24 Stunden am Tag, 168 Stunden in der Woche – das klingt nach viel Zeit, oder? Das sollte man zumindest meinen. Doch die Selbstständigkeit belehrt einen da meist eines Besseren. Denn Zeit ist ständig Mangelware: Aufgaben, Projekte, Meetings und endlose To-do-Listen bestimmen den Arbeitsalltag. Es zählt jede Stunde, schließlich ist Zeit Ihr wertvollstes Gut. Wer also das Beste aus seiner Zeit machen will, braucht ein effizientes Zeitmanagement. Aber auch mit einem optimalen Zeitmanagement lässt sich die Menge an Aufgaben, die eine Selbstständigkeit mit sich bringt, oft nicht allein bewältigen. Was Sie also tun können? Grundsätzlich gibt es hier zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit: Sie delegieren die anfallenden Aufgaben an Ihre Mitarbeiter. Voraussetzung dafür ist, dass Sie ein starkes und engagiertes Team aufbauen, das Sie stets unterstützt und sich mit Leidenschaft für Ihre Vision einsetzt.

Die andere Möglichkeit möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vorstellen: Das Outsourcing von Aufgaben an externe Dienstleister. Erfahren Sie, wie Outsourcing Ihnen dabei hilft, wertvolle Zeit einzusparen und welche Aufgaben sich dafür besonders eignen. Bis zum Ende lesen lohnt sich: Als Bonus verraten wir Ihnen einige nützliche Tipps für die Auswahl des richtigen Dienstleisters.

Was bedeutet Outsourcing?

Der Begriff Outsourcing stammt aus dem Englischen und setzt sich aus den Wörtern out(side), (re)sourc(e) und (us)ing zusammen. Im Deutschen wird darunter die Nutzung externer Ressourcen verstanden. Outsourcing bezeichnet somit die Auslagerung einzelner Leistungen, Teilbereiche oder Geschäftsprozesse an externe Dienstleister oder Partner. Unternehmen nutzen diese Strategie, um einen Teil ihrer Tätigkeiten auf andere Unternehmen zu übertragen, weil sie beispielsweise nicht über das nötige Wissen verfügen oder der damit verbundene Aufwand viel zu hoch wäre. Auf diese Weise müssen sie die jeweiligen Aufgaben nicht mehr selbst erbringen und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Damit werden Ziele wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen oder der Zugang zu speziellen Fähigkeiten und Know-how verfolgt.

Warum ist Outsourcing sinnvoll?

Bevor Aufgaben ausgelagert werden können, steht eine Menge an: Geeignete Dienstleister suchen und vergleichen, Vertragsverhandlungen durchführen und schließlich den optimalen Anbieter auswählen. Sind diese Hürden geschafft, muss die Qualitätskontrolle der Arbeit des Dienstleisters fest in den Arbeitsalltag eingebunden werden. Auch wenn sich das im ersten Moment nach viel Zeit und Aufwand anhört, lohnt es sich in zahlreichen Bereichen durchaus, Aufgaben an externe Experten auszulagern. Vergleichen Sie nur einmal die Anstrengungen, die Sie unternehmen müssten, um spezielles Know-how aufzubauen oder bestimmte Maschinen anzuschaffen, mit der Beauftragung eines Dienstleisters. Wer dennoch den steinigen Weg gehen und die Aufgaben selbst übernehmen will, riskiert nicht selten, dass die Qualität der Arbeit leidet. Durch das Outsourcing von Aufgaben, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, können Sie Ihre Unternehmensprozesse effizienter gestalten und von zahlreichen Vorteilen profitieren:

#1 Kosteneinsparung

Unternehmen streben in der Regel eine hohe Qualität für ihre Kunden an. Doch Qualität hat immer ihren Preis. Zwar kostet die Zusammenarbeit mit Dienstleistern selbstverständlich auch Geld, dennoch bietet Outsourcing hier eine enorme Entlastung: Die ausgelagerten Aufgaben beanspruchen keine internen Ressourcen mehr wie etwa Personal, Technologien oder Maschinen. Durch die Beauftragung von Experten können die entsprechenden Aufgaben effizienter und effektiver erledigt werden. Zudem arbeiten externe Dienstleister häufig auf flexibler Vertragsbasis, sodass sich die anfallenden Kosten am tatsächlichen Aufwand orientieren. Auch Betriebskosten können reduziert oder sogar ganz eingespart werden, indem Raum-, Energie- und sonstige Betriebskosten für eigenes, eingespartes Personal entfallen.

#2 Zugang zu Expertenwissen und Ressourcen

Externe Dienstleister sind Experten auf ihrem Gebiet und verfügen über viel Erfahrung, Kompetenz sowie Fachwissen. Darüber hinaus können sie auf ein weitreichendes Unternehmensnetzwerk zurückgreifen und erhalten so oft Zugang zu qualitativ hochwertigen Ressourcen und Dienstleistungen zu günstigeren Konditionen. Aufgrund ihrer Expertise und des notwendigen Know-hows sind sie in der Lage, komplexe Aufgaben effizient und professionell zu erledigen.

#3 Flexibilität und Skalierbarkeit

Kommt Ihnen diese Situation auch bekannt vor? Es gibt Phasen, in denen man sich vor Arbeit kaum retten kann, und dann wiederum solche, in denen es eher ruhiger zugeht. Diese Erfahrung macht jedes Unternehmen früher oder später. Umso wichtiger ist es daher, in solchen Situationen flexibel auf Veränderungen der Auftragslage reagieren zu können. Outsourcing bietet Ihnen die Möglichkeit, genau dann auf externe Unternehmen zurückzugreifen, wenn Sie diese auch wirklich benötigen. Bei erhöhtem Arbeitsaufkommen können sie schnell und effizient hinzugezogen werden, ohne die internen Kapazitäten zu überlasten. Sie sollten dabei jedoch immer bedenken, dass Sie von Ihrem Dienstleister und seiner Arbeit abhängig sind, wodurch er sich Ihnen gegenüber in einer vorteilhaften Position befindet.

#4 Fokus auf Kernkompetenzen

Durch das Outsourcing von Aufgaben außerhalb Ihrer Kernkompetenzen sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie wiederum in Ihr Kerngeschäft investieren können. Statt sich also mit zeitintensiven Tätigkeiten zu beschäftigen, für die Ihnen das nötige Know-how fehlt, können Sie Ihren Fokus auf strategische Entscheidungen und wertschöpfende Leistungen legen. So stellen Sie den Erfolg Ihres Unternehmens sicher.

Welche Aufgaben eignen sich für das Outsourcing?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet, sondern muss für jedes Unternehmen sehr individuell betrachtet werden. Welche Aufgaben oder Teilaufgaben sich für das Outsourcing eignen, hängt vor allem von Branche, vorhandener Expertise, Geschäftsmodell und Positionierung des Unternehmens ab. Besonders allgemeine Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören und nicht wertschöpfend sind, können in der Regel besonders gut und gewinnbringend ausgelagert werden:

#1 Buchhaltung

Sie müssen in Ihrem Unternehmen jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen behalten. Diese Aufgabe ist jedoch sehr zeit- und arbeitsintensiv. Dennoch darf sie nicht vernachlässigt werden, schließlich ist sie für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich. Wenn Sie Ihre Buchhaltung in kompetente und erfahrene Hände geben, können Sie sicher sein, dass Ihre Finanzen professionell verwaltet werden. In der Zwischenzeit können Sie sich auf Ihre unternehmerischen Ziele konzentrieren.

#2 Recruiting

Die Einstellung von qualifiziertem Personal ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Die Suche nach geeigneten Mitarbeitern beansprucht jedoch eine Menge Zeit, Ressourcen und Know-how. Durch die Auslagerung des Recruiting-Prozesses an spezialisierte Personalberatungen oder Headhunter sparen Sie wertvolle Unternehmensressourcen und profitieren gleichzeitig von hoch qualifizierten Mitarbeitern für Ihr Unternehmen.

#3 IT-Services und technische Wartungen

Störungen und Ausfälle Ihrer IT-Infrastruktur beeinträchtigen Ihre Arbeit und verursachen neben unnötigen Ausfallzeiten auch erhebliche Kosten. In solchen Fällen ist schnelle und kompetente Hilfe gefragt. Da IT-Services und technische Wartungen spezielles Fachwissen erfordern, ist es sinnvoll, auf erfahrene Experten zu vertrauen. Externe IT-Dienstleister können bei technischen Problemen schnell und effizient helfen, regelmäßige Wartungen durchführen und für einen reibungslosen Betrieb sorgen.

#4 Marketing

Marketing spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, neue Kunden zu gewinnen und den Bekanntheitsgrad einer Marke zu steigern. Ob Content-Erstellung, Suchmaschinenoptimierung (SEO) oder Social Media Management – eines haben diese Aufgaben gemeinsam: Es ist wichtig, über entsprechendes Fachwissen zu verfügen und immer auf dem neuesten Stand der aktuellen Entwicklungen im jeweiligen Bereich zu sein. Die Expertise von Marketingagenturen sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen online sichtbar ist und erfolgreich wächst. So können Sie Ihre Marketingstrategie gezielt verbessern.

#5 Kundenservice

Nichts ärgert Ihre Kunden bei Problemen mit Ihrer Dienstleistung mehr als ein inkompetenter und unzuverlässiger Kundensupport. Ihr Kundenservice entscheidet also darüber, ob Sie aus einem unzufriedenen Kunden wieder einen zufriedenen Kunden machen können oder ob Sie ihn möglicherweise an die Konkurrenz verlieren. Denken Sie also immer daran, wie wichtig ein hervorragender Kundendienst ist. Durch Outsourcing an externe Callcenter oder Kundendienstspezialisten können Sie Ihren Kunden einen professionellen und kompetenten Service bieten, während Sie Ihre Ressourcen in anderen Bereichen optimal einsetzen können. Achtung: Der Kundenservice ist ein sehr wichtiger Kontaktpunkt zu Ihren Kunden und entscheidet, wie bereits beschrieben, über den weiteren Verlauf der Kundenbeziehung. Daher sollten Sie sich abhängig von der Positionierung Ihres Unternehmens sehr gründlich überlegen, ob dieser Ansatz der richtige für Sie ist.

Wie können Sie herausfinden, für welche konkreten Aufgaben in Ihrem Unternehmen Outsourcing sinnvoll ist?

Um herauszufinden, welche Aufgaben Sie auslagern sollten, ist es wichtig, sich einen Überblick über die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verschaffen. Erstellen Sie dazu eine To-do-Liste mit allen Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen. Bewerten Sie anschließend jede einzelne nach den folgenden Kriterien:

• Kernkompetenzen: Welche Aufgaben stehen in direktem Zusammenhang mit Ihren Kernkompetenzen und Ihrem Fachwissen? Diese sollten Sie auf keinen Fall auslagern, da sie den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend beeinflussen.
• Wiederkehrende To-dos: Welche Aufgaben fallen regelmäßig an und sind zwar zeitintensiv, aber weitgehend standardisiert? In der Regel finden hier jedes Mal die gleichen Arbeitsschritte statt. Daher ist Outsourcing an dieser Stelle sinnvoll, um Zeit für wichtigere Themen zu gewinnen.
• Know-how: Welche Aufgaben erfordern spezielle Fachkenntnisse, über die Sie eventuell nicht verfügen oder für deren Erwerb Ihnen schlicht die Zeit fehlt? Vertrauen Sie hier auf Experten mit Erfahrung und entsprechendem Know-how.
• Zeitintensive Tätigkeiten: Welche Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch, müssen aber nicht unbedingt von Ihnen erledigt werden? Durch Outsourcing schaffen Sie Freiräume für strategische Entscheidungen und die Umsetzung wichtiger Projekte.
• Engpässe: Welche Aufgaben bringen Sie regelmäßig an Ihre Kapazitätsgrenzen oder stellen Sie vor große Herausforderungen? Indem Sie diese Arbeiten auslagern, können Sie Engpässe vermeiden und eine effizientere Arbeitsweise sicherstellen.

Tipps für die Auswahl des richtigen Dienstleisters

Die Auswahl des richtigen Dienstleisters für die Auslagerung von Aufgaben ist der wichtigste Schritt, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen und damit den gewünschten Nutzen zu erzielen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt, unter denen sich leider nicht selten auch schwarze Schafe befinden. Deshalb entscheidet die richtige Auswahl über Erfolg oder Misserfolg eines Outsourcing-Projekts. Das sollte Sie jedoch nicht entmutigen – ganz im Gegenteil: Mit unseren Tipps finden Sie Ihren optimalen Partner!

#1 Qualität

Qualität ist das A und O. Ein Dienstleister, der keine qualitativ hochwertige Arbeit abliefert, kostet Sie nur unnötig Zeit und Geld. Vergewissern Sie sich, dass die Arbeit ernst genommen und professionell ausgeführt wird. Außerdem sollte der Dienstleister strenge Qualitätskontrollen vornehmen, um mangelhafte Ergebnisse und mehrfache Korrekturschleifen zu vermeiden.

#2 Fachkompetenz und Erfahrung

Achten Sie darauf, dass der Anbieter über die nötige Fachkompetenz und entsprechende Erfahrung verfügt, um die Aufgaben professionell durchführen zu können. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Recherche auch Referenzen, Erfolgsgeschichten und Kundenmeinungen, um sich ein umfassendes Bild von der Qualität des Dienstleisters machen zu können. Fundierte Expertise und eine überzeugende Erfolgsbilanz im jeweiligen Tätigkeitsfeld stellen wesentliche Kriterien dar.

#3 Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit

Es ist sehr wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihr Partner vertrauenswürdig und zuverlässig ist. Schließlich tauschen Sie Daten und Informationen aus, die es zu schützen gilt. Überprüfen Sie daher, ob der Dienstleister einen guten Ruf hat und seinen Verpflichtungen zuverlässig nachkommt. Transparente Kommunikation, klare Vertragsbedingungen und ein gutes Image in der Branche sind Anhaltspunkte für die Seriosität eines Dienstleisters.

#4 Flexibilität

Achten Sie darauf, ob sich der Anbieter flexibel an neue sowie sich verändernde Bedingungen anpassen und mit der Entwicklung Ihres Unternehmens mithalten kann. Nur so können Sie sich sicher sein, dass er auch Ihren zukünftigen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht werden kann.

#5 Transparente Kommunikation

Eine erfolgreiche Kooperation basiert auf einer effizienten und transparenten Kommunikation. Insbesondere, da die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister einen hohen Kommunikations- und Koordinationsaufwand mit sich bringt. Es empfiehlt sich deshalb, zu prüfen, ob der Dienstleister klare Kommunikationswege und regelmäßige Absprachen anbietet. Nur so kann eine reibungslose Zusammenarbeit erfolgen und eine ehrliche wie auch vertrauensvolle Partnerschaft entstehen.

#6 Budget

Holen Sie Angebote von verschiedenen Dienstleistern ein und vergleichen Sie die Kosten. Natürlich sollte der Preis Ihr festgelegtes Budget nicht sprengen, allerdings darf er auch nicht das ausschlaggebende Kriterium sein. Denn Qualität hat nun einmal ihren Preis und es ist wichtig, den Wert der erbrachten Leistungen zu betrachten. Entscheidend ist letztlich ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

#7 Kundenservice

Wie bereits erwähnt, ist ein inkompetenter und unzuverlässiger Kundenservice äußerst frustrierend. Stellen Sie daher sicher, dass Sie bei Ihrem Dienstleister einen festen Ansprechpartner haben, der Ihnen bei Fragen oder Problemen zuverlässig zur Seite steht und Ihre Anliegen jederzeit ernst nimmt.

Mit Sicherheit stellen Sie sich nun auch die Frage, wo Sie am besten nach geeigneten Dienstleistern suchen können. In unserer zunehmend digitalisierten Welt stehen Ihnen dafür über das Internet unzählige Datenbanken, Verzeichnisse und auch die sozialen Medien zur Verfügung. Eine weitere Möglichkeit sind zudem persönliche Referenzen: Fragen Sie in Ihrem beruflichen Netzwerk nach Tipps, oft werden Sie so fündig. Persönliche Empfehlungen haben den Vorteil, dass Sie im Vorhinein bereits wissen, dass die genannten Dienstleister zuverlässig sind und gute Arbeit leisten.

Fazit

Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, Aufgaben außerhalb ihrer Kernkompetenzen auszulagern, wenn beispielsweise der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen steht oder notwendige Fachkenntnisse fehlen. So können Sie sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern und von zahlreichen Vorteilen wie unter anderem Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen profitieren. Welche Aufgaben Sie auslagern sollten, muss immer individuell betrachtet und bewertet werden. Verschaffen Sie sich deshalb einen Überblick über alle Aufgaben, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig anfallen. Anschließend können Sie sowohl die mit Ihren Kernkompetenzen verbundenen Aufgaben als auch die Tätigkeiten identifizieren, die sich für die Auslagerung an andere Unternehmen eignen. Der wichtigste Schritt besteht darin, den richtigen Dienstleister für Ihre Bedürfnisse zu finden, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten und die gewünschten Erfolge zu erzielen.