Eigentlich müssten Sie mal wieder zum Friseur, der nächste Kontrolltermin beim Zahnarzt steht an oder die Inspektion Ihres Autos ist längst überfällig? Kennen Sie das auch? Dann sind Sie damit nicht allein. Oft stehen Terminvereinbarungen ganz oben auf der To-do-Liste, aber im hektischen Alltag bleibt diese Aufgabe auf der Strecke. Wenn Sie dann doch noch daran denken und zum Hörer greifen, verweist der Anrufbeantworter meist nur noch auf die längst verstrichenen Öffnungszeiten. Und so kommt es, dass viele Menschen die Vereinbarung wichtiger Termine vor sich herschieben.
Situationen wie diese sind der Grund dafür, dass sich über 70 % der deutschen Kunden eher für den Dienstleister entscheiden, der bei vergleichbarer Qualität eine Online-Terminvergabe anbietet. Kunden wollen ihre Termine online buchen, aber nur die wenigsten Unternehmen verfügen bisher über diesen Service. Doch woran liegt das?
Auch heute ist die Online-Terminbuchung noch mit vielen Vorurteilen behaftet und es kursieren zahlreiche Mythen rund um diesen Service. Viele Unternehmen sind der Meinung, dass noch zu viel gegen die Einführung eines Online-Terminbuchungssystems spricht. In diesem Blogbeitrag räumen wir mit den sieben häufigsten Vorurteilen über die Online-Terminbuchung auf – was ist wirklich dran an zu hohen Preisen, zu komplizierter Bedienung und Co.? Ist die Terminvergabe über das Internet wirklich mit Nachteilen verbunden?
Anschließend werden Sie genau wissen, was für eine Online-Terminvereinbarung spricht und warum es gut und wichtig ist, Ihren Kunden diese moderne und bequeme Möglichkeit anzubieten!
1. Vorurteil: “Eine Online-Terminbuchung brauche ich nicht!”
Auch im Jahr 2024 sind noch viele Dienstleister der Meinung, dass ihre Kunden Termine nicht online, sondern lieber telefonisch buchen. Aus zahlreichen Studien und der Zusammenarbeit mit unseren Kunden wissen wir allerdings, dass diese Annahme in der Praxis größtenteils nicht zutrifft. Auch Ihre Kunden sind berufstätig und kommen daher oft nicht dazu, während Ihrer Öffnungszeiten zum Telefon zu greifen, um einen Termin zu vereinbaren. Erst recht nicht, wenn mehrere Anrufe nötig sind, um Sie zu erreichen. Dank der Online-Terminvergabe können Ihre Kunden rund um die Uhr einen Termin vereinbaren. Somit können Sie 24/7 Termine entgegennehmen und Ihr Terminkalender füllt sich auch außerhalb Ihrer Arbeitszeit wie von selbst. Sie haben immer noch Bedenken? Dann möchten wir Ihnen hier ein paar Zahlen einer forsa Umfrage aus dem Jahr 2017 vor Augen führen:
Diese Zahlen zeigen, dass sich bereits vor sieben Jahren die Mehrheit aller Kunden unbedingt die Möglichkeit einer Online-Terminvereinbarung gewünscht hat!
Bisher haben wir nur darüber gesprochen, wie Ihre Kunden von diesem Service profitieren, aber auch Sie selbst können einen Nutzen daraus ziehen. Neben hochzufriedenen Kunden bieten Ihnen Online-Terminbuchungssysteme wie cituro vor allem folgende Vorteile:
- Bis zu 75% weniger Terminausfälle durch automatisierte Terminerinnerungen
- Terminbuchungen rund um die Uhr füllen Ihren Kalender auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten und das ganz ohne zeitaufwändiges Telefonieren
- Sie sichern sich gegenüber Ihrer Konkurrenz einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil
- Durch eine übersichtliche Terminplanung vermeiden Sie Doppelbuchungen sowie Leerlaufzeiten und sichern somit eine optimale Auslastung Ihrer Arbeitszeit
- Sie haben mehr Zeit und Energie für das Wesentliche: Ihre Kunden
2. Vorurteil: “Die Online-Terminbuchung führt zu mehr No-Shows!”
Verleitet die Online-Terminbuchung die Menschen nicht bloß dazu, Termine zu vereinbaren, die sie dann am Ende gar nicht wahrnehmen? Immerhin scheint doch alles ganz einfach und unverbindlich zu funktionieren? Tatsächlich ist genau das Gegenteil der Fall! Die Ergebnisse von bisher durchgeführten Praxisstudien belegen eindeutig: Hat der Kunde die Möglichkeit, in aller Ruhe einen Termin zu vereinbaren, wählt er diesen bewusster und sorgfältiger aus als bei einem Telefonat. Das liegt daran, dass er so eher in der Lage ist, andere bestehende Termine und Verpflichtungen zu berücksichtigen. Dies ist während eines Telefonats nicht in gleichem Umfang möglich, weshalb es hier häufig zu unüberlegten Zusagen kommt, die später doch nicht eingehalten werden können. Mit einem Online-Terminbuchungssystem wie cituro können so nachweislich No-Shows auf ein Minimum reduziert werden.
Die Terminbuchung über das Internet bietet darüber hinaus noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Kunden können den Termin nach erfolgreicher Buchung mit nur einem Klick in den eigenen Kalender übernehmen und ebenso einfach auch wieder verschieben oder absagen. Zusätzlich können Sie automatisiert Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail versenden – wann die Erinnerung versendet werden soll, bestimmen Sie ganz individuell. Das führt dazu, dass Absagen rechtzeitig eintreffen und stornierte Termine automatisch wieder zur Buchung freigegeben werden. So vermeiden Sie sowohl Fehlbuchungen als auch unnötige Leerlaufzeiten und können Ihre Terminausfälle effektiv um bis zu 75 % reduzieren. Machen Sie Ihren Kunden zudem klar, dass sie einen Termin auch ganz einfach absagen können, wenn doch einmal etwas dazwischenkommt.
3. Vorurteil: “Mit der Online-Terminbuchung geht der persönliche Kundenkontakt verloren!”
Computer, Laptops, Tablets und Smartphones – all diese Geräte haben eines gemeinsam: Sie haben unsere Welt in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert und sind heute aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen es uns, schnell und einfach mit Menschen auf der ganzen Welt zu kommunizieren – auch mit den Unternehmen vor der eigenen Haustür. Aber sind sie wirklich eine Bedrohung für die persönliche Interaktion, wie viele gerne behaupten?
Letztlich müssen Sie sich vor Augen halten, dass Sie mit einer Online-Terminbuchung zwar die persönliche Interaktion an dieser Stelle reduzieren, sie dafür aber an anderer Stelle ausweiten können: Wer weniger Zeit am Telefon verbringt, kann sich mehr Zeit für seine Kunden vor Ort nehmen und intensiver auf deren Bedürfnisse eingehen. Denn stellen Sie sich nur einmal vor, Sie sind gerade mit einem Kunden im Gespräch und müssen ihn dann alle 5 Minuten unterbrechen, um einen Anruf entgegenzunehmen. Das kommt nicht besonders gut an und sorgt schnell für Frust und Unzufriedenheit, da Sie Ihrem Kunden nicht Ihre volle Aufmerksamkeit widmen.
Nach wie vor hält sich das Vorurteil hartnäckig, dass Telefonate so viel persönlicher seien als die Online-Terminvereinbarung. Tatsächlich ist es aber so, dass der Mitarbeiter am anderen Ende des Telefons gar nicht weiß, mit wem er eigentlich gerade spricht und dem Kunden aufgrund von Zeitmangel oder hoher Arbeitsbelastung kaum Aufmerksamkeit entgegenbringen kann. So werden wichtige Details schnell übersehen oder vergessen und es entstehen Missverständnisse. Auch sprachliche Barrieren führen leicht zu Verständnisproblemen und Frustration, wodurch die Kommunikation deutlich erschwert wird. Wenn Kunden jedoch online Termine buchen, können sie dort alle wichtigen Details angeben, ohne befürchten zu müssen, dass Informationen missverstanden werden oder gar verloren gehen. Sie haben somit alle relevanten Daten immer zur Hand und können die komplette Terminhistorie nachvollziehen. Auf diese Weise können Sie Ihren Kunden einen wirklich persönlichen und individuellen Service bieten.
4. Vorurteil: “Eine Online-Terminbuchung ist zu standardisiert für mein Angebot!”
Dieses Vorurteil über die Online-Terminbuchung basiert häufig auf der Annahme, dass die eigenen Dienstleistungen zu komplex oder individuell seien, um sie in einem standardisierten Terminbuchungssystem abzubilden. Hierbei wird jedoch außer Acht gelassen, dass intuitive Online-Terminbuchungslösungen wie cituro darauf ausgelegt sind, sich individuell an Ihr Angebot anzupassen. Sie können jede einzelne Dienstleistung aus Ihrem Portfolio mit einer individuellen Zeitdauer anlegen. Sollten Sie Ihr Angebot später ausbauen oder feststellen, dass eine Leistung doch mehr oder weniger Zeit in Anspruch nimmt, können Sie alle Daten flexibel anpassen. Darüber hinaus können Kunden bei der Buchung jederzeit zusätzliche Bemerkungen hinterlassen, wenn besondere Anforderungen oder Bedürfnisse berücksichtigt werden müssen. Auf diese Weise ist es möglich, für jedes noch so komplexe oder individuelle Angebot eine Online-Terminbuchung anzubieten.
5. Vorurteil: “Die Bedienung einer Online-Terminbuchung ist viel zu kompliziert!”
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier: Gewohnheiten erleichtern unser Leben, da sie Entscheidungen automatisieren. Andererseits lassen sie oft aber auch keine Handlungsalternativen zu, denn „das haben wir schon immer so gemacht!“. Gewohnheiten sind bequem und die Motivation, etwas Neues zu erlernen, das nach einem großen Arbeitsaufwand klingt, hält sich verständlicherweise in Grenzen. Dabei müssen Sie kein Technikexperte sein und auch nicht viel Zeit investieren, um ein Online-Terminbuchungssystem bedienen zu können.
cituro überzeugt durch eine intuitive Benutzeroberfläche und eine einfache Navigation. Diese hohe Benutzerfreundlichkeit zieht sich durch die komplette Einrichtung und Nutzung unserer intelligenten Online-Terminbuchungssoftware – sie erklärt sich quasi von selbst. Sollten Sie dennoch irgendwelche Fragen oder Schwierigkeiten bei der Einrichtung und Verwendung haben, können Sie sich in unserem Helpcenter informieren oder direkt an unseren kompetenten Kundenservice wenden. Wir helfen Ihnen schnell und zuverlässig weiter!
6. Vorurteil: “Online-Terminbuchungssysteme sind unzuverlässig!”
Oft steckt hinter solchen Vorurteilen über die Online-Terminbuchung die Angst vor dem Neuen und dem Unbekannten. An dieser Stelle können wir Sie beruhigen: cituro garantiert Ihnen eine Systemverfügbarkeit von 99,99 %. Das ist möglich, da wir eine hochverfügbare Infrastruktur in ISO-zertifizierten Hochleistungszentren mit modernsten Sicherheitssystemen, Hard- und Software einsetzen, die 24/7 überwacht wird und mit dem vorhandenen Traffic skaliert. Dadurch ist die Ausfallwahrscheinlichkeit deutlich geringer als bei den meisten anderen Services, die wir täglich nutzen.
Sollte es dennoch im unwahrscheinlichsten Fall zu einem Systemausfall kommen, ergreifen wir umgehend entsprechende Maßnahmen, um den Betrieb in kürzester Zeit wiederaufzunehmen. Zu diesem Zweck führt cituro daher täglich automatische Backups durch, um sicherzustellen, dass alle Daten gesichert sind und im Notfall wiederhergestellt werden können. Denn Sicherheit und Zuverlässigkeit sind das A und O, wenn es um Online-Terminbuchungen geht. Bei auftretenden technischen Problemen steht Ihnen unser hilfsbereiter Kundensupport zur Verfügung!
Für moderne Online-Terminbuchungssysteme ist Datenschutz zudem extrem wichtig und wird entsprechend auch bei cituro großgeschrieben. Zum Schutz Ihrer Unternehmensdaten und der personenbezogenen Daten Ihrer Kunden erfüllt unsere Buchungssoftware selbstverständlich zu 100 % die strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO. Ihre unternehmensinternen Informationen werden durch modernste Verschlüsselungstechnologien vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Als SaaS-System (Software as a Service) können Sie unsere Terminbuchungslösung online über Ihren Browser nutzen und jederzeit von überall auf Ihre aktuellen Daten zugreifen. So sind Ihre Daten im Vergleich zu einem Papierkalender oder einer installierten Software auch dann sicher, wenn es in Ihrem Unternehmen beispielsweise zu einem Brand oder Einbruch kommt.
7. Vorurteil: “Online-Terminbuchungssysteme sind viel zu teuer!”
Dieses Vorurteil über die Online-Terminbuchung lässt sich durch eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung widerlegen. Überlegen Sie sich nur einmal, wie viele Termine bei Ihnen täglich, wöchentlich oder monatlich ohne rechtzeitige Absage ausfallen und was Ihnen dadurch an Einnahmen entgeht. Bedenken Sie auch, wie viele potenzielle Kunden Sie möglicherweise verlieren, wenn diese nach Feierabend einen Termin bei der Konkurrenz buchen, nur weil Sie keine Online-Terminvereinbarung anbieten. Dank der 24/7-Verfügbarkeit eines Online-Terminbuchungssystems kann das nicht mehr passieren! cituro hilft Ihnen dabei, Ihre Terminausfälle um bis zu 75 % zu reduzieren und darüber hinaus noch neue Kunden für sich zu gewinnen. So bieten Sie Ihren Kunden einen herausragenden Service und profitieren von einer deutlichen Umsatzsteigerung. Zusätzlich sparen Sie Zeit und Aufwand, da Ihre Kunden Termine selbstständig buchen können, ohne einen Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen zu müssen. Dies senkt die Kosten für die Terminverwaltung und steigert gleichzeitig Ihre Produktivität und Effizienz.
All diesen Aspekten steht lediglich eine niedrige monatliche Gebühr gegenüber, die Sie für diesen innovativen Service bezahlen müssen. Eine Investition, die sich langfristig sehr positiv auf Ihr Unternehmen auswirken wird. Sind Online-Terminbuchungssysteme also wirklich viel zu teuer?
Eine transparente Übersicht über die Preise der cituro-Pakete finden Sie auf unserer Preisseite. Darüber hinaus können Sie bestimmte Funktionen oder zusätzliche Kalender flexibel während Ihres monatlichen Abos hinzubuchen oder abbestellen.
Fazit
Das waren die sieben häufigsten Vorurteile über die Online-Terminbuchung – waren Sie anfangs auch skeptisch gegenüber der Online-Terminvergabe und haben sich in dem einen oder anderen Vorurteil wiedergefunden? Dann hat Sie dieser Blogbeitrag sicherlich davon überzeugt, dass die weit verbreiteten Vorbehalte völlig unbegründet sind und meist auf Fehlinformationen oder veralteten Daten beruhen. Online-Terminbuchungssysteme haben sich mittlerweile zu einem wertvollen Tool entwickelt: Sie sind nicht nur sicher und zuverlässig, sie sorgen auch für weniger Terminausfälle, eine höhere Kundenzufriedenheit, Zeitersparnis sowie eine Produktivitäts- und Umsatzsteigerung. Die vermeintliche Komplexität und überschaubare monatliche Abo-Kosten sollten Sie nicht davon abhalten, die Vorteile dieses leistungsstarken Tools zu nutzen, um Ihren Unternehmenserfolg auf das nächste Level zu bringen.
Wichtig: Sie müssen Ihre Terminvergabe nicht zu 100 % umstellen. Bieten Sie die Online-Terminvereinbarung als zusätzliche Buchungsoption an, bleiben Sie aber beispielsweise für weniger technikaffine Menschen weiterhin auch persönlich per Telefon erreichbar. Damit bieten Sie für alle Anforderungen den passenden Service. Die telefonisch vereinbarten Termine können Sie dann auch einfach und schnell von Hand im System erfassen, wenn Termine bei Ihnen überwiegend online gebucht werden.
Haben wir Sie von den Möglichkeiten unserer Online-Terminbuchungslösung überzeugt? Dann testen Sie cituro jetzt kostenlos und unverbindlich!
