Online-Meetings mit Microsoft Teams

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie das Videokonferenz-Tool Microsoft Teams für Ihre Online-Übertragungen (Online-Trainings, Online-Meetings, Webkonferenzen, Online-Demonstrationen, Videokonferenzen uvm.) mit cituro nutzen können.

Sie können für jedes Meeting einen Teams Link generieren lassen. Dieser Link wird automatisch in Bestätigungsemails integriert und als Ort des Meetings verwendet, wenn Leistungen gebucht werden, die als „Online-Meeting“ konfiguriert sind.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Outlook Kalender synchronisieren

Vorraussetzung
Damit Sie Microsoft Teams in cituro nutzen können, benötigen Sie in Ihrem Office Paket eine entsprechende Microsoft Teams Lizenz.
In den Paketen Microsoft 365 Business Basic und Microsoft 365 Business Standard ist die Teams Lizenz bereits vorhanden.

Menü → Mitarbeiter/Ressourcen → Mitarbeiter/Ressource bearbeiten → Tab Ext. Kalender

Im Tab Ext. Kalender können Sie den Anbieter Ihres externen Kalenders wählen. Wählen Sie die entsprechende Outlook bzw. Exchange Variante und klicken Sie auf Jetzt verbinden oder auf Einladung per E-Mail, wenn der Zugriff von dem entsprechenden Mitarbeiter erteilt werden muss. (Wichtig: Sie müssen zuvor eine E-Mail Adresse beim Mitarbeiter hinterlegen.)

Eine ausführliche Anleitung zur Synchronisierung finden Sie hier: Outlook Kalender Synchronisierung

Online-Meeting URL hinterlegen

2. Online-Meeting Anbieter beim Mitarbeiter auswählen

NavigationMenü → Mitarbeiter → Mitarbeiter anklicken → Tab Buchung
Wählen Sie im Feld Online-Meeting Anbieter – Microsoft Teams aus. Sollte dieses Feld grau hinterlegt und nicht anklickbar sein, fügen Sie bitte eine Synchronisation zu einem Outlook Kalender hinzu.
Online Meeting konfigurieren

3. Einzelleistung als „Online-Meeting“ konfigurieren

NavigationMenü → Einzelleistungen → Einzelleistung anklicken → Tab Buchung → Ortsangabe bei Terminbuchung
Wählen Sie bei der gewünschten Einzelleistung bei Ortsangabe bei Terminbuchung – im Tab Buchung – Online Meeting aus.
Anleitung für Online-Meeting

4. Gruppenleistung als „Online-Meeting“ konfigurieren

NavigationMenü → Gruppenleistung → Gruppenleistung anklicken → Tab Buchung → Ortsangabe bei Terminbuchung
Wählen Sie bei der gewünschten Gruppenleistung im Tab Buchung im Feld Ortsangabe bei Terminbuchung Online Meeting aus.
Anleitung für Online-Meeting

5. Optional: Anleitung für Ihre Kunden hinzufügen

NavigationMenüEinzelleistung/Gruppenleistung → Einzelleistung/Gruppenleistung anklicken → Tab Buchung → Zusatzinformation bei Buchungsbestätigung
Hier können Sie Ihren Kunden eine Anleitung zur Verwendung des Online-Meeting-Tools mitschicken, damit Ihre Kunden sich optimal auf den Kurs vorbereiten können und pünktlich erscheinen.
Die Anleitung für Microsoft Teams könnte wie folgt formuliert werden:
„Dieser Termin findet online statt. Bitte klicken Sie ein paar Minuten vor Terminbeginn auf den Link. Microsoft Teams wird automatisch geöffnet. Bitte melden Sie sich diesbezüglich mit Ihren Microsoft Office LogIn-Daten an, sofern Sie noch nicht bereits angemeldet sind. .“
Anleitung für Online-Meeting

6.  Call-to-Action Button

NavigationMenüKalender → Termin
Durch einen integrierten Call-to-Action Button im Terminfenster, lässt sich per Klick auf Meeting beitreten direkt auf das Teams-Meeting zugreifen ohne extra die Microsoft Teams App öffnen zu müssen.
Ebenfalls ist ein direktes beitreten durch das Anklicken des Bildschirmsymbols im Terminfeld möglich.

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