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Frau tippt auf Laptop mit Schriftzug Copywriting

Terminausfälle verhindern: Mit diesen 8 einfachen Maßnahmen klappt’s garantiert!

17.04.2024 |

Unternehmen aller Branchen kennen das Problem – der Termin steht fest, doch der Kunde erscheint nicht zur vereinbarten Zeit oder schlimmer noch: überhaupt nicht! Der Behandlungsstuhl bleibt leer, das geplante Projekt kann nicht beginnen oder man wartet vergeblich auf den Kunden im Online-Meeting. Dies ist besonders ärgerlich, da Ihnen dadurch wertvolle Einnahmen entgehen und gleichzeitig anderen Kunden die Möglichkeit genommen wird, einen Termin für diesen Zeitpunkt zu buchen.

Aber muss das wirklich sein? Terminausfälle sind nichts, was Sie einfach so hinnehmen müssen! In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, warum Sie die Zahl Ihrer Terminausfälle unbedingt auf ein Minimum reduzieren sollten. Damit Ihnen das gelingt, verraten wir Ihnen acht einfache Maßnahmen, mit denen Sie Terminausfälle reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen können!

 

  1. Terminausfälle verhindern: 8 effektive Maßnahmen für Ihren Erfolg
  2. Diese Maßnahme gegen Terminausfälle sollten Sie unbedingt vermeiden
  3. Vorteile durch die Reduzierung von Terminausfällen
  4. Fazit

 

Terminausfälle mühelos verhindern: 8 effektive Maßnahmen für Ihren Erfolg

Kunden, die ohne vorherige Absage nicht zum vereinbarten Termin erscheinen, werden auch als No-Shows bezeichnet. Wahrscheinlich bemühen Sie sich bereits darum, sicherzustellen, dass Ihre Kunden keine Termine mehr versäumen. So ist es für Sie selbstverständlich, handgeschriebene Terminkärtchen auszuhändigen oder Ihre Kunden kurz vor dem Termin noch einmal telefonisch zu erinnern? Dann ist Ihnen bestimmt schon aufgefallen, dass diese Kärtchen oft verlegt werden oder Sie Ihre Kunden gar nicht erst erreichen, um sie persönlich an den Termin zu erinnern. Das Resultat: Sie investieren Zeit und Geld in Terminerinnerungen, ohne das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen acht Maßnahmen, die Ihnen dabei helfen, Terminausfälle effektiv zu minimieren:

 

1. Rechtzeitige Terminerinnerungen versenden

Die wohl wirksamste Maßnahme zur Vermeidung von unerwarteten Terminausfällen ist eine freundliche Erinnerung per E-Mail oder SMS. Mit einer Terminerinnerung lassen sich bereits bis zu 75 % der Terminausfälle verhindern und gleichzeitig wird Ihnen ein hohes Maß an Kundenorientierung nachgesagt.

 

2. Terminbestätigungen verschicken

Wenn Sie Terminbestätigungen per E-Mail oder SMS versenden, vermeiden Sie, dass Ihre Kunden Termininformationen falsch verstehen oder notieren. Ihre Kunden können Datum und Uhrzeit jederzeit nachlesen und den Termin in ihren eigenen Kalender übertragen.

 

3. Einfache Terminabsagen ermöglichen

Wird ein Termin rechtzeitig abgesagt, kommt es nicht zu einem Terminausfall, sondern andere Kunden bekommen die Chance, ihn zu ergattern. Halten Sie die Hürden für eine Terminabsage also so niedrig wie möglich und bieten Sie Ihren Kunden eine einfache und schnelle Möglichkeit, den Termin abzusagen – idealerweise unpersönlich und online. Die wahrscheinlich einfachste Lösung: Integrieren Sie die Terminabsage und -verschiebung direkt in Ihre Terminbestätigung.

 

4. Automatische Warteliste nutzen

Wenn Kunden ihre Termine rechtzeitig absagen, kann eine automatische Warteliste ins Spiel kommen. Wird bei Ihnen nämlich ein Termin frei, haben Kunden, die sich auf der Warteliste eingetragen haben, die Möglichkeit, diesen zu bekommen. So werden plötzlich freigewordene Termine automatisiert vergeben und ein Leerlauf vermieden.

 

5. Flexible Terminoptionen anbieten

Ihre Kunden sind berufstätig und haben daher oft Schwierigkeiten, Termine während der üblichen Arbeitszeiten wahrzunehmen. Schaffen Sie hier Abhilfe, indem Sie flexible Termine auch außerhalb der klassischen Öffnungszeiten vergeben – beispielsweise nach Feierabend oder am Wochenende.

 

6. Termine nicht zu weit im Voraus vergeben

Je weiter ein Termin in der Zukunft liegt, desto größer ist das Risiko, dass sich Pläne ändern und etwas dazwischenkommt – Terminausfälle werden wahrscheinlicher. Um dies zu verhindern, ist es sinnvoll, den Planungszeitraum bewusst kürzer zu halten. So können Ihre Kunden Termine realistischer einschätzen und einen Zeitpunkt wählen, der sich optimal mit ihren anderen Verpflichtungen vereinbaren lässt. Wenn Sie Termine immer nur einen Monat im Voraus vergeben und nicht zwei, drei oder gar sechs Monate, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Terminausfällen.

 

7. Anzahlungen verlangen

Eine Anzahlung kann bei sehr aufwändigen und hochpreisigen Terminen durchaus sinnvoll sein, um eine gewisse Verbindlichkeit zu schaffen. Von einer generellen Anzahlungspflicht zur Vermeidung von Terminausfällen raten wir Ihnen allerdings ab, da sonst die Gefahr besteht, dass Kunden abgeschreckt werden und erst gar keinen Termin bei Ihnen buchen.

 

8. Blacklist einführen

Wenn Kunden Ihren guten Willen immer wieder ausnutzen, sollten Sie ihnen in Zukunft keine weiteren Termine mehr einräumen und sich möglichst friedlich von ihnen trennen. Führen Sie eine Blacklist ein, um Kunden, bei denen es wiederholt zu Terminausfällen gekommen ist, von Ihren Dienstleistungen auszuschließen.

 

Diese Maßnahme gegen Terminausfälle sollten Sie unbedingt vermeiden

Das wohl Ärgerlichste an Terminausfällen ist, dass sie in den meisten Fällen mit den richtigen Maßnahmen absolut vermeidbar sind. Aber Vorsicht: Auch wenn es naheliegt, sind Ausfallhonorare nie der richtige Weg. Der Grund ist, dass schon die Berechnung des entstandenen Schadens in der Praxis äußerst kompliziert und sehr aufwändig durchzusetzen ist. Der organisatorische Aufwand für Ausfallhonorare sollte aber nicht Ihr größtes Problem sein, denn viel schlimmer ist die Außenwirkung – die betroffenen Kunden verlieren Sie garantiert. Dazu kommt, dass Mund-zu-Mund-Propaganda ein extrem mächtiges Instrument ist, das einen weitaus größeren Schaden anrichten kann als die entgangenen Einnahmen.

Denken Sie also immer daran, dass wir alle nur Menschen sind und Termine meistens nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Vergesslichkeit verpasst werden. Schließlich wollen Sie Ihre Kunden ja nicht vergraulen, sondern sie dazu bringen, ihre Termine einzuhalten oder rechtzeitig abzusagen. Anstatt Ihre Kunden also im Nachhinein für solche menschlichen Fehler zu bestrafen, empfehlen wir Ihnen, unsere Tipps und Empfehlungen umzusetzen. Das hat nicht nur eine wesentlich positivere Außenwirkung, sondern wird auch als kundenorientierter Service wahrgenommen und führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit – Terminausfälle gehören somit der Vergangenheit an.

 

Vorteile durch die Reduzierung von Terminausfällen

Kunden, die trotz eines vereinbarten Termins einfach nicht erscheinen, stellen ein großes Risiko für Ihr Unternehmen dar. Was auf den ersten Blick wie eine kleine Verschnaufpause in einem vollen Terminkalender aussieht, entwickelt sich schnell zu einem großen Problem. Wenn sich solche Vorfälle häufen, kann das im schlimmsten Fall die Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Wenn Sie jedoch aktiv gegen Terminausfälle vorgehen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, profitieren Sie von vielen Vorteilen:

 

1. Umsatzsteigerung

Kunden, die sich für einen Termin bei Ihnen entscheiden, erscheinen auch tatsächlich. Statt vor einem leeren Stuhl zu stehen und einen Terminausfall nach dem anderen zu verbuchen, empfangen Sie also zahlende Kunden, die Ihre wertvolle Zeit zu schätzen wissen.

 

2. Effizientere Nutzung von Ressourcen

Ressourcen wie beispielsweise Personal, Räumlichkeiten, Material, Ausrüstung & Co. sind mit hohen Kosten verbunden. Durch die Verringerung von Terminausfällen werden eine effizientere Planung und optimale Auslastung dieser Ressourcen möglich.

 

3. Höhere Kundenzufriedenheit und -bindung

Wenn Kunden pünktlich und ohne lange Wartezeiten bedient werden, verbessert sich das Kundenerlebnis und die Kundenzufriedenheit steigt. Ein reibungsloser Ablauf und möglichst kurze Wartezeiten sind daher Erfolgsfaktoren für Ihr Unternehmen und Ihre Kundenbindung. Denn Kunden, die positive Erfahrungen bei Ihnen gemacht haben, kommen mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder und bauen eine langfristige Beziehung zu Ihnen auf.

 

4. Weiterempfehlung

Unternehmen, die für ihre Qualität und Zuverlässigkeit bekannt sind, genießen ein positives Image. Dies trägt oft dazu bei, dass Sie neue Kunden gewinnen, da bestehende Kunden aufgrund ihrer persönlichen positiven Erfahrungen gerne Empfehlungen aussprechen.

 

5. Bessere Organisation und Planungssicherheit

Weniger Terminausfälle bedeuten, dass Sie Ihren Zeitplan besser organisieren und sich darauf verlassen können, dass er eingehalten wird. So können Sie effizienter arbeiten und sicherstellen, dass Sie jedem Kunden genug Zeit widmen. Gleichzeitig bedeutet es weniger Stress und Frustration für Sie und/oder Ihre Mitarbeiter: Denn sobald der Zeitplan durcheinandergerät, steigt das Risiko einer Terminkollision, die den Betriebsablauf stört und dem Unternehmen schaden kann. Eine zuverlässige Planung ist daher entscheidend für den langfristigen Erfolg.

 

Fazit

Terminausfälle sind eine allgegenwärtige Herausforderung, die erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg Ihres Unternehmens haben kann. Doch wie dieser Blogbeitrag zeigt, gibt es effektive und einfache Maßnahmen, damit Sie dieses Problem systematisch auf ein Minimum reduzieren und Ihre Ressourcen optimal nutzen können. Durch die Umsetzung der Maßnahmen profitieren Sie nicht nur von einer besseren Auslastung und höheren Umsätzen, sondern steigern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden und optimieren Ihre betriebliche Planung. Vermeiden Sie dabei aber unbedingt kontraproduktive Ansätze wie Ausfallhonorare, die das Verhältnis zu Ihren Kunden belasten können. Setzen Sie stattdessen auf kundenfreundliche Lösungen, die sowohl Ihre Effizienz steigern als auch das Vertrauen und die Loyalität Ihrer Kunden stärken.

In diesem Artikel haben wir Ihnen die acht wirksamsten Maßnahmen gegen Terminausfälle gezeigt, aber Sie wissen noch nicht so recht, wie Sie diese am besten einsetzen sollen? Unser intelligentes Online-Terminbuchungssystem unterstützt Sie dabei und reduziert Terminausfälle um bis zu 75 %. Dabei können Sie alle genannten Strategien vollautomatisch und mit minimalem Aufwand in Ihre tägliche Arbeit integrieren. Mit cituro gehören Terminausfälle endgültig der Vergangenheit an!

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Portrait von Emily Miller
Emily Miller
Rechtschreibperfektionistin und leidenschaftliche Content Creatorin mit jahrelanger Erfahrung im Online-Marketing, insbesondere in den Bereichen Social Media und Bloggen: Emily schreibt mit frischem Blick über verschiedenste Themen wie Online-Marketing, Business-Tipps oder alles Wissenswerte rund um das Thema Online-Terminvereinbarung.

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