Barrierefreie Terminvereinbarung: So schaffen Sie einen gleichberechtigten Zugang für alle

Einen Termin zu vereinbaren – sei es beim Arzt, beim Friseur oder für ein Beratungsgespräch – gehört für viele Menschen zum Alltag. Doch was, wenn genau dieser Schritt zur unüberwindbaren Hürde wird? Was, wenn schon der Zugang zur Website scheitert, Anrufe zur Herausforderung werden oder der Buchungsprozess einfach zu kompliziert und verwirrend ist?

Für Millionen von Menschen mit Behinderungen oder altersbedingten Einschränkungen ist genau das die Realität. Dabei sollte eine Terminvereinbarung vor allem einfach, schnell und für alle zugänglich sein. Mit anderen Worten: barrierefrei. Auch der Gesetzgeber macht mittlerweile deutlich, dass viele digitale Angebote zukünftig barrierefrei nutzbar sein müssen. Doch Barrierefreiheit ist weit mehr als nur eine rechtliche Pflicht – sie ist ein Zeichen von Respekt, gleichberechtigtem Zugang und gelebter Inklusion.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie eine barrierefreie Terminvereinbarung konkret aussieht und wie Sie mit cituro und dem KI-Telefonassistenten von VITAS eine barrierefreie Terminbuchung – sowohl online als auch telefonisch – ermöglichen.

1. Warum ist die barrierefreie Terminvereinbarung so wichtig?
2. Was bedeutet barrierefreie Terminvereinbarung konkret?
3. Typische Barrieren bei der Terminvereinbarung
4. So funktioniert die barrierefreie Online-Terminvergabe – mit cituro
5. cituro und VITAS: Gemeinsam für eine barrierefreie Terminvereinbarung
6. Fazit

Warum ist die barrierefreie Terminvereinbarung so wichtig?

Für die meisten Menschen ist die Terminvereinbarung eine Selbstverständlichkeit und in der Regel schnell und einfach erledigt. Für Menschen mit Behinderungen oder altersbedingten Einschränkungen kann genau dieser Schritt jedoch oft sehr schwierig sein. Denn in Deutschland lebt fast jeder zehnte Mensch mit einer anerkannten Schwerbehinderung. Hinzu kommen Millionen ältere Menschen, deren motorische oder kognitive Fähigkeiten mit dem Alter nachlassen. Selbst eine vermeintlich einfache Aufgabe wie die Terminbuchung kann für sie schnell zu einer überwältigenden Herausforderung werden.

Barrieren bei der Terminvereinbarung betreffen also längst nicht mehr nur eine kleine Gruppe von Menschen. Und trotzdem: Wer Probleme damit hat, eine Website zu bedienen, ein Telefongespräch zu führen oder einem komplexen Buchungsprozess zu folgen, wird dadurch oft systematisch ausgeschlossen – etwa von medizinischen Angeboten, Dienstleistungen, Beratungen oder Freizeitaktivitäten. Das schränkt nicht nur die persönliche Freiheit ein, sondern auch die Teilhabe am gesellschaftlichen Leben und den Zugang zu wichtigen Leistungen.

Eine barrierefreie Terminvereinbarung ist deshalb kein überflüssiger Luxus, sondern eine grundlegende Voraussetzung für Chancengleichheit und Selbstbestimmung. Sie ermöglicht es allen Menschen, Termine selbstständig und ganz ohne fremde Hilfe zu vereinbaren – und gibt ihnen ein Stück weit die Kontrolle über ihr eigenes Leben zurück. Und genau das ist es, was Inklusion im Alltag ausmacht.

Was bedeutet barrierefreie Terminvereinbarung konkret?

Die Terminvereinbarung sollte für alle Menschen zugänglich sein – ganz egal, ob sie von Seh- oder Hörbeeinträchtigungen, motorischen oder kognitiven Einschränkungen betroffen sind. Barrierefreie Terminvereinbarung bedeutet: Niemand wird ausgeschlossen und jeder kann selbstständig einen Termin vereinbaren. In der Realität sind jedoch viele Menschen auf fremde Hilfe angewiesen – oder müssen im schlimmsten Fall ganz auf einen Termin verzichten.

Besonders in der digitalen Welt zeigt sich dieses Problem deutlich, denn Termine werden heute immer häufiger über Online-Terminbuchungssysteme vereinbart. Was für viele von uns praktisch ist, kann für Menschen mit Behinderungen oder Einschränkungen eine echte Herausforderung darstellen. Deshalb wird digitale Barrierefreiheit immer wichtiger.

Damit digitale Angebote für alle nutzbar werden, gibt es klare Anforderungen – allen voran die Richtlinien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1. Die Einhaltung des Konformitätslevels AA wird durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für viele Unternehmen ab jetzt sogar zur Pflicht.

Die WCAG 2.1 AA: Die 4 Prinzipien der Barrierefreiheit

Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 AA basieren auf vier Grundprinzipien, die digitale Angebote erfüllen müssen, um barrierefrei zu sein:

• Wahrnehmbarkeit: Inhalte müssen so gestaltet sein, dass sie von allen Nutzern wahrgenommen werden können – unabhängig von ihren Fähigkeiten oder Einschränkungen. Dazu gehören vor allem Alt-Texte für Bilder, Untertitel für Videos und klare Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund.
• Bedienbarkeit: Websites müssen auch ohne Maus bedienbar sein – z. B. über die Tastatur oder die Sprachsteuerung.
• Verständlichkeit: Benutzeroberfläche und Inhalte müssen klar, logisch und verständlich sein – z. B. durch einfache Sprache und eine intuitive Navigation.
• Robustheit: Die Website muss mit gängigen Browsern, verschiedenen Endgeräten und technischen Hilfsmitteln (z. B. Screenreadern) kompatibel sein.

Typische Barrieren bei der Terminvereinbarung

Ob online oder telefonisch – die Terminvereinbarung kann schnell zum frustrierenden Erlebnis werden, wenn wichtige Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Das sind typische Barrieren bei der Terminvereinbarung:

Typische Barrieren bei der Online-Terminvereinbarung

Schon kleine Hindernisse im Design oder bei der Bedienung können dazu führen, dass Termine online gar nicht erst vereinbart werden können:

• Bedienung nur per Maus möglich: Viele Websites lassen sich gar nicht oder nur teilweise per Tastatur bedienen. Das macht es besonders Menschen mit Bewegungseinschränkungen sehr schwer, sie zu nutzen.
• Fehlende Unterstützung von Screenreadern: Blinde Menschen sind auf Screenreader angewiesen, die ihnen die Inhalte von Websites vorlesen. Fehlen allerdings wichtige Elemente wie beispielsweise Alt-Texte, kann der Screenreader die Seite nicht richtig erfassen und es gehen wichtige Informationen verloren.
• Unzureichende Farbkontraste und zu kleine Schriftgrößen: Für Menschen mit eingeschränkter Sehfähigkeit sind schwache Farbkontraste (z. B. hellgraue Schrift auf weißem Hintergrund) und winzige Texte ohne Zoom-Möglichkeit eine große Hürde.
• Unverständliche Formulare: Unübersichtliche Formulare ohne logischen Aufbau, mit zu vielen Pflichtfeldern oder ohne hilfreiche Rückmeldungen (z. B. fehlende Hinweise, warum ein Feld falsch ausgefüllt wurde) führen schnell zu Frust und dem Abbruch der Terminbuchung.
• Komplizierte Sprache und viele Fremdwörter: Vor allem Fremdwörter und umständliche Formulierungen sind für Menschen mit kognitiven Einschränkungen nur schwer verständlich.
• Technische Hürden: Die Nutzung wird durch veraltete Technologien, fehlende mobile Optimierung oder unnötig lange Ladezeiten sehr umständlich.

Typische Barrieren bei der telefonischen Terminvereinbarung

Auch bei der telefonischen Terminvereinbarung gibt es zahlreiche Stolpersteine. Für viele Menschen ist selbst ein scheinbar einfacher Anruf extrem herausfordernd – manchmal ist er sogar unmöglich:

• Sprach- und Artikulationsprobleme: Menschen, die unter Sprachstörungen (z. B. infolge eines Schlaganfalls) leiden oder die Sprache nicht gut verstehen und sprechen, fühlen sich beim Telefonieren oft unsicher. Häufig werden sie von der Person am anderen Ende der Leitung nicht richtig verstanden oder sie zeigt nicht die nötige Geduld und Empathie.
• Kognitive Überforderung durch komplizierte Ansagen: Lange Bandansagen, komplizierte Menüstrukturen oder zu schnelles Sprechen können Menschen mit kognitiven Einschränkungen schnell überfordern.
• Soziale Hemmungen und Ängste: Für manche Menschen ist es psychisch belastend, zum Telefon zu greifen – sie haben regelrecht Angst vor dem Telefonieren.
• Keine Alternative zum Telefon: Wenn es keine andere Möglichkeit zur Terminbuchung gibt, werden Menschen, die kein Telefon nutzen können (z. B. aufgrund von Schwerhörigkeit oder vollständiger Gehörlosigkeit), automatisch ausgeschlossen.
• Schlechte Erreichbarkeit: Lange Warteschleifen oder mehrmaliges Anrufen können für viele Menschen ein Hindernis darstellen.

So funktioniert die barrierefreie Online-Terminvergabe – mit cituro

Unsere Online-Terminbuchungslösung cituro erfüllt alle zentralen Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit und ermöglicht eine inklusive Terminvereinbarung. Jeder kann einen Termin buchen, ganz gleich, welche Barriere vorliegt – sei es eine Seh- oder Hörbeeinträchtigung, eine motorische oder kognitive Einschränkung. Die barrierefreie Online-Terminbuchung mit cituro entspricht den folgenden Kriterien:

✅ Tastaturbedienbarkeit: Alle Schritte, Funktionen, Links und Buttons sind auch ohne Maus nur mit der Tastatur bedienbar.
✅ Sichtbarer Fokus: Die ausgewählten Flächen sind deutlich sichtbar und optisch so hervorgehoben, dass jederzeit erkennbar ist, welches Element aktiv ist.
✅ Screenreader-Kompatibilität: Strukturierte Inhalte mit Alt-Texten, korrekt beschrifteten Elementen und Co. sorgen dafür, dass Screenreader alle wichtigen Informationen erfassen können.
✅ Ausreichende Kontraste und Schriftgrößen: Starke Kontraste zwischen Text und Hintergrund sowie eine gut lesbare Schriftgröße erleichtern Menschen mit Sehbeeinträchtigungen die Nutzung.
✅ Zoomfähigkeit ohne Funktions- und Qualitätsverlust: Inhalte bleiben selbst bei einem Zoomfaktor von bis zu 200 % vollständig bedienbar und übersichtlich.
✅ Einfache und verständliche Sprache: Kurze Sätze, einfache Begriffe und klare Handlungsanweisungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit.
✅ Intuitive Navigation: Ein logischer Aufbau und eine klare Nutzerführung erleichtern die Orientierung.
✅ Responsives Design: Die Buchung funktioniert auf allen Geräten – egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop – problemlos und zuverlässig.
✅ Hilfreiche Rückmeldungen und Statusanzeigen: Bestätigungen, Fehler und Hinweise werden direkt bei den betroffenen Feldern angezeigt und sind visuell klar erkennbar.
✅ Einfach gehaltenes Eingabeformular: Es sollten nur unbedingt notwendige Informationen abgefragt werden – idealerweise mit Auswahlfeldern, klar erkennbaren Pflichtfeldern, korrekten Beschriftungen und ggf. leicht verständlichen Hilfetexten.
✅ Zeitliche Flexibilität: Die Nutzer werden rechtzeitig vor Ablauf einer Sitzung gewarnt. Die Sitzungsdauer sollte zudem nicht zu kurz sein, da Nutzer Zeit benötigen, um ihre Eingaben in Ruhe vorzunehmen.
✅ Vermeidung von Reizen und Ablenkungen: Es werden keine flackernden Inhalte, plötzliche Animationen oder blinkende Elemente genutzt, um insbesondere Menschen mit Epilepsie oder neurologischen Reizempfindlichkeiten zu schützen.

Mit cituro wird Barrierefreiheit zum Standard

Mit cituro wird Barrierefreiheit nicht zur Ausnahme, sondern zur Regel. Unser Online-Terminbuchungssystem ist so gestaltet, dass es von allen Menschen selbstständig genutzt werden kann – egal, ob sie die Tastatur oder einen Screenreader verwenden. Dabei orientiert sich cituro konsequent an den Anforderungen der WCAG 2.1 AA und erfüllt alle zentralen Kriterien für digitale Barrierefreiheit. Damit entspricht unsere Lösung den geltenden gesetzlichen Vorgaben, zu denen das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) zählen. Das Ergebnis ist ein inklusives Buchungserlebnis, das niemanden ausschließt – und den gesetzlichen Anforderungen nicht nur gerecht wird, sondern einen echten Mehrwert für alle Menschen bietet.

cituro und VITAS: Gemeinsam für eine barrierefreie Terminvereinbarung

Beim Thema barrierefreie Terminvereinbarung muss berücksichtigt werden, dass die Bedürfnisse von Menschen sehr unterschiedlich sind. Deshalb ist es wichtig, verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu schaffen, die sich gegenseitig ergänzen. Die Online-Terminbuchung ist für viele Menschen eine schnelle und flexible Lösung, doch nicht jeder kann oder möchte Termine online buchen. Die Gründe dafür können vielfältig sein – beispielsweise fehlende technische Geräte oder die persönliche Vorliebe fürs Telefon.

Um allen Menschen eine einfache und selbstbestimmte Terminvergabe zu ermöglichen, ist cituro eine Partnerschaft mit dem Unternehmen VITAS eingegangen. Der KI-Telefonassistent von VITAS nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr automatisiert entgegen, führt verständliche und natürliche Gespräche und vereinbart dabei selbstständig Termine. Er ist direkt mit dem cituro Kalender verknüpft, kennt alle Verfügbarkeiten und weiß genau, welche Termine frei sind. So kann er die vereinbarten Termine automatisch in den Kalender eintragen. Dank dieser Zusammenarbeit gehen die Online-Terminbuchung und die telefonische Terminvereinbarung Hand in Hand – barrierefrei für echte Inklusion.

Fazit

Eine barrierefreie Terminvereinbarung ist weit mehr als eine technische Anforderung oder gesetzliche Pflicht: Sie ist ein entscheidender Schritt hin zu einer inklusiven Gesellschaft, in der alle Menschen gleichberechtigten Zugang zu wichtigen Angeboten und Dienstleistungen haben. Wenn wir Zugangsbarrieren konsequent abbauen, öffnen wir Türen für Menschen mit den unterschiedlichsten Bedürfnissen und fördern echte Teilhabe und Selbstbestimmung. Der Weg dorthin führt über vielseitige und flexible Lösungen, die niemanden ausschließen. Nur so wird die Terminvereinbarung für alle selbstverständlich und mühelos – unabhängig von Alter, Barrieren, körperlichen oder kognitiven Einschränkungen.

Mit cituro setzen Sie auf eine moderne und zukunftssichere Buchungslösung, die echte Inklusion ermöglicht. Vereinbaren Sie jetzt Ihr persönliches Beratungsgespräch mit unseren Experten und lassen Sie sich von den Vorteilen überzeugen!

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