit und Klarheit für alle Beteiligten und minimiert das Risiko von Missverständnissen.
- Regelmäßige Überprüfung des Kalenders: Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Kalender, um sicherzugehen, dass alle eingetragenen Termine aktuell und korrekt sind und sich nicht überschneiden.
- Rechtzeitige Terminerinnerung: Erinnern Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig an anstehende Termine. So verringern Sie das Risiko, dass Termine einfach vergessen oder in letzter Minute abgesagt werden.
- Einsatz eines Online-Terminbuchungssystems: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Online-Terminbuchungssystem einführen, erleichtert das nicht nur Ihre Terminplanung, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Doppelbuchungen und Terminkollisionen.
- Offene Kommunikation: Sorgen Sie für einen klaren Informationsfluss – sowohl innerhalb Ihres Teams als auch gegenüber Ihren Kunden. Informieren Sie Ihre Kollegen frühzeitig über Abwesenheiten oder Änderungen und kommunizieren Sie Engpässe oder Verzögerungen offen nach außen, um Missverständnisse und kurzfristige Terminverschiebungen zu vermeiden.
- Kontrolle und Optimierung: Analysieren Sie regelmäßig die Gründe für Terminverschiebungen und leiten Sie daraus Verbesserungen für Ihre Prozesse ab. Was wäre nötig gewesen, um den Termin einzuhalten? Mit geeigneten Kennzahlen und einem übersichtlichen Dashboard behalten Sie Ihre Termintreue im Blick und können gezielt daran arbeiten.
So unterstützt Sie cituro bei Terminverschiebungen
Mit unserem Online-Terminbuchungssystem cituro sind Terminverschiebungen ein Kinderspiel: Sie können Termine bei Bedarf mit nur wenigen Klicks verschieben und Ihre Kunden werden automatisch per E-Mail über die Änderung informiert. Darüber hinaus haben Ihre Kunden auch die Möglichkeit, ihre Termine selbst rechtzeitig zu verschieben oder abzusagen. Dies ist bis zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt vor dem Termin möglich. Der ursprünglich gebuchte Zeitraum wird dann automatisch wieder freigegeben und kann sofort von anderen Kunden gebucht werden – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Und das Beste: cituro setzt schon viel früher an, um Terminverschiebungen möglichst zu vermeiden! Durch automatische Terminerinnerungen und -bestätigungen verringern Sie das Risiko kurzfristiger Absagen und können Terminausfälle sogar um bis zu 75 % reduzieren.
Zusätzlich unterstützen wir Sie bei Ihrer Ressourcenplanung: Ihr individueller Dienstplan enthält alle eingetragenen Abwesenheiten – ob Urlaub oder Krankheit. So behalten Sie jederzeit den Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams und vermeiden unangenehme Überraschungen wie versehentliche Buchungen während einer Abwesenheit. Dank Echtzeit-Synchronisierung mit Ihrem eigenen Kalender gehören auch Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen der Vergangenheit an. So funktioniert Ihre Terminplanung mit cituro zuverlässig und reibungslos – für Sie und Ihre Kunden!
Fazit
Terminverschiebungen gehören zwar zum Alltag, aber das macht sie nicht weniger ärgerlich. Da sie sich nicht immer vermeiden lassen, kommt es ganz darauf an, wie Sie damit umgehen – denn das macht für Ihre Kunden den entscheidenden Unterschied. Eine gut durchdachte Strategie hilft Ihnen dabei, mögliche negative Auswirkungen so gering wie möglich zu halten. Durch eine transparente, frühzeitige und wertschätzende Kommunikation sorgen Sie außerdem dafür, dass sich Ihre Kunden ernstgenommen fühlen und flexibel auf Änderungen reagieren können. Sie begegnen einer Terminverschiebung in der Regel automatisch positiver und mit mehr Verständnis.
Noch besser ist es jedoch, wenn es gar nicht erst zu Terminverschiebungen kommt: Mit vorausschauender Planung und intelligenten Lösungen wie cituro minimieren Sie kurzfristige Änderungen Ihrerseits und sorgen für eine reibungslose Terminplanung.
