Zusammenhängende Veranstaltungen anlegen

Zusammenhängende Veranstaltungen bestehen aus mehreren zusammenhängenden Ereignissen. Zwischen den Ereignissen können Tage liegen an denen die Veranstaltung nicht stattfindet.
Es kann jeweils nur der erste Tag gebucht werden, die restlichen werden automatisch bei der Buchung eingeplant. Dadurch haben zusammenhängende Veranstaltungen die selbe Teilnehmerliste.

Beispiele:

  • Workshop übers Wochenende (Fr 9-14 Uhr & Sa 10-12 Uhr)
  • Yoga-Kurs (jeden Donnerstag 18-19:30 Uhr, endet nach 6 Wiederholungen)
  • Weiterbildung (2 aufeinanderfolgende Samstage: 1. Samstag 9-14 Uhr, 2. Samstag 10-12 Uhr)
  • Geburstvorbereitungskurs (Monatg 14-15 Uhr, 6 Wochen)

Schritt-für-Schritt Anleitung:

Navigation: MenüGruppenleistungen

1. Kategorie anlegen

Navigation: MenüGruppenleistungenHinzufügenKategorie hinzufügen

Um Kategorien anzulegen, klicken Sie zuerst oben rechts auf den blauen Button Hinzufügen und dann auf Kategorie hinzufügen. Vergeben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen (z.B. Kurse) und klicken Sie anschließend auf Kategorie anlegen.

Kategorie "Kurs" hinzugefügt

2. Zusammenhängende Gruppenleistung anlegen

Navigation: MenüGruppenleistungenHinzufügenGruppenleistung hinzufügen

Um eine Gruppenleistung anzulegen, klicken Sie zuerst oben rechts auf den blauen Button Hinzufügen und dann auf Gruppenleistung hinzufügen. Auf den nachfolgenden Screenshots sehen Sie, wie Schritt-für-Schritt ein Yoga Kurs angelegt wird.

2.1. Beschreiben Sie die neue Veranstaltung

Name
Geben Sie Ihrer Veranstaltung einen Namen (z.B. Erste-Hilfe Kurs oder Yoga Kurs)

Kategorie
Hier können Sie eine Kategorie auswählen, die sie zuvor angelegt haben.

Kurzbeschreibung
Sie können einer Leistung eine kurze Beschreibung hinzufügen, die Bei der Onlinebuchung direkt unter dem Namen der Leistung erscheint. Vor allem Neukunden können so schneller zur richtigen Leistung geführt werden.

Beschreibung
Die Beschreibung wird als zusätzliche Details bei der Onlinebuchung dargestellt. Hier können sie nähere Angaben zu Ihrer Veranstaltung hinterlegen. Sie können einfachen Text oder HTML-Markup verwenden.

Kalenderfarbe
Klicken Sie auf das weiße Feld und wählen Sie eine Farbe aus. Die Veranstaltung wird in Ihrem Kalender in der gewünschten Kalenderfarbe dargestellt. Die Standard Kalenderfarbe ist weiß.

Typ der Veranstaltung
Wählen Sie zusammenhängende Veranstaltung. Zusammenhängende Veranstaltungen bestehen aus mehreren zusammenhängenden Ereignissen. Es kann jeweils nur der erste Tag gebucht werden, die restlichen Tage werden automatisch bei der Buchung eingeplant.

Titelbild
Sie können hier ein Bild für Ihre Veranstaltung hinterlegen, das bei der Onlinebuchung unter Details angezeigt wird. Maximale Bildgröße ist 3MB. Verwenden Sie deshalb weboptimierte Bilder im Querformat. Ideal sind jpgs im Format 900×400. Hinweis: Das Bild wird nur angezeigt, wenn Sie einen Text im Feld Beschreibung hinzugefügt haben.

Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden. Füllen Sie nur die Felder aus, die für Sie relevant sind.

Neue Veranstaltung

2.2. Veranstaltungsdauer festlegen

Dauer der Veranstaltung
Hier können Sie die Dauer dieser Gruppenleistung festlegen. Diese Zeit wird später als Vorlage für alle Termine zu dieser Veranstaltung verwendet und kann bei der Onlinebuchung angezeigt oder ausgeblendet werden.
Hinweis: Blenden Sie die Dauer in der Online-Buchung aus, wenn Sie Termine unterschiedlicher Länge zu dieser Veranstaltung anbieten möchten.

Vorbereitungszeit
Eine Vorbereitungszeit kann verwendet werden, um Vorbereitungen, Ruhe- oder Anreisezeit vor einer Veranstaltung zu blockieren. Diese Zeit ist für den Kunden nicht sichtbar, wird jedoch in Ihrem Terminkalender für weitere Buchungen blockiert (Bspw. 45min). Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine Vorbereitungszeit benötigen.

Nachbereitungszeit
Eine Nachbereitungszeit kann verwendet werden, um Nachbereitungen, Ruhe- oder Heimreisezeit nach einer Veranstaltung zu blockieren. Diese Zeit ist für den Kunden nicht sichtbar, wird jedoch in Ihrem Terminkalender für weitere Terminbuchungen blockiert (Bspw. 45min). Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine Nachbereitungszeit benötigen.

Die Dauer/Zeit kann in Stunden(h), Minuten(min) und Tagen(d) angegeben werden. (Bspw. 2d4h, 4h, 2h30min)

Geben Sie hier die Gesamtdauer Ihres Kurses an. Beispiel Yoga Kurs: Dieser findet 6 mal für 1,5 Stunden statt. Das sind insgesamt 9 Stunden.

Veranstaltungsdauer

2.3. Kosten pro Teilnehmer festlegen

Preis pro Person
Hier können Sie den Preis pro Teilnehmer angeben. Dieser Preis wird später als Vorlage für alle Termine zu dieser Veranstaltung verwendet und kann bei der Onlinebuchung angezeigt oder ausgeblendet werden.
Hinweis: Sie können das Feld auch leer lassen, wenn Sie keine Preisangabe machen möchten oder die Veranstaltung kostenlos ist. Der Preis wird ohne Währungszeichen angegeben. (Bspw. 40 oder 89,95)
Die Währung bestimmen Sie hier: Menü → Unternehmen → Allgemeine Einstellungen → Währung

Preis pro Teilnehmer

2.4. Veranstaltungsdetails festlegen

Veranstaltung ist online buchbar
Hier können Sie festlegen, ob Ihre Veranstaltung online buchbar sein soll. Wenn Sie nicht online buchbar ist, wird Sie nicht in Ihrem Buchungswidget auftauchen und Ihre Kunden können die Veranstaltung nicht online buchen.

Mindeste Teilnehmerzahl
Hier können Sie die mindeste Teilnehmerzahl dieser Gruppenleistung begrenzen. Wenn Sie kein Minimum angeben, findet die Veranstaltung auch bei nur einem Teilnehmer statt.

Maximale Teilnehmerzahl
Hier können Sie die maximale Teilnehmerzahl dieser Gruppenleistung begrenzen. Wenn Sie kein Limit angeben, können beliebig viele Personen an der Veranstaltung teilnehmen.

Frist für Terminabsage
Wählen Sie die Frist aus, bis wann Ihre Kunden die Teilnahme an der Veranstaltung absagen dürfen. Sie können diese Frist global für alle Termine festlegen oder pro Veranstaltung eine Frist eintragen. (Globale Einstellungen für die Terminabsage: Menü → Onlinebuchung → Terminabsage)

Buchungshinweis
Weisen Sie Ihre Kunden bei der Onlinebuchung auf wichtige Besonderheiten dieser Veranstaltung hin. Beispielsweise besondere Konditionen oder Voraussetzungen. Dieser Hinweis erscheint unter dem Preis und der Dauer in der Online-Buchung.

Meldung bei Nichtverfügbarkeit
Hier können Sie Ihre eigene Meldung für Nichtverfügbarkeit hinterlegen. Diese Meldung wird bei der Online-Buchung angezeigt, wenn es für die gewählte Gruppenleistung entweder keine Termine oder keine freien Plätze mehr gibt. Lassen Sie dieses Feld leer, um die Standardmeldung zu nutzen (empfohlen). Sie können hier einfachen Text oder HTML-Markup verwenden.

Onlinedarstellung
Hier können Sie einstellen, wie der Service für Ihre Kunden bei der Onlinebuchung angezeigt werden soll. So können Sie beispielsweise für bestimmte Services den Preis und/oder die Dauer ausblenden. Sie können diese Einstellung einmal global für alle Ihre Leistungen festlegen oder für jede Leistung separat vornehmen. (Zu den globalen Einstellungen: Menü → Buchungswidget → runterscrollen zu Buchungswidget → Onlinedarstellung von Services)

Maximale Teilnehmer pro Buchung
Hier können Sie festlegen wie viele Plätze eine Person bei der Buchung reservieren darf. Wenn Sie hier die 1 stehen lassen, dann muss sich jede Person anmelden und Sie erhalten von jedem Teilnehmer die Kontaktdaten. Wenn Sie z.B. 5 in das Feld schreiben, dann kann eine Person für 5 weitere Personen die Veranstaltung buchen und Sie erhalten nur von dieser einen Person die Kontaktdaten.

Anmeldefrist (in Stunden)
Eine Anmeldefrist kann verwendet werden, um Ihre Veranstaltung frühzeitig final zu planen. Die Frist wird in Stunden angegeben. Wenn diese Frist überschritten wird, ist die Buchung über das Buchungswidget (Online-Buchung) nicht mehr möglich. Sie können aber manuell jederzeit Teilnehmer hinzufügen.

Absagen wenn Teilnehmeranzahl nicht erreicht
Falls eine Veranstaltung bis zur Anmeldefrist nicht genügend Teilnehmer hat, können Sie die Veranstaltung automatisch absagen lassen. Die Teilnehmer werden dann automatisch per E-Mail informiert, dass die Veranstaltung nicht stattfindet.

Zusatzinformationen bei Buchungsbestätigung
Sie können hier Informationen verfassen, die automatisch in die Bestätigungsemail eingefügt werden. Beispielsweise können Sie auf besondere Zahlungsbedingungen hinweisen oder Ihren Teilnehmern Hinweise zur Vorbereitung auf die Veranstaltung geben.

Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden. Füllen Sie nur die Felder aus, die für Sie relevant sind.

Veranstaltungsdetails

3. Termine hinzufügen

Navigation: MenüGruppenleistungenTermin hinzufügen

Nachdem Sie eine Gruppenleistung hinzugefügt haben, können Sie im nächsten Schritt konkrete Termine zu dieser Veranstaltung anlegen. Klicken Sie unterhalb der Veranstaltung auf Termin hinzufügen.

Gruppenleistung: Termin anlegen

Titel des Ereignisses
Vergeben Sie einen Namen für Ihre Veranstaltung. Der Name kann auch der selbe sein den Sie für die Gruppenleistung vergeben haben.

Gruppenleistung
Wählen Sie die Gruppenleistung aus für die Sie einen neuen Termin anlegen möchten.

Mitarbeiter
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die Veranstaltung durchführen soll. Die Veranstaltung wird im Kalender des ausgewählten Mitarbeiters angezeigt.

Hinweis: Neben dem Eingabefeld Titel des Ereignisses haben Sie die Möglichkeit die Kalenderfarbe pro Veranstaltungstermin anzupassen.

Veranstaltungstermin hinzufügen

Datum und Uhrzeit festlegen
Geben Sie hier das Datum und die Uhrzeit des ersten Veranstaltungstermins ein. Unter der Zeitangabe können Sie auswählen, ob der Termin ganztägig stattfindet und Sie können eine Wiederholregel hinterlegen.

Wiederholung
Hier können Sie eine beliebige Wiederholregel hinzufügen, um Ihre Terminserie anzulegen. Wählen Sie entweder eine der vorgegeben aus oder erstellen Sie sich Ihre eigene → Benutzerdefiniert.

Sie können Ihre Terminserie im Nachgang anpassen und einzelne Termine löschen oder auf einen anderen Tag/Uhrzeit verschieben.

Zeitangabe mit benutzerdefinierter Wiederholung

Vorbereitungszeit
Eine Vorbereitungszeit kann verwendet werden, um Vorbereitungen, Ruhe- oder Anreisezeit vor einer Veranstaltung zu blockieren.

Veranstaltungsort
Sie können pro Veranstaltung einen Veranstaltungsort festlegen. Sie müssen nur einen Veranstaltungsort hinzufügen, falls die Veranstaltungen nicht an Ihrem Unternehmensstandort stattfinden. (Standort hinzufügen: Menü → Unternehmen → Tab Veranstaltungsorte)

Nachbereitungszeit
Eine Nachbereitungszeit kann verwendet werden, um Nachbereitungen, Ruhe- oder Heimreisezeit nach einer Veranstaltung zu blockieren.

Notizen
Hier haben Sie die Möglichkeit Ihrer Veranstaltung Notizen hinzuzufügen. Diese Notizen können nur Mitarbeiter sehen.

Es müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden. Füllen Sie nur die Felder aus, die für Sie relevant sind.

Termindetails

Nachdem Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Veranstaltung anlegen.

Termin zur zusammenhängenden Veranstaltung hinzugefügt

4. Vorschau aus Sicht des Kunden

Navigation: MenüOnlinebuchungTab Design&Vorschau

Hier können Sie die Online-Terminbuchung aus Sicht Ihrer Kunden testen und überprüfen, ob Ihre Angaben korrekt sind.

Es gibt drei Möglichkeiten die Vorschau aufzurufen:

1. Live-Vorschau auf der eigenen Webseite
2. Vorschau im cituro Manager aufrufen
3. Vorschau als Link in einem separaten Browsertab aufrufen

Klingt kompliziert? Wir helfen gerne!

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