Outlook Kalender Synchronisierung

Sie können cituro mit Ihrem Outlook Kalender verbinden, um die Termine zwischen cituro und Ihrem Standardkalender in Echtzeit zu synchronisieren. Sie können zwischen einer 1-Wege-Synchronisierung (Export oder Import) und einer 2-Wege-Synchronisierung (Export und Import) wählen, sowie die Synchronisierung an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie Ihren gewohnten Kalender weiter nutzen und es kommt nicht zu Doppelbelegungen.

Unterstützt wird Microsoft365(ehemals Office365), Exchange Online, Outlook.com und Exchange mit Hybridbereitstellung (Um eine OnPremise Installation von Microsoft Exchange mit cituro zu verbinden, ist eine Hybridbereitstellung notwendig. Welche Anforderungen Ihre Exchange Infrastruktur dafür erfüllen muss finden Sie hier).

Wie Sie die Synchronisierung einrichten, zeigen wir im folgenden Artikel.

1. Verbindung mit Outlook Kalender herstellen
2. Initiale Synchronisierung
3. Import und Export von Terminen
4. Outlook Kalender trennen

Hier finden Sie die Integration mit Ihrem externen Kalender:
Menü → Mitarbeiter/Ressourcen → Mitarbeiter/Ressource bearbeiten → Tab Ext. Kalender

1. Verbindung mit Outlook Kalender herstellen

Für die Synchronisierung mit Ihrem Outlook Kalender benötigt cituro zunächst die Berechtigung auf Ihren Outlook Kalender zuzugreifen. Um diese Berechtigung zu erteilen und die Verbindung herzustellen, führen Sie folgende Schritte aus:

Auswahl von Outlook als externer Kalender

Menü → Mitarbeiter/Ressourcen → Mitarbeiter/Ressource bearbeiten → Tab Ext. Kalender

Im Tab Ext. Kalender können Sie den Anbieter Ihres externen Kalenders wählen. Wählen Sie die entsprechende Outlook bzw. Exchange Variante und klicken Sie auf Jetzt verbinden oder auf Einladung per E-Mail, wenn der Zugriff von dem entsprechenden Mitarbeiter erteilt werden muss. (Wichtig: Sie müssen zuvor eine E-Mail Adresse beim Mitarbeiter hinterlegen.)

Erlaubnis für Kalenderzugriff erteilen

Sie werden nun gebeten cituro den Zugriff auf Ihren Kalender zu erteilen. Melden Sie sich dazu bei Ihrem Microsoft Konto an und klicken Sie anschließend auf „Ja“, um den Zugriff zu gewähren.

Hinweis: Der Zugriff wird jeweils für den Mitarbeiter/die Ressource erteilt, der/die aktuell bearbeitet wird. Falls Sie mehrere cituro Kalender (Mitarbeiter/Ressourcen) verwalten, müssen Sie die Berechtigung für jeden Kalender einzeln vergeben.

2. Initiale Synchronisierung

Nachdem Sie cituro den Zugriff auf Ihren Kalender gewährt haben, können Sie Ihre erste/initiale Synchronisierung konfigurieren. Hier können Sie unter anderem festlegen, ob Sie einen Export der cituro Termine und einen Import Ihrer Outlook Kalender (2-Wege-Synchronisierung) wünschen oder nur eine Synchronisierung in eine Richtung (1-Weg-Synchronisierung) benötigen. Sie können die Konfiguration später jederzeit anpassen. Eine ausführliche Erklärung der einzelnen Optionen finden Sie in den beiden Abschnitten Import und Export.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei einem initialen Export bestehende Termine des cituro Kalenders übertragen werden und je nach Konfiguration Termineinladungen für diese Termine an Ihre Kunden versendet werden. Aus diesem Grund empfehlen wir, die initiale Synchronisierung ohne die Option Benachrichtigung versenden durchzuführen.

Hinweis: Bei einem Export der cituro Termine werden alle Termine des vergangenen Monats und zukünftige Termine synchronisiert. Termine vor diesem Zeitpunkt werden nicht in Ihren externen Kalender übertragen. Für den Import werden alle Termine der letzten Woche und zukünftige Termine berücksichtigt.
Je nach Anzahl der vorhandenen Termine, kann die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen.

3. Import und Export von Terminen

Sobald die initiale Synchronisierung abgeschlossen ist, erhalten Sie folgende Ansicht:

Je nach Konfiguration erfolgt eine 1-Weg- oder 2-Wege Synchronisierung zwischen cituro und dem Outlook Kalender, bei der Sie sowohl Termine von cituro in den Outlook Kalender (Export) als auch aus Ihrem Outlook Kalender nach cituro (Import) übertragen können. Die Synchronisierung von Änderungen erfolgt in Echtzeit (in der Regel innerhalb weniger Sekunden)

Import von Terminen aus dem Outlook Kalender

Sie können Termine aus allen Kalendern Ihres Outlook Kontos synchronisieren. Aktivieren Sie dazu die gewünschten Kalender.

Termine, die in Ihrem Outlook Kalender als Gebucht, An einem anderen Ort tätig, mit Vorbehalt und Außer Haus gekennzeichnet sind, blockieren den cituro Kalender. Die entsprechende Ressource steht dann für Termine über die Onlinebuchung nicht mehr zur Verfügung. Termine, die als frei gekennzeichnet sind, werden in cituro angezeigt, aber blockieren den Kalender nicht für andere Termine. Mit der Option Verfügbare Zeiten des externen Kalenders verwenden, können Sie Ihre Verfügbarkeit außerdem für Onlinebuchungen auf die Zeiten begrenzen, die in Ihrem Outlook Kalender als frei markiert sind. Die konfigurierte Verfügbarkeit in cituro gilt in diesem Fall nicht mehr und wird dementsprechend für die Onlinebuchung nicht mehr berücksichtigt.

Importmodus

Beim Importmodus können Sie entscheiden, wie Termine aus dem Outlook Kalender übertragen werden sollen. Hierfür gibt es zwei Optionen:

• Vollständig übertragen: Es werden sowohl die Zeiten als auch Details wie Titel und Beschreibung des Termins übernommen
• Nur Zeit übertragen: Es wird lediglich die Zeit übernommen

Importmodus für private Termine

Für den Import privater Termine können Sie entscheiden, wie Termine behandelt werden sollen, die im Outlook Kalender als Privat gekennzeichnet sind. Dabei können Sie zwischen drei Optionen wählen:

• Vollständig übertragen: Es werden sowohl die Zeiten als auch Details wie Titel und Beschreibung des Termins übernommen
• Nur Zeit übertragen: Es wird lediglich die Zeit übernommen
• Nicht übertragen: Termine werden nicht übertragen und bei der Synchronisierung ignoriert

Um den Import eines einzelnen Kalenders zu stoppen, müssen Sie lediglich den Schalter des entsprechendes Kalenders deaktivieren. Dabei werden alle synchronisierten Termine dieses Kalenders aus cituro entfernt und anschließend keine weiteren Termine übertragen.

Hinweis: Synchronisierte Termine, die aus Ihrem Outlook Kalender stammen, können in cituro nicht geändert oder gelöscht werden. Änderungen dieser Termine können Sie deshalb nur im Outlook Kalender vornehmen.

Export von Terminen aus dem cituro Kalender

Sie können Termine aus cituro in Ihren Outlook Kalender übertragen. Wählen Sie dazu einen Zielkalender aus Ihrem Outlook Konto. Die Synchronisierung wird in einen bestehenden Kalender aus Ihrem Outlook Konto vorgenommen. Alle Termine aus cituro werden in diesen Kalender eingetragen. Wenn Sie einen zusätzlichen Outlook Kalender für die Synchronisierung nutzen möchten, legen Sie einfach einen neuen Kalender in Ihrem Outlook Konto an und aktualisieren Sie mit dem Button Kalender aktualisieren.

Hinweis: In cituro gebuchte Termine können mit diesem Export auch in Outlook bearbeitet, verschoben und gelöscht werden. Je nach Konfiguration Ihrer Mitteilungen wird bei diesen Aktionen eine Benachrichtigung an Ihre Kunden versendet. Sollte Sie bereits eine bestehende Synchronisierung haben, können bereits exportiere Termine nicht bearbeiten werden. Setzen Sie die Verbindung neu auf, um auch bestehende cituro Termine in Outlook bearbeiten zu können.

Für den Export haben Sie verschiedene Optionen, die Synchronisierung an Ihre Bedürfnisse anzupassen:

Kunde als Teilnehmer hinzufügen: Indem Sie den Kunden als Teilnehmer zu Terminen hinzufügen, können Sie zusätzliche Funktionen von Outlook nutzen. Beispielsweise können so automatische Nachrichten von Outlook an Ihren Kunden versendet werden (Termineinladung, Änderung, Absage). Darüber hinaus können Sie so Ihre bestehenden Outlook Kontakte mit Ihren Terminen verknüpfen. Gilt nur für Einzeltermine.

Benachrichtigungen versenden: Outlook versendet bei Terminen mit eingetragenem Teilnehmer automatisch Termineinladungen, Terminverschiebungen und Absagen. Diese Benachrichtigungen lassen sich nur deaktivieren, indem Sie keine Teilnehmer mit dem Termin verknüpfen.

Termin automatisch akzeptieren: Wählen Sie ob der Status der Teilnahme des eingeladenen Teilnehmers im Outlook Kalender automatisch „Akzeptiert“ sein soll. Nur möglich, wenn der Kunde als Teilnehmer im Termin hinterlegt ist.

Standarderinnerung: Geben Sie den Zeitpunkt an, an dem Sie Ihr Outlook an den Termin erinnern soll. Wählen Sie „Automatisch“, um die Standardeinstellung Ihres Outlook Kalenders zu verwenden.

Termintitel: Wählen Sie welche Information als Titel des Termins dargestellt werden soll.

Termininhalt: Wählen Sie welche Information als Beschreibung des Termins dargestellt werden soll.

Um den Export zu stoppen, müssen Sie lediglich den Schalter des cituro Kalenders deaktivieren.

4. Outlook Kalender trennen

Um die Synchronisation zu beenden, klicken Sie unten auf Verbindung trennen.

Achtung: Wenn Sie die Verbindung trennen, wird der erstellte cituro Kalender (für den Export) aus Ihrem Outlook Kalender entfernt und alle enthaltenen Termine gelöscht. Alle aus dem Outlook Kalender importierten Termine werden aus Ihrem cituro Kalender gelöscht.

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